23. Asistente superior de programas - G7

Marco orgánico

El puesto está adscrito al Equipo de Trabajo Decente y Oficina Países de la OIT (ETD/SJO) para
América Central, Haití, Panamá y República Dominicana, en la Unidad de Programación, cuyas principales funciones son el seguimiento y la gestión de la programación y cooperación para el desarrollo de la Oficina.

Objetivo principal

Como miembro del equipo, el/la titular del puesto proporcionará servicios de programación paraprofesionales y tendrá la responsabilidad de gestionar la prestación completa de servicios de apoyo especializados en materia de programación. El/la titular del puesto dirigirá y supervisará un equipo de  apoyo en materia de programación; y trabajará de manera eficiente, eficaz y orientada al cliente para efectuar diversas acciones administrativas relacionadas con el diseño, planificación, gestión, seguimiento y evaluación de actividades. Este trabajo requiere utilizar el sistema de planificación de los recursos institucionales. El/la titular del puesto aplicará los principios de la gestión basada en los resultados y se asegurará de la correcta aplicación de las reglas, reglamentos, políticas, procedimientos y directrices establecidos; evaluará y anticipará las necesidades, determinará las prioridades y aportará ideas para mejorar el diseño de los servicios de programación y de los procesos correspondientes.

El/la titular del puesto trabajará bajo la supervisión de [... indicar el título del puesto]. Esta supervisión se centrará en facilitar la ejecución de los servicios y examinar el impacto de los resultados acordados. El objetivo de la supervisión es asegurarse de que el trabajo se hace de manera coordinada e integrada con los servicios conexos y se realiza en los plazos establecidos. Las tareas asignadas se llevarán a cabo con una supervisión mínima, dado que el/la titular del puesto tendrá un alto grado de autonomía para ejecutar y evaluar los servicios de la unidad de trabajo. El trabajo se examinará para comprobar la viabilidad de las recomendaciones y el impacto de los resultados finales.

Relaciones de trabajo

A nivel interno, el/la titular estará en contacto con el personal y los responsables concernidos de las oficinas exteriores, de los lugares donde se realizan los proyectos y de la sede para solicitar apoyo en materia de programación y administración y proporcionar asesoramiento sobre cómo solucionar cuestiones complejas de conformidad con la normativa aplicable. Los contactos también permitirán coordinar actividades con otras unidades para la prestación de servicios interdependientes. El/la titular del puesto mantendrá contactos con la unidad regional de programación y recibirá orientaciones de ella para resolver cuestiones complejas y delicadas en materia de programación.

A nivel externo, el/la titular estará en contacto principalmente con sus homólogos en el gobierno, organizaciones de trabajadores y de empleadores, organismos de las Naciones Unidas, otras organizaciones internacionales y donantes para coordinar las actividades conjuntas. El/la titular del puesto anticipará y resolverá cuestiones complejas en materia de programación y administración, y buscará oportunidades de sinergias y mejoras de los procesos que aspiren a la calidad y la eficacia en función de los costos.

Funciones y responsabilidades fundamentales

1. Asumir la responsabilidad de que se complete a tiempo la prestación de servicios especializados de apoyo a la programación, velando por que se cumpla la normativa aplicable. Proporcionar apoyo especializado en materia de programación para la formulación del programa de trabajo de la Oficina y la identificación de iniciativas, asegurándose de que la información requerida se haya incluido en las propuestas de actividades. Hacer búsquedas de información sobre temas definidos relacionados con los resultados de los programas por país que se le asignen. Examinar y realizar análisis preliminares de información, lo que incluye determinar las cuestiones prioritarias y las posibles necesidades de asistencia técnica, para su posible inclusión en las reseñas e informes por país.  Hacer evaluaciones y un seguimiento de la prestación de servicios de programación para asegurar su ejecución óptima.

2. Supervisar a un equipo de apoyo en materia de programación, lo que incluye, entre otros cometidos, distribuir y revisar las tareas asignadas, llevar a cabo discusiones de evaluaciones del desempeño y asegurarse de que se completen todos los formularios de evaluación en los plazos establecidos, así como apoyar el desarrollo del personal y las actividades de aprendizaje.

3. Analizar datos y otras informaciones para la preparación del programa y presupuesto y para el examen de las necesidades financieras y en materia de recursos humanos. Asegurarse de que los datos y demás informaciones estén completos. Coordinar la presentación de las propuestas de programa y las estimaciones presupuestarias, y proponer ajustes, según proceda.

