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Asistente de Proyecto - G5 (DC)

 

Grado: G5  

Número de la vacante: QUITO/DC/NOA/2018/081
Fecha de publicación:  28 noviembre 2018
Fecha de cierre (medianoche hora local):
  16 diciembre 2018​​​​​​​

 

Job ID: 821 
Departamento: OR–América Latina y el Caribe 
Unidad: ETD/OP-Lima 
Lugar de destino: Quito   
Tipo de contrato: Duración determinada 

Duración del contrato: Un año o más 


 

Este anuncio está dirigido al público con nacionalidad o residencia y permiso de trabajo en Ecuador.


Pueden someter su candidatura:
- Los candidatos internos, con arreglo a lo dispuesto en los párrafos 31 y 32 del anexo I del Estatuto del Personal.
- Los candidatos externos.


Los nombramientos efectuados con contrato de cooperación para el desarrollo no confieren expectativas de carrera en la OIT, una renovación automática de contrato, ni la conversión de éste con miras a una contratación de distinta índole en la Organización. Un año de contrato a plazo fijo será otorgado. Además, la prórroga de los contratos de cooperación para el desarrollo queda subordinada a varias condiciones incluyendo: la disponibilidad de fondos y la continua necesidad de las funciones ejercidas, además de un desempeño y una conducta satisfactorios.

Introducción

El Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS) y la Organización Internacional del Trabajo acordaron celebrar un Convenio de Cooperación Interinstitucional para desarrollar actividades tendientes a fortalecer el diálogo social entre sus actores, la gobernanza institucional y las capacidades del recurso humano, así como implementar estrategias para mejorar los principales procesos del sistema de seguridad social y fortalecer la gestión económica financiera de los distintos seguros administrados por el IESS.

 

El puesto reporta al Especialista en Seguridad Social de la Oficina de la OIT para los Países Andinos quien, además, será responsable por la orientación técnica y de gestión. También tendrá interacción con el Equipo de Trabajo Decente de la OIT para los Países Andinos.

 

El puesto requiere asumir responsabilidades sobre la gestión administrativa y financiera del Programa, a la vez que realizar tareas de edición, diseño y diagramación de contenidos, elaborar minutas de reuniones y gestionar encuestas on line y mailing lists.

Descripción de las tareas

1.    Apoyar en el monitoreo de los planes y prioridades de desarrollo, informes y otra información pertinente de socios participantes en el Programa con miras a identificar áreas potenciales de cooperación.  
2.    Brindar apoyo de programación y administrativo a las actividades emprendidas por los socios participantes en el Programa y preparar informes breves, informes periódicos y datos estadísticos sobre el estado de las actividades, para contribuir a la preparación de informes técnicos y de avance.
3.    Redactar correspondencia, fax,  memorándums e informes sobre asuntos administrativos de acuerdo con los procedimientos estándar de la oficina. Elaborar minutas de reuniones, talleres y/o seminarios.
4.    Realizar tareas de corrección de estilo, diseño y diagramación de contenidos (notas técnicas breves), incluyendo diseño y edición de cuadros y gráficos.
5.    Construir presentaciones en formato power point y/o prezi.
6.    Realizar encuestas on line (plataforma de encuesta al estilo Survey Monkey) e informes sobre los resultados de las mismas, en coordinación con los Coordinadores Nacionales y el Especialista en Seguridad Social.
7.    Gestionar mailing lists para diseminar información de interés para los beneficiarios del Programa y dar visibilidad a sus actividades y productos.   
8.    Responsable de todas las tareas administrativas, incluyendo el apoyo logístico al personal del Programa, coordinaciones de viajes, visas, reservas de hotel, etc. y de brindar coordinación logística para conferencias, seminarios, talleres de trabajo y reuniones.
9.    Apoyar al Oficial Nacional, al Coordinador Nacional y al Especialista en Seguridad Social en la programación y preparación de estimados de presupuesto y proyecciones de gastos analizando y monitoreando la situación de los recursos frente a las actividades planificadas.  
10.    Dar apoyo y seguimiento al presupuesto del Programa para asegurar que se brinde apoyo administrativo oportuno en áreas generales y particulares. Preparar y modificar el código de presupuesto y los datos de presupuesto tales como propuestas de presupuesto, revisión y reajuste de presupuesto.   
11.    Apoyar al Oficial Nacional, al Coordinador Nacional y al Especialista en Seguridad Social en el mantenimiento de los sistemas de transacciones financieras y presentación de informes del proyecto, de acuerdo con las normas y regulaciones financieras de la OIT. Preparar material informativo administrativo y financiero con fines de presentación de informes y reuniones con los donantes. Mantenerse al tanto de los requerimientos del informe de avance y su cronograma, brindando apoyo a los Coordinadores Nacionales y el Especialista en Seguridad Social para la preparación de la presentación.

