Assistant(e) aux ressources humaines - G5

Structure organisationnelle

Ce poste est à pourvoir au sein du bureau de pays (BP) de l'OIT pour les pays africains lusophones (PALOP) basé à Luanda, en Angola. Le BP-Luanda couvre également les quatre autres pays africains lusophones, le Cap-Vert, la Guinée Bissau, le Mozambique et Sao Tomé-et-Principe.

Mission principale

En tant que membre de l'équipe, le(la) titulaire fournit un ensemble de services d’appui spécialisés dans le domaine des ressources humaines en lien avec l’emploi et l’administration du personnel et des responsables hiérarchiques. Le(la) titulaire travaille de manière pleinement opérationnelle et dans un souci d’efficience, d’efficacité et de service à la clientèle. Le(la) titulaire exécute des processus spécialisés propres aux ressources humaines en utilisant le progiciel de gestion intégré (PGI) de l’Organisation. Il(elle) veille à l’application correcte des règles, dispositions réglementaires, politiques, procédures et directives établies en matière de ressources humaines.

Le titulaire du poste travaillera sous la supervision du directeur. La supervision reçue est axée sur la rapidité d’exécution du processus et la qualité des résultats. Le titulaire du poste travaille avec un degré modéré d’indépendance. Le travail est examiné pour vérifier l'exactitude de l'application des règles, règlements, politiques, procédures et lignes directrices.

Relations de travail

Les contacts internes ont lieu avec le personnel et les responsables concernés dans les bureaux extérieurs, les bureaux de projet et au siège; ils visent à fournir un appui et à échanger des informations en ce qui concerne des questions relatives à la prestation de services, l’état d'avancement des activités et l’application correcte des normes établies. Le(la) titulaire travaille régulièrement en liaison avec l’unité chargée des ressources humaines au niveau régional, reçoit des orientations de cette dernière et collabore de manière appropriée avec les représentants du personnel.

Les contacts externes ont lieu principalement avec des homologues des administrations publiques (missions permanentes et autorités compétentes), des institutions des Nations Unies et d'autres organisations internationales et visent à rechercher ou à fournir des informations en vue de résoudre des questions en instance.

Fonctions et responsabilités essentielles

1. Exercer un ensemble de fonctions d’appui spécialisées dans le domaine des ressources humaines, notamment en assurant la préparation, le traitement et le suivi d’actions administratives relatives aux ressources humaines dans le(s) domaine(s) de travail assigné(s), en vérifiant que les informations sont conformes aux normes établies et en tenant à jour les dossiers et registres correspondants.
2. Recueillir et examiner des informations sur des questions relatives aux ressources humaines et entrer des données complètes dans le progiciel de gestion intégré (PGI). Extraire et compiler des données relatives aux ressources humaines et présenter les informations requises aux fins d’analyse et de production de rapports.
3. Fournir un appui concernant l’administration des contrats ainsi que les prestations et indemnités en assurant le suivi des renouvellements de contrats, en examinant et en vérifiant les informations et la documentation, en déterminant et en contrôlant l’admissibilité du personnel aux prestations et indemnités et en préparant la correspondance et les communications officielles s'y rapportant.
4. Fournir une assistance au processus de recrutement, notamment en préparant, en diffusant et en publiant des avis de vacance de poste, en procédant à un examen préliminaire des qualifications et de l'admissibilité des candidats, en apportant l’appui et en prenant les dispositions nécessaires à la tenue des entretiens et des tests, en assurant la prise de notes lors d’entretiens passés par des candidats, selon qu'il convient, et en communiquant avec les candidats.
5. Organiser des séances d’information et de bilan à l’intention du personnel et contribuer à leur bon déroulement.
6. En tant que point focal pour le système de gestion des talents, orienter et former le personnel et les responsables concernés au sujet des nouvelles fonctionnalités et exigences, fournir une assistance de premier niveau, en transmettant les questions plus complexes à l’échelon supérieur, générer des rapports et assurer le suivi selon les besoins.
7. Se tenir informé(e) de l'évolution des règles, dispositions réglementaires, politiques et procédures liées aux ressources humaines ainsi que des faits nouveaux dans ce domaine, échanger des informations avec les parties concernées, en leur fournissant de plus amples précisions selon les besoins.
8. Traiter diverses demandes relatives aux ressources humaines émanant du personnel et des responsables concernés, et préparer des réponses formelles nécessitant des explications sur les règles, dispositions réglementaires et procédures. Soumettre les questions plus complexes au supérieur hiérarchique.
9. Traiter les documents requis pour les autorisations de séjour, les visas et autres démarches officielles ou administratives et en assurer le suivi auprès des autorités ou des membres du personnel concernés selon les besoins.
10. S’acquitter des autres tâches pertinentes demandées.

Exigences minimales

Formation

Le(la) titulaire doit avoir achevé ses études secondaires.

Expérience

Au moins cinq ans d’expérience de l’appui administratif, notamment dans le domaine de l’administration des ressources humaines. Expérience de l’utilisation d’un progiciel de gestion intégré (PGI).

Langues

Maitrise de l’anglais ou du Français et connaissance pratique du Portugais.

Connaissances et compétences

(techniques et comportementales)

Connaissance de l’administration des ressources humaines.
Bonne connaissance des logiciels PC (notamment logiciels de traitement de texte, tableurs et logiciels de présentation) comme Microsoft Office.

Outre les compétences essentielles définies par le BIT [intégrité et transparence, sensibilité à la diversité, orientation vers l’apprentissage et le partage de connaissances, souci du client, aptitude à la communication, orientation vers le changement, assume la responsabilité des résultats, souci de la qualité, collaboration], ce poste requiert les compétences suivantes:

Aptitude à interpréter et à respecter les règles, dispositions réglementaires, politiques et procédures applicables.
Aptitude à s’adapter rapidement à de nouveaux logiciels et systèmes informatiques.
Capacités d’analyse et souci du détail.
Grande discrétion et sens des responsabilités en ce qui concerne le traitement de questions confidentielles.
Qualités relationnelles, tact et diplomatie dans les rapports avec les autres.
Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement non discriminatoire et sensible aux considérations de genre.

section facultative (si nécessaire)

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