4. Actuar como punto focal para las cuestiones administrativas relacionadas con los programas y/o los proyectos. Iniciar el procesamiento de solicitudes, preparar modelos de mandatos (TOR) en relación con los objetivos de los programas y/o proyectos, obtener las autorizaciones necesarias, procesar acciones administrativas y darles seguimiento, y resolver cuestiones relacionadas con la aplicación de los programas y/o proyectos. Trabajar en estrecha colaboración con los interlocutores externos y asistir a reuniones para proporcionar y reunir información.  

5. Examinar informes, propuestas y datos sobre los gastos recibidos de los asociados en la ejecución para asegurarse de que las transacciones financieras, los compromisos contraídos y las autorizaciones están en conformidad con las reglas y reglamentos financieros. Preparar informes sobre la ejecución del presupuesto, comparando los presupuestos aprobados con los gastos reales y señalando toda discrepancia.

6. Examinar y revisar la correspondencia preparada por miembros del equipo, inclusive sobre casos y consultas de índole no rutinaria y complejos que puedan requerir investigación y análisis.  Asegurarse de que los casos estén documentados y de que el resultado se comunique a las partes interesadas.

7. Mantenerse al día sobre la evolución de las políticas, procedimientos, directrices y procesos relacionados con la programación y proporcionar orientaciones e impartir formación al personal para desarrollar sus conocimientos. Informar y proporcionar orientaciones al personal de apoyo a los programas sobre cuestiones de programación y sobre la aplicación y la interpretación de las políticas y los procedimientos aplicables.

sección opcional (solo si necesario)

8. Evaluar los métodos y procesos de trabajo y proponer mejoras para asegurar  la máxima eficiencia y eficacia. Evaluar las repercusiones de los cambios y formular recomendaciones relativas a las medidas de seguimiento. Trabajar en estrecha colaboración con otras áreas administrativas para garantizar que los servicios están diseñados y se ejecutan de manera eficaz y fluida, y hacer recomendaciones para mejorar los procesos conexos.
9. Encargarse de la coordinación y el seguimiento de la organización de seminarios, talleres, reuniones y otros eventos.  Participar en reuniones y talleres internos y externos en ámbitos de trabajo que se le asignen, a fin de compartir información y orientaciones sobre cuestiones de programación.
10. Participar en misiones para prestar apoyo en materia de programación y administración, según proceda.
11. Desempeñar otras tareas afines que se le asignen.

Requisitos Minímos

Formación

Estudios secundarios completos. Formación en administración de programas y/o proyectos.

Experiencia

Un mínimo de siete años de experiencia laboral en tareas de apoyo de oficina, y haber dedicado la mayor parte de ese período a tareas de apoyo relacionadas con programas y presupuestos y la administración de proyectos. Experiencia de trabajo con un sistema de planificación de los recursos institucionales, en particular, con módulos de seguimiento y gestión de programas.

Idiomas

Excelente dominio del idioma español. Conocimiento práctico de del idioma inglés.

Conocimientos y competencias (técnicas/personales)

Excelente conocimiento de la administración de programas y/o proyectos.
Excelente conocimiento de la gestión basada en los resultados.
Conocimiento y entendimiento del carácter sustantivo de los programas y las actividades de la OIT.
Conocimiento de los métodos y las técnicas necesarios para evaluar la calidad y la eficiencia en la ejecución de los procesos.
Buen conocimiento de programas informáticos (en particular, de procesamiento de textos, hojas de cálculo y creación de presentaciones), por ejemplo, los de Microsoft Office.

Además de las competencias fundamentales requeridas por la OIT [integridad y transparencia, sensibilidad a la diversidad, orientación al aprendizaje y al intercambio de conocimientos, orientación al cliente, comunicación, orientación al cambio, asumir la responsabilidad respecto del desempeño, orientación a la calidad, colaboración], para este puesto se exigen las competencias siguientes:

Capacidad para interpretar las reglas, reglamentos, políticas y procedimientos aplicables y trabajar en el respeto de los mismos.
Capacidad para adaptarse con rapidez a los nuevos programas y sistemas informáticos.
Aptitudes de redacción.
Aptitudes analíticas y capacidad para prestar atención a los detalles.
Capacidad para supervisar al personal de apoyo.
Capacidad para trabajar en un entorno multicultural con una actitud y un comportamiento sensibles a las cuestiones de género y no discriminatorios.