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Assistant(e) Financier(ère) et Administratif(ve) G6 - DC

 

Grade: G6  

No. du poste: ABIDJAN/DC/GS/2018/11
Date de publication: 06 Decembre 2018
Date de clôture (minuit, heure locale): 07 Janvier 2019

 

Job ID: 850 
Départment: EMPLOYMENT 
Unité: EMPLAB 
Lieu d'affectation: Ouagadougou   
Type de contrat: Durée déterminée 

Durée du contract: Un (1) an avec possibilité de renouvellement 


 

Selon l’Article 4.2 (e) du Statut du personnel, le pourvoi des postes vacants dans les projets de coopération technique n’est pas régi dans le cadre de l’Annexe I du Statut du personnel et se fait par choix direct du Directeur général.

 

Dans le but de s'assurer que la sélection directe pour pourvoir le poste vacant est fondée sur le meilleur processus décisionnel possible, le BIT invite les candidats intéressés à soumettre leur candidature en ligne avant la date indiquée ci-dessus.

 

Peuvent soumettre leur candidature:

  • Les candidats/tes internes, en accord avec les paragraphes 31 et 32 de l'Annexe I du statut du Personnel.
  • Les candidats/tes externes*

*Le processus de recrutement des services généraux (GS) est soumis aux critères spécifiques de recrutement local. 

 

Les nominations avec des contrats de coopération technique ne confèrent pas le droit à une carrière au BIT ni à un renouvellement automatique de contrat ou une conversion pour un engagement d’une autre nature au sein de l'Organisation. Par ailleurs, les prolongations de contrats de coopération technique sont conditionnées notamment aux éléments suivants: la disponibilité des fonds, la continuité du besoin des fonctions exercées et des services et une conduite satisfaisants.

 

*Conditions d'emploi pour les candidats externes: Conformément à la pratique en vigueur au BIT, le/la candidat/e extérieur/e sera normalement recruté/e au premier échelon de ce grade. 

Introduction

Contexte dans lequel le fonctionnaire travaillera

Le projet s’inscrit dans le cadre de l’Initiative mondiale pour l’emploi décent des jeunes qui vise à favoriser l’efficacité et l’extension des mesures prises au niveau des pays en faveur du travail décent pour les jeunes par le biais de partenariats multipartites, de la diffusion de politiques fondées sur des données probantes et de la transposition à plus grande échelle d’interventions efficaces et novatrices. Sous l’égide de l’OIT et en collaboration avec 20 autres agences des Nations Unies, l’Initiative mondiale réunit les ressources et la capacité de rassemblement de l’ONU et d’autres partenaires clés au niveau mondial dans le cadre de la mise en œuvre de l’Agenda 2030 pour le Développement Durable.

La composante du projet au Burkina Faso visera à apporter une réponse aux défis de l'emploi des jeunes et du système de développement des compétences à travers la promotion et la mise en place d’apprentissages de qualité comme réponse à l’inadéquation des compétences et au chômage. Afin d’assurer un équilibre et une approche intégrée entre les interventions basées sur l’offre et celles basées sur la demande, le projet ciblera des sous-secteurs économiques riches d'emplois.

Fonctions et responsabilités essentielles

Sous la responsabilité du Directeur du Bureau de Pays d’Abidjan, l’assistant administratif et financier du projet travaillera sous la supervision directe du  Coordinateur National de Project (CNP) à Ouagadougou. Au besoin, le/la titulaire bénéficiera de l’appui du bureau d’Abidjan, ainsi que de la gestionnaire du projet basée à Genève.

