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Secretaria/o de Dirección

 

Grado: G5  

Fecha de publicación: 30 de noviembre de 2018
Fecha de cierre (medianoche hora de Ginebra): 16 de diciembre de 2018

Número de la vacanteLIMA/RB/G5/2018/075 

 

Job ID: 820 

Departamento: OR–América Latina y el Caribe 

Unidad: ETD/OP-Lima 

Lugar de destino: Lima  

Tipo de contrato: Duración determinada  


 

Este anuncio está dirigido al público con nacionalidad o residencia y permiso de trabajo en Perú.


Pueden someter su candidatura:
- Los candidatos internos, con arreglo a lo dispuesto en los párrafos 31 y 32 del anexo I del Estatuto del Personal.
- Los candidatos externos.

 

De conformidad con el Capítulo V del Estatuto del Personal quien ocupe este puesto se encontrará en periodo de prueba durante los dos primeros años de contrato. Si la persona que gana el concurso ha desempeñado funciones similares bajo otro tipo de contratos con la OIT, las Naciones Unidas o un organismo especializado, estos periodos de contrato pueden ser considerados total o parcialmente como período de prueba, de conformidad con el artículo 5.3 del Estatuto.

Introducción

El Equipo de Trabajo Decente y Oficina de Países de la OIT para los Países Andino tiene entre sus principales funciones:

  • Contribuir a formular políticas y programas para promover los derechos humanos fundamentales, mejorar las condiciones de trabajo y de vida, y aumentar las oportunidades de empleo;
  • Apoyar la plena aplicación de las normas internacionales del trabajo generadas en el seno de la Organización; 
  • Formular e implementar, en asociación con sus mandantes, un amplio programa de cooperación técnica internacional, para ayudar a los países a hacer del trabajo decente una realidad, 
  • Llevar a cabo actividades de formación, educación e investigación que contribuyen al progreso de todos estos esfuerzos.

La persona que ocupe el puesto de Secretaria/o de Dirección del ETD/OP-Lima, tiene como responsabilidad prestar asistencia secretarial y llevar a cabo tareas administrativas y logísticas para los dos Directores que atiende.  La persona que ocupe este puesto debe ser proactiva, ordenada, colaboradora, con un alto grado de responsabilidad y sensibilidad para tratar con personas y asuntos confidenciales.  De acuerdo con los lineamientos establecidos, su desempeño será evaluado en el Sistema ILOPEOPLE, en función a objetivos y competencias, por su Supervisor(a) Directo(a) y Jefe Responsable, quien recibirá retroalimentación del Director Adjunto a quien reporta también.  

Funciones específicas

  1. Organizar la agenda de reuniones del Director del ETD/OP-Lima y consolidar/supervisar la agenda común de la Oficina usando Outlook u otras herramientas.
  2. Apoyar el cumplimiento de las directrices de la Dirección del ETD/OP-Lima y llevar el control, monitoreo y seguimiento de los diversos asuntos de protocolo.
  3. Organizar la logística y participar en las reuniones de equipo del ETD/OP y otras reuniones de la Dirección, así como a reuniones de administración del Sistema de Naciones Unidas (SNU) en Perú.Tomar notas, elaborar briefings y actas de algunas de estas reuniones.
  4. Analizar la documentación recibida en la Oficina y hacer una primera clasificación y mantener el sistema de archivos de la Oficina, en trabajo coordinado con otros funcionarios de la Oficina.
  5. Ayudar en la edición de textos, notas, cartas, presentaciones y otros documentos producidos por la Dirección del ETD/OP.
  6. Preparar las misiones de la Dirección, incluyendo autorización de viaje, reserva de boleto, autorización de seguridad, reserva de hotel, rendición de cuentas, y coordinación con los oficiales en los países.De la misma manera, participar en misiones, a pedido de la Dirección para asistir en la organización de eventos, participar a reuniones y/o apoyar la administración de las Oficinas de proyectos.
  7. Desempeñar las funciones de PREPARADOR en el Sistema Integrado de Información (ERP) que se detallan a continuación:
  • Viajes Oficiales:
    • Preparar y liquidar autorizaciones de viaje (TT) siguiendo los procedimientos y normas establecidas por la OIT en su Reglamento Financiero, Estatuto de Personal, Documentos de Gobernanza Interna (IGDS) y controles internos establecidos por la Oficina.
    • Preparar Órdenes de compra (PO), hacerles seguimiento y enviarlas a la Agencia de Viajes, coordinar la emisión de los tiquetes aéreos requeridos y, en caso de modificación, realizar los cambios necesarios.
    • Efectuar reservas de hotel y coordinar los traslados.
  • Órdenes de Compra (PO):
    • Asegurar que los proveedores de bienes y servicios, contrapartes y colaboradores externos completen el formulario “Supplier Form” correspondiente y registrar los datos para generar el número de proveedor.
    • Preparar en el sistema las Órdenes de Compra (PO) de bienes y servicios, contratos de colaboración externa, contratos de servicios, acuerdos de implementación y de subvención, siguiendo los procedimientos y normas establecidas por la OIT en su Reglamento Financiero, Documentos de Gobernanza Interna (IGDS) y controles internos establecidos por la Oficina.

sección opcional (solo si necesario)

8. Mantener una base de datos de contactos en los cinco países andinos, en cooperación con los demás colegas de la Oficina y las oficinas de proyectos.

