Introducción

La República Dominicana se ha consolidado como una de las economías de mayor crecimiento en América Latina y el Caribe, lo que ha generado una alta demanda de mano de obra y la ha convertido en un destino prioritario para la migración regional. En este contexto, el país acoge dos de los flujos migratorios más relevantes de la región: la migración haitiana, de carácter histórico, sostenido y estructural, y la migración venezolana, de carácter reciente, y masivo. Ambos grupos tienen una alta participación en sectores estratégicos de la economía nacional como la agricultura, la construcción, los servicios y el comercio, sectores que aportan de manera sustantiva al PIB nacional. Sin embargo, una parte importante de esta población enfrenta barreras estructurales para el acceso a la regularización migratoria y a la formalización laboral, lo que ha generado una persistente situación de irregularidad migratoria y laboral.

Aunque la Ley General de Migración 285-04 y su reglamento establecen mecanismos claros para la contratación ordenada de trabajadores migrantes incluyendo cuotas sectoriales, procesos de intermediación laboral y Oficinas de Coordinación Laboral, persisten desafíos para que estos instrumentos sean implementados de manera efectiva, lo que ha limitado la capacidad del Estado para organizar los flujos laborales conforme a las necesidades del mercado. Los procesos excepcionales de regularización implementados en el país (PNRE y PNV) generaron avances relevantes, pero también evidenciaron debilidades de sostenibilidad institucional, que han derivado en nuevos ciclos de irregularidad. Esta situación ha impactado tanto a la población migrante —expuesta a diversos riesgos, vulnerabilidad de derechos y exclusión de servicios como al sector productivo, que enfrenta dificultades estructurales para sostener sus operaciones por la falta de mano de obra disponible de manera formal.

A ello se suma la fragmentación institucional en la gobernanza de la migración laboral, que requiere una articulación efectiva entre entidades clave como el Ministerio de Trabajo, el Ministerio de Relaciones Exteriores, el Ministerio de Interior y Policía, el Instituto Nacional de Migración, la Dirección General de Migración, la Tesorería de la Seguridad Social y los actores del diálogo social (organizaciones empresariales y sindicales). La inactividad prolongada de espacios como la Mesa Interinstitucional de Migración Laboral ha generado un vacío que ha afectado la reflexión conjunta a nivel técnico y directivo sobre la compleja situación migratoria, y las salidas sostenibles que conduzcan a un abordaje eficiente de su gestión. 

Paralelamente, existen desafíos específicos en materia de protección de la niñez migrante, particularmente en el caso de niños, niñas y adolescentes no acompañados o separados, lo que ha motivado procesos de fortalecimiento institucional liderados por UNICEF, el CONANI y el Instituto Nacional de Migración, orientados a cerrar brechas de capacidades en los trabajadores de primera línea.

Con base en ese contexto nacional, se diseñó el Proyecto “Fortalecimiento Institucional y Prácticas Responsables sobre Migración Laboral en la República Dominicana” que será implementado por la OIT en coordinación con UNICEF. La posición de Asistente administrativo/a estará ubicada en la Oficina de Proyectos de la OIT en Santo Domingo, República Dominicana y ejecutará sus funciones en estrecha colaboración con la Oficina DWT/CO ubicada en San José, Costa Rica. 

Estructura jerárquica, en particular: 1) Coordinador Nacional NOB como supervisor directo. 

Descripción de las tareas

1.    Servir de punto focal para la coordinación de las actividades de apoyo administrativo para la ejecución de proyectos, lo que conlleva el contacto con diversas unidades orgánicas en el terreno y en la sede para iniciar solicitudes, obtener las autorizaciones necesarias, y procesar y realizar un seguimiento de las acciones administrativas. 

2.    Prestar asistencia general en la gestión de oficina, gestionar tareas administrativas, y proporcionar asesoramiento y orientación al personal con respecto a las prácticas, los procedimientos y los procesos administrativos. Prestar apoyo a misiones y actividades relacionadas con proyectos, incluida la preparación de presupuestos, la coordinación de los viajes y el alojamiento de los/las funcionarios/as y participantes, la contratación y el pago de las personas que aportan recursos, y la toma de notas en reuniones/seminarios.   