Les tâches spécifiques à exécuter comprennent :

  • Tenir à jour les registres administratifs et financiers du projet et les systèmes de suivi, afin d’enregistrer et de rapprocher les dépenses, les soldes, les paiements, les relevés et d’autres données pour les transactions et les rapports quotidiens ;
  •  Préparer  Préparer et assurer l’élaboration, la gestion et le suivi budgétaire des bons de commandes, des Contrats de Collaboration Extérieure, des Ateliers & activités de formation, des Programmes d’Action, des Missions officielles ainsi que des actions diverses exécutées par le Projet.
  • Rester en contact avec les responsables des banques locales pour obtenir des informations sur les modifications des procédures et des réglementations, les taux de change et d’intérêt, ainsi que sur les questions relatives à la réconciliation des comptes bancaires des bureaux ;
  • Rédiger les correspondances, répondre aux questions des parties prenantes et des partenaires nationaux et obtenir des informations pour la mise en œuvre du programme ;
  • Travailler en étroite collaboration avec les unités de programme et de financement du BIT à Abidjan en vue de la préparation de l’approbation financière du Bureau, de l’autorisation de paiement externe et de la révision du budget pour les activités liées au projet ;
  • Fournir des conseils et une assistance aux fonctionnaires et aux experts dans la préparation des budgets du projet, des révisions des documents de projet et des budgets pour d’autres activités. Assister et guider la gestion du projet dans le suivi des fonds ainsi que dans le maintien des contrôles financiers internes des projets ;
  • Traiter et examiner les informations et les données du budget du projet conformément aux instructions et faire les résumés et les calculs nécessaires ;
  • Coordonner et gérer les tâches administratives du projet ;
  • Assurer l’archivage électronique et l’envoi  des documents au Bureau de Pays à Alger
  • Informer les experts et autres fonctionnaires des questions financières et administratives ;
  • Organiser les plans et les arrangements de voyage et calculer et régler les demandes de remboursement des frais de voyage du personnel de bureau ou d’autres personnes, selon le cas ;
  • Prendre des dispositions pour l’achat local, l’entretien et la conservation des équipements, du mobilier, des véhicules et des fournitures pour le bureau, ainsi que l’entretien et la sécurité des locaux ;
  • Préparer des rapports de suivi réguliers sur le budget approuvé du projet ;
  • Effectuer des tâches opérationnelles et de contrôle spécifiques pour la mise en œuvre du projet ;
  • Exécuter  toutes autres tâches assignées par le superviseur hiérarchique.

Qualifications requises

Formation

Diplôme d'études secondaires et formation formelle en comptabilité et / ou en finance dans une école de commerce reconnue ou équivalente.

Expérience

Au moins six ans d’expérience dans le traitement et l’analyse de transactions comptables ainsi que dans des fonctions administratives.

Langues

Une excellente maitrise du français. Une bonne connaissance de l'Anglais serait un atout..

Compétences

Capacité à travailler avec les outils Microsoft Word (Word, Excel, Power Point, etc.) ;

Expérience de travail avec des ERP dans des modules financiers particuliers ;

Capacité à travailler dans l'engagement et la communication des parties prenantes (organisation d'événements, préparation de dossiers de presse, revues de presse, etc.) ;

Connaissance des processus de gestion financière et administrative, expérience des règles et procédures financières. La connaissance des opérations d’une organisation des Nations Unies serait un avantage ;

Capacité à travailler en équipe et sous pression ;

Capacité à organiser son travail, être autonome et indépendant ;

Capacité à garder la confidentialité ;

Haut niveau d’intégrité et de comportement éthique et souci du détail.


 

Processus de recrutement

 

Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne. Pour se faire, veuillez vous rendre sur le site ILO People. Le système fournit les instructions nécessaires afin de faciliter la procédure de demande en ligne.

 

Les candidats évalués et considérés comme pouvant être recommandés mais qui n’ont pas été sélectionnés pour cet emploi vacant pourront se voir offrir une affectation sur un autre poste au même grade ou à un grade inférieur dans la mesure où lesdits candidats possèdent les qualifications minimales requises pour cet emploi.

 

Alerte à la fraude

 

Le BIT ne facture aucun frais à aucun moment du processus de recrutement, que ce soit au moment de postuler, pour l'entretien, la procédure de recrutement proprement dite ou la formation. Les messages émanant d'addresses email différentes de celles du BIT - ilo@.org - ne doivent en aucun cas être considérées. En outre, le BIT n'a pas besoin et ne demande pas de connaître les informations relatives au compte bancaire du postulant.