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Assistant(e) Administratif(ve) et financier(ère) - G5 (DC)

 

Grade: G5 

No. du poste: DC/ABIDJAN/GS/2022/22
Date de publication: 29 Juillet 2022
Date de clôture (minuit, heure locale): 15 Août 2022

 

Job ID: 8978 
Départment: BR-Afrique 
Unité: BP-Abidjan 
Lieu d'affectation: Lomé   
Type de contrat: Durée déterminée 

Durée du contract: 12 mois 


 

Selon l’Article 4.2 (e) du Statut du personnel, le pourvoi des postes vacants dans les projets de coopération technique n’est pas régi dans le cadre de l’Annexe I du Statut du personnel et se fait par choix direct du Directeur général.

 

Dans le but de s'assurer que la sélection directe pour pourvoir le poste vacant est fondée sur le meilleur processus décisionnel possible, le BIT invite les candidats intéressés à soumettre leur candidature en ligne avant la date indiquée ci-dessus.

 

Peuvent soumettre leur candidature:

  • Les candidats/tes internes, en accord avec les paragraphes 31 et 32 de l'Annexe I du statut du Personnel.
  • Les candidats/tes externes*

*Le processus de recrutement des services généraux (GS) est soumis aux critères spécifiques de recrutement local. 

 

Le BIT attache une grande importance à la diversité parmi son personnel et accueille favorablement les candidatures de femmes qualifiées. Nous encourageons aussi celles de personnes handicapées. Si vous ne pouvez pas remplir notre formulaire de candidature en ligne en raison d'un handicap, veuillez envoyer un courriel à ilojobs@ilo.org.

 

Les nominations avec des contrats de coopération technique ne confèrent pas le droit à une carrière au BIT ni à un renouvellement automatique de contrat ou une conversion pour un engagement d’une autre nature au sein de l'Organisation. Par ailleurs, les prolongations de contrats de coopération technique sont conditionnées notamment aux éléments suivants: la disponibilité des fonds, la continuité du besoin des fonctions exercées et des services et une conduite satisfaisants.

 

*Conditions d'emploi pour les candidats externes: Conformément à la pratique en vigueur au BIT, le/la candidat/e extérieur/e sera normalement recruté/e au premier échelon de ce grade.

Introduction

La couverture de la protection sociale en République du Togo reste très limitée. Selon les estimations de l'OIT (WSPR, 2020), seulement 23% de la population togolaise est couverte par au moins une prestation sociale en espèces, et seulement 4,5% de la population est couverte par l'assurance maladie sociale. Les causes profondes de ces déficits de couverture sociale sont le sous-financement du système de protection sociale et l'exclusion des travailleurs de l'économie informelle et du secteur rural. 

Afin d'améliorer la situation, le gouvernement a adopté, en octobre 2021, une loi sur l'assurance maladie universelle. Cette loi étend la couverture légale à plus de 3 millions de personnes, dont 52% de femmes, et l'objectif fixé dans la feuille de route du gouvernement est d'atteindre une couverture de 60% d'ici 2025. L'OIT a soutenu l'élaboration de cette loi et a plaidé en faveur de son adoption.  

Le gouvernement, par l'intermédiaire du ministère chargé de l'accès universel aux soins de santé, a demandé à l'OIT en juillet 2021 de soutenir la conception et la mise en œuvre du régime d'assurance maladie universelle, en particulier l'élaboration de l'ensemble des prestations, l'estimation des coûts, l'arrangement institutionnel et les dispositions juridiques.

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Par ailleurs, le Togo est l'un des cinq pays sélectionnés pour la collaboration entre l'OIT et le FMI dont l'objectif général est " d'établir une collaboration formelle, systématique et efficace entre les deux organisations dans le domaine de la protection sociale pour favoriser la réalisation des cibles 1.3 et 3.8 des ODD, par la promotion d'un financement adéquat, durable et solide des systèmes de protection sociale ". La collaboration avec le FMI au Togo facilitera l'engagement avec le ministre des Finances et contribuera au plaidoyer pour la création d'un espace fiscal pour la protection sociale. Dans le cadre de cette collaboration, une mission conjointe a été organisée par l'OIT et le FMI au Togo en février 2022 pour des consultations avec les parties prenantes nationales, y compris les organisations de travailleurs et d'employeurs. L'extension de l'assurance maladie sociale a été identifiée comme une priorité essentielle.