sección optativa

12. A solicitud del supervisor, entregar información a los socios del Programa sobre los procedimientos administrativos y financieros de la OIT. Informar al Oficial Nacional, al Coordinador Nacional y al Especialista en Seguridad Social sobre dificultades potenciales que pueden surgir de la capacidad de gestión y competencia administrativa y financiera de los socios en la ejecución del Programa para abordar el problema oportunamente.

13. Brindar apoyo con interpretación y traducciones informales y cortas.

14. Desempeñar otras funciones asignadas por el Oficial Nacional, el Coordinador Nacional y el Especialista en Seguridad Social.

Calificaciones requeridas

Educación

Educación secundaria completa y alguna capacitación en un campo administrativo, gestión de sistemas de información, edición y corrección de estilo y/o diseño gráfico orientado a la edición de publicaciones.

Conocimiento del programa y presupuesto y un entendimiento cabal de una amplia gama de políticas y procedimientos administrativos.

Conocimiento cabal de procedimientos internos para la preparación de documentos y formularios administrativos y para la creación y mantenimiento de sistemas de archivo.

Conocimiento, experiencia y habilidad para trabajar con “Word processing, spread sheet, web-browser”, así como también con otros paquetes de software requeridos para el trabajo.

Experiencia

Al menos cinco años de trabajo administrativo progresivamente responsable.

La experiencia demostrada de apoyo a la ejecución de proyectos de cooperación técnica y/o trabajo efectivo con entidades gubernamentales encargadas de formulación de políticas y/o con socios para el desarrollo se considerará como un activo. 

Idiomas

Excelente conocimiento del idioma español y muy buen conocimiento del idioma inglés.

Competencias

Básicas

Los candidatos interesados en el puesto deben considerar que las nueve competencias fundamentales de la OIT, listadas a continuación, podrán ser evaluadas durante el proceso de selección: Integridad y transparencia, Sensibilidad a la diversidad, Orientación al aprendizaje y al intercambio de conocimientos, Orientación al cliente, Comunicación, Orientación al cambio, Responsabilidad respecto del desempeño, Orientación a la calidad y Colaboración.  De entre estas nueve competencias, las siguientes son de particular importancia para este puesto: Orientación al Cliente, Comunicaciones, Colaboración

Técnicas y generales

  • Habilidad para editar textos.
  • Habilidad para diseñar y diagramar notas breves, incluyendo diseño gráfico y edición de cuadros y gráficos.
  • Habilidad para gestionar base de datos y mailing list.
  • Habilidad para manejar power point y prezi.
  • Habilidad para gestionar encuestas on line y conocimiento sobre aplicaciones informáticas al servicio de la gestión administrativa y secretariado en general.
  • Habilidad para preparar informes preliminares y para redactar correspondencia.
  • Buenas habilidades de comunicación, verbal y escrita y habilidad para comunicarse con las personas de forma educada, amable y cooperadora.
  • Habilidad para organizar su propio trabajo y para trabajar independientemente así como también para trabajar en equipo.
  • Habilidad para trabajar bajo presión y cumplir los plazos.
  • Debe demostrar un comportamiento responsable y atención a los detalles.


 

Proceso de reclutamiento

 

Sírvase tomar nota de que los candidatos deben rellenar un formulario en línea. Para presentar su candidatura, visite ILO People. El sistema le indicará los pasos que deberá seguir para presentar su candidatura en línea.


Sólo se considerarán las hojas de vida que cumplan con los requisitos mínimos descritos en este anuncio.


El candidato seleccionado deberá sustentar su CV, mediante la presentación de documentos que certifiquen sus estudios (grados obtenidos), así como su experiencia laboral previa. Se solicitará referencias laborales y/o evaluaciones del desempeño de su experiencia laboral previa.


Sólo los/las candidatos/as preseleccionados/as serán contactados para participar en el proceso de selección, el cual puede incluir un examen de tipo técnico así como rondas de entrevistas por competencias.
La OIT no cobra gastos en ninguna de las etapas del proceso de selección: presentación de la candidatura, entrevista, tramitación o formación. No deberían tomarse en consideración los mensajes que no procedan de direcciones de correo electrónico de la OIT- ilo@org. Además, la OIT no exige ni precisa datos bancarios de los candidatos.