3.    Compilar y preparar información general y cuadros para las sesiones de información y revisión, identificando y consolidando datos e información pertinente sobre las actividades de los proyectos. Comprobar que las comunicaciones que van a ser enviadas están de conformidad con los procedimientos establecidos y son exactas, antes de ser firmadas por el/la supervisor/a. 

4.    Compilar, resumir e introducir datos sobre la ejecución de proyectos, redactar informes sobre la situación conexos, e identificar deficiencias en su realización y señalarlas a la atención del personal directivo.

5.    Mantener una visión global de la situación financiera de los proyectos. Preparar y modificar los datos del presupuesto según sea necesario.  

6.    Mantener y actualizar bases de datos/registros/planes de control pertinentes sobre la situación de los proyectos/programas en cada ciclo del proyecto y actividad de programación con fines de seguimiento y evaluación.  

7.    Redactar correspondencia de fondo sobre actividades de los proyectos/programas y notas informativas de conformidad con los requisitos de la Oficina. Actualizar la información en los sitios web.  

8.    Ponerse en contacto con los mandantes de la OIT, los organismos de ejecución y los donantes de que se trate para obtener las autorizaciones necesarias.

9.    Proporcionar orientación y formación al personal más joven de apoyo a los proyectos/programas y supervisar su labor, a fin de garantizar la puesta en marcha sin problemas ni interrupciones de los proyectos/programas.  

10.    Procesar todos los pagos de los proyectos garantizando su exactitud y documentando todas las transacciones financieras. 

11.    Proporcionar interpretación y traducción informales.

12.    Desempeñar otras tareas afines que se le asignen.

Calificaciones requeridas

Educación

Estudios secundarios completos.

Deseable: Estudios técnicos en contabilidad, administracion o finanzas.

Experiencia

Al menos 5 años de experiencia relevante en labores de apoyo administrativo. 

Idiomas

Excelente conocimiento del idioma español y conocimiento práctico de inglés.

Competencias

Básicas

Los candidatos interesados en el puesto deben considerar las nueve competencias fundamentales de la OIT: Integridad y transparencia, Sensibilidad a la diversidad, Orientación al aprendizaje y al intercambio de conocimientos, Orientación al cliente, Comunicación, Orientación al cambio, Responsabilidad respecto del desempeño, Orientación a la calidad y Colaboración.  

Técnicas:

• Capacidad para organizar el propio trabajo.
• Capacidad para priorizar las tareas que se le asignen, organizar su propio calendario, realizar el trabajo rutinario de manera independiente, cumplir los plazos, adaptarse a las demandas cambiantes y realizar múltiples tareas.
• Perfecto conocimiento de programas informáticos (Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Adobe Reader) y capacidad para utilizar otros paquetes de programas informáticos exigidos por la Oficina (i.e. IRIS).
• Capacidad para obtener servicios de otras unidades de trabajo dentro o fuera de la oficina que ayuden a completar las tareas.
• Capacidad para trabajar como miembro de un equipo y para gestionar una gran carga de trabajo con plazos ajustados.
• Conocimiento en profundidad de las prácticas y procedimientos para preparar documentos administrativos y mantener sistemas de archivo. 
• Capacidad para determinar los materiales generales y de referencia pertinentes para otros, y para seleccionarlos según su urgencia y prioridad.
• Capacidad para responder a las solicitudes de funcionarios de oficinas gubernamentales, ministerios, mandantes de la OIT y ONG.
• Exactitud y capacidad para prestar atención a los detalles. 
• Capacidad para buscar y extraer información de bases de datos y para compilar informes. 
• Excelentes aptitudes de comunicación oral y escrita.
• Experiencia en servicio al cliente para proporcionar respuestas amables, rápidas y eficientes a los clientes. 
• Capacidad para tratar asuntos confidenciales con discreción.
• Capacidad para trabajar en un entorno multicultural, así como un comportamiento y una actitud sensibles a las cuestiones de género.