Conformément au pilier 3 du Plan national de développement "Consolider le développement social et renforcer les mécanismes d'inclusion", à la priorité 2 du PPTD "Renforcement et l'extension de la protection sociale "et au pilier 3 du PNUAD "Capital humain et accès équitable aux services sociaux de base de qualité "2019.2023), le projet contribuera à l'extension de l'assurance maladie sociale et au financement durable du système de protection sociale au Togo.

L'intervention aidera le pays à améliorer sa capacité à augmenter le financement de la protection sociale par le biais d'un travail analytique visant à identifier les options permettant d'accroître l'espace fiscal pour la protection sociale, de partenaires tripartites forts plaidant pour des allocations financières adéquates à la protection sociale et de déclarations et messages de sensibilisation conjoints OIT-FMI. En outre, l'intervention renforcera les capacités des parties prenantes, y compris les organisations de travailleurs et d'employeurs sur le financement de la protection sociale et la capacité du gouvernement à plaider pour un financement international supplémentaire de la protection sociale.

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Elle soutiendra le ministère chargé de la couverture maladie universelle et l'Institut de l'assurance maladie universelle à effectuer une évaluation actuarielle en utilisant le nouvel outil ILO/HEALTH. L'activité sera étroitement liée aux activités du domaine prioritaire 1, y compris l'engagement avec le FMI, et informera le plaidoyer sur l'espace fiscal pour la protection sociale.  

En outre, l'intervention soutiendra les aspects juridiques, les dispositions institutionnelles et les outils de mise en œuvre, en vue de faciliter l'accès des travailleurs, et en particulier des femmes, dans les économies informelles et rurales. Ces activités seront mises en œuvre en étroite collaboration avec les mandants tripartites. Une attention particulière sera accordée au renforcement des capacités et à la garantie d'un rôle de premier plan dans les campagnes de sensibilisation des organisations représentant des secteurs comptant un grand nombre de femmes et de femmes dirigeantes. 

La mise en œuvre du projet se concentrera au niveau macro sur les questions de politique et aux niveaux méso et micro sur le développement et la mise en œuvre d'outils par le biais de l'Institution nationale d'assurance maladie (INAM). Ainsi, l'intervention sera réalisée principalement dans la capitale Lomé. Cependant, les travailleurs informels de tout le pays bénéficieront de la campagne de sensibilisation sur l'assurance maladie universelle.

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L'OIT a collaboré avec la Banque mondiale et le FMI pour déterminer les dépenses sociales dans le cadre de la signature d'un accord de facilité de crédit entre le FMI et le gouvernement du Togo, en juillet 2021. La plupart des interventions, notamment sur le financement de la protection sociale, seront réalisées en étroite collaboration avec le FMI.

L'intervention informera régulièrement l'équipe de pays des Nations Unies et le bureau du Coordinateur de la mise en œuvre de ses principales interventions. Une déclaration conjointe de l'agence des Nations Unies et des institutions financières internationales (FMI, BAD et BM) sur le financement de la protection sociale sera faite et soumise au gouvernement.

Pour la mise en œuvre de l’ensemble des actions planifiées, le Bureau Pays de l’OIT à Abidjan (BP-Abidjan) qui couvre les pays du Conseil de l’Entente (la Côte d’Ivoire, le Bénin, le Burkina Faso, le Niger, le Togo) et le Mali recherche un Assistant Administratif et Financier. 

Supervision

L’Assistant (e) Administratif (ve) et Financier (e) du projet travaillera sous la responsabilité du Directeur du BP-Abidjan, et la supervision directe du Coordinateur national du projet basé à Lomé (Togo). Il (elle) sera chargé (e) des tâches administratives et financières du projet. 

