Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(e) de projet - G5

Introduction

L'Organisation Internationale du Travail (OIT) est l’Institution spécialisée du Système des Nations Unies qui a pour mandat de promouvoir la justice sociale, à travers notamment l’Agenda du Travail Décent. L’Equipe d’Appui au Travail Décent de l’Afrique centrale et bureau de pays pour le Cameroun, Guinée Equatoriale et São Tomé et Principe basé à Yaoundé (ETD/BP Yaoundé), représente l’OIT dans les pays d’Afrique centrale y compris Sao Tomé et Principe.

La République démocratique de Sao Tomé et Principe est un Etat insulaire qui tire une bonne partie de ses richesses (environ 50%), à partir des secteurs liés à l’économie bleue (pêche, tourisme maritime, etc). Cela dit, pour promouvoir avec succès les activités de sauvegarde de l’écosystème aquatique, il est important de développer des outils permettant d’analyser les compétences requises dans ces processus de transformation de l’économie nationale, vers une économie plus responsable, résiliente, soucieuse à la fois de la sauvegarde des ressources naturelles et de la création d’entreprises durables et des emplois décents pour les femmes et les hommes. Le renforcement des capacités devrait aussi s’étendre à la production et à la dissémination des outils et des approches favorables à la création des entreprises qui favorisent l’essor des métiers verts dans le domaine de l’économie bleue. C’est à juste titre que la FAO accompagne le Gouvernement à mettre en place un vaste programme appuyant la protection, la préservation du climat et de l’écosystème aquatique par le truchement de la FAO à travers les financements du Fonds Vert pour le Climat. L’Organisation Internationale du Travail (OIT) est un partenaire dans la mise en œuvre d’une composante relative à la facilitation à la promotion des emplois décents et des entreprises durables dans la promotion de l’économie bleue.

Les activités seront mises en œuvre dans les deux îles de São Tomé et de Principe.

Dans ce cadre, l’Equipe Technique d’Appui de l’OIT au Travail décent à Yaoundé (ETD/BP-Yaoundé)  envisage le recrutement d’un(e) Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(e) de projet (AAF).

Structure hiérarchique

Sous la responsabilité du Directeur de l’Equipe d’Appui au Travail Décent de Yaoundé, l’AAF travaillera sous la supervision directe du/de la Coordonnateur(trice) national(e) du projet. L’AAF bénéficiera de l’appui technique de l’Unité administrative du Bureau de Yaoundé.

Fonctions et responsabilités essentielles

Le/la titulaire aura la charge de fournir un ensemble de services spécialisés d’appui administratif aux fins de la mise en œuvre des activités du projet.  Il s’agit de :

1.    Tenir à jour les documents financiers relatifs au projet et les systèmes de suivi en vue d’enregistrer et de faire concorder les dépenses, soldes, paiements, états et autres données aux fins des transactions et des rapports quotidiens. 
2.    Vérifier, réviser, traiter et préparer tous les documents, y compris les contrats, et s’assurer de l’exactitude et de la précision aux fins des approbations financières et des paiements.
3.    Préparer, de sa propre initiative, les courriers pour vérifier les données, répondre aux questions et assurer le suivi nécessaire avec le personnel du projet et du BIT, les consultants et les homologues. Appeler l’attention des fonctionnaires concernés sur les questions nécessitant une attention immédiate.
4.    Examiner les rapports financiers des partenaires d’exécution du projet et demander des informations supplémentaires à leur sujet, en veillant à ce que ces rapports respectent les règles de l’OIT avant de les soumettre à l’unité chargée des finances. 
5.    Classer et assigner les codes budgétaires, vérifier et traiter les demandes de paiements, vérifier les bordereaux, les prix et les factures au titre du versement d’indemnités.
6.    Fournir au personnel de projet et aux consultants un appui administratif et financier et des conseils sur les paiements, les droits, les demandes de remboursement de frais de voyage et les autres exigences comptables et financières.
7.    Consulter l’unité chargée des finances et l’équipe chargée du projet sur les règles, règlements et procédures et informer le personnel du projet, les partenaires et les consultants des procédures et pratiques nouvelles ou révisées.
8.    Préparer les rapports récurrents comme prévu et aider à la préparation de rapports spéciaux pour la communication d’informations aux donateurs, la préparation des budgets, les audits ou d’autres raisons.
9.    Calculer et compiler des estimations de coûts et participer à l’élaboration d’analyses et de projections budgétaires, selon les besoins.
10.    Fournir un appui, si nécessaire, dans la préparation et l’organisation des ateliers et des réunions du projet.
11.    Accomplir toutes autres tâches assignées par le superviseur et en relation avec la mise en œuvre du projet.

Qualifications requises

Formation

Le/la candidat/e devra avoir achevé ses études secondaires, suivies d’un diplôme en Administration et/ou en finance serait un atout.

Expérience

Au moins cinq ans d’expérience professionnelle dans les domaines de gestion administrative et financière avec des responsabilités croissantes.
Avoir de bonnes références en matière d’organisations des ateliers, de communication et des relations publiques.
Une expérience professionnelle dans le Système des Nations Unies constituerait un atout supplémentaire.

Langues

Très bonne maîtrise du français ou de l’anglais (parlé et bonnes capacités rédactionnelles) et une bonne connaissance pratique du portugais.

Compétences

-    Connaissance et compréhension d’un ensemble complexe de règles, directives et procédures financières et administratives. 
-    Connaissance des procédures propres à l’organisation en matière de préparation de documents et de formulaires administratifs ainsi que pour la création et la tenue à jour des systèmes de classement. 
-    Bonnes facultés d’analyse. 
-    Aptitude à raisonner et à faire preuve de discernement.
-    Aptitude à tenir des registres financiers et à préparer des rapports et des états comptables.
-    Sens des responsabilités et aptitude à prêter attention aux détails. 
-    Aptitude à traiter avec discrétion les questions confidentielles. 
-    Attitude éthique irréprochable. 
-    Maîtrise des logiciels informatiques (Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Adobe Reader) et capacité à utiliser d’autres logiciels requis par le Bureau (IRIS, par exemple). 
-    Aptitude à évaluer le courrier et les demandes de renseignements afin de décider de la marche à suivre.
-    Aptitude à répondre correctement aux demandes de renseignements liées au travail. 
-    Aptitude à obtenir les services d’autres unités de travail internes ou externes pour l’exécution de certaines tâches. 
-    Aisance dans la communication orale et écrite. 
-    Aptitude à travailler seul et en équipe. 
-    Bonnes capacités d’organisation. 
-    Aptitude à faire preuve de tact et de diplomatie dans les contacts avec des tiers. 
-    Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement sensible aux considérations de genre et à la diversité socioculturelle.