Principales tâches et responsabilités

Tâches administratives 80%

  1. Mettre en place un système rigoureux de classement et d’archivage des dossiers de travail conformément à la pratique en la matière.
  2. Rassembler et conserver toutes les informations relatives au Projet,
  3. Assurer la diffusion des matériaux et documents de campagne et d’information.
  4. Participer à l'organisation et la préparation des réunions et prendre toutes les dispositions administratives importantes pour l'organisation des ateliers et des séminaires et fournir des services administratifs et/ou de secrétariat
  5. Organiser les missions dans le cadre des activités des projets et assiste les consultants et autres visiteurs officiels pour l’obtention des visas et autres documents officiels suivant les procédures en vigueur.
  6. Rédiger des correspondances, télécopies, mémorandums, rapports administratifs divers, courriels, suivant les instructions et procédures d’usage.
  7. Assurer l’acquisition des équipements, matériels et fournitures de bureau selon les procédures en la matière.
  8. Gérer efficacement les équipements, matériels et fournitures du projet.
  9. Tenir régulièrement l’inventaire des fournitures de bureau et des équipements et matériels du projet. 

Tâches liées à la gestion financières 20%

  1. Préparer la documentation nécessaire pour les contrats des experts et les contrats de de services ;
  2. Préparer les projets de budget de fonctionnement,
  3. Préparer la documentation nécessaire pour la préparation des PO (Bons de commande) et TT (Autorisations de voyage) pour le projet,
  4. Etablir mensuellement la fiche de suivi des dépenses de chaque bon de commande, 
  5. Suivre régulièrement les taux d’exécution du projet.
  6. Assurer le suivi pour le paiement régulier et dans les délais des avances et acomptes aux fournisseurs de services/consultants,
  7. Contrôler la conformité des documents comptables,
  8. Veiller à la clôture dans les délais de contrats de sous-traitance et de subvention,
  9. Effectuer d'autres tâches assignées par le superviseur hiérarchique.

Qualifications requises

Formation

Le/la titulaire doit avoir achevé ses études secondaires suivies d’une formation en assistanat de direction ou équivalent.

Expérience

Cinq ans d’expérience dans le domaine de l’assistance de direction dont au moins une année d’expérience au sein du Système des Nations Unies de préférence dans le domaine de la protection sociale avec des connaissances prouvées dans la tenue des documents comptables et des procédures en la matière.

Langues

Excellente maitrise du français. La connaissance pratique de l’anglais serait un atout.

Compétences

  • Capacité avérée d’utiliser les logiciels de traitement de texte, des feuilles de calculs, power point et d’autres logiciels requis pour l’accomplissement des taches ;
  • Aptitude à rédiger des rapports et des correspondances ;
  • Bonne faculté d’analyse ;
  • Aisance dans la communication orale et écrite ;
  • Aisance dans les contacts avec la clientèle et aptitude à répondre à leurs questions ;
  • Aptitude à travailler en équipe et sous pression ;
  • Bonne faculté d’organisation, et excellente faculté de gestion du temps ;
  • Aptitude à travailler avec des données et des documents confidentiels, et traiter les questions confidentielles avec discrétion ;
  • Avoir le sens de responsabilité et posséder un sens inné du détail ;
  • Aptitude à travailler de façon courtoise, avec tact et diplomatie ;
  • Fait preuve d’honnêteté et d’intégrité ;
  • Aptitude à évaluer la correspondance et les demandes de renseignement afin de décider de la démarche à suivre ;
  • Aptitude à identifier les problèmes et à trouver des solutions ;
  • Aptitude d’adaptation aux changements ;
  • Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement non discriminatoire et sensible aux considérations de genre.

 

Processus de recrutement

 

Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne. Pour se faire, veuillez vous rendre sur le site e-Recruitment du BIT à l'adresse suivante : https://jobs.ilo.org/. Le système fournit les instructions nécessaires afin de faciliter la procédure de demande en ligne.

 

Les candidats évalués et considérés comme pouvant être recommandés mais qui n’ont pas été sélectionnés pour cet emploi vacant pourront se voir offrir une affectation sur un autre poste au même grade ou à un grade inférieur dans la mesure où lesdits candidats possèdent les qualifications minimales requises pour cet emploi.

 

Alerte à la fraude

 

Le BIT ne facture aucun frais à aucun moment du processus de recrutement, que ce soit au moment de postuler, pour l'entretien, la procédure de recrutement proprement dite ou la formation. Les messages émanant d'addresses email différentes de celles du BIT - ilo@.org - ne doivent en aucun cas être considérées. En outre, le BIT n'a pas besoin et ne demande pas de connaître les informations relatives au compte bancaire du postulant.