9. Organizar actividades (reuniones, seminarios, talleres u otro tipo de evento), para lo cual deberá encargarse del control del presupuesto asignado, redacción de las cartas de invitación, seguimiento y coordinación de emisión de boletos aéreos, coordinación de traslados, pago de viáticos, y alojamiento de los participantes y/o ponentes, así como redacción de las actas correspondientes, de acuerdo a como se haya concebido la actividad; solicitar a las unidades de Administración, Finanzas, Cómputo, Programación y Recursos Humanos, el apoyo que se requiera para que las actividades se desarrollen sin inconvenientes.

10. En caso de requerirse, responder, o redireccionar a quien corresponda, las consultas procedimentales provenientes de los/as asistentes y/o secretario/as de Cooperación para el Desarrollo de las Oficinas en las que el ETD/OP-Lima tenga representación.

11. Puede solicitarse su participación como mentor/a de nuevos/as funcionarios/as, como miembro del equipo de mejora de procedimientos administrativos y/o como representante de la Dirección Andina ante alguno de los comités bipartitos (Selección, Capacitación, Seguridad y Salud en el Trabajo u otro).

12. Consultar oportunamente sobre reglas referidas a Recursos Humanos, Finanzas, Administración y/o Informática, con las Unidades respectivas de la Oficina Regional, para proporcionar información que ayude a la Dirección a tomar decisiones.

13. Realizar otras tareas de acuerdo a las necesidades de la Oficina.

Funciones genéricas

  1. Acordar citas y llevar la agenda del supervisor. Recibir visitas, ubicar y seleccionar llamadas telefónicas, y responder discretamente a solicitudes.
  2. Organizar reuniones tanto internas como externas, algunas de ellas con funcionarios de alto rango, así como redactar las actas y/o tomar notas de dichas reuniones.
  3. Desempeñar el cargo de secretaria/o administrativa/o en cursos, seminarios y talleres de formación.
  4. Traducir documentos breves. Pueden requerirse sus servicios como intérprete.
  5. Tomar notas y transcribir textos de una gran variedad de materias, asegurándose de que la ortografía, la puntuación y el formato son los correctos. Redactar correspondencia, documentos e informes, algunos de ellos de gran confidencialidad, incluyendo tablas estadísticas, y comprobar que la ortografía, la gramática y la puntuación sean correctas.
  6. Recibir, seleccionar, cargar y redirigir correspondencia, adjuntar la información adicional necesaria, y desarrollar un sistema de seguimiento para decidir la línea de actuación y las directrices necesarias.
  7. Enviar documentos de todo tipo y poner especial cuidado con los documentos urgentes dentro de la región y a la sede en Ginebra.
  8. Redactar correspondencia y respuestas rutinarias, así como garantizar el seguimiento de las mismas.
  9. Actualizar archivos sobre política, confidenciales y generales.
  10. Comprobar que la correspondencia que debe ser enviada se haya redactado de acuerdo con los procedimientos establecidos y que presente el rigor necesario antes de ser firmada por el supervisor. Preparar solicitudes y formularios administrativos para el supervisor y los funcionarios que estén de visita, y realizar un seguimiento de su proceso con los servicios administrativos correspondientes.
  11. Seleccionar y realizar los compendios pertinentes, así como llevar a cabo búsquedas de información.
  12. Tener actualizadas las direcciones de constituyentes, ministros, personalidades gubernamentales y otros oficiales de alto rango.
  13. Realizar los preparativos de los viajes del supervisor y llevar a cabo tareas de coordinación con otras unidades, agencias de la ONU, ministerios, organizaciones no gubernamentales y mandantes.
  14. Colaborar en la preparación de programas para las misiones oficiales que se reciban, concertar citas con constituyentes tripartitos de la OIT. En dicha preparación se incluyen organización logística y tareas de secretariado. Puede pedírsele que ayude a otros/as secretarios/as.
  15. Realizar otras tareas designadas por el supervisor.

Calificaciones requeridas

Educación

Nivel de Instrucción mínimo:

Estudios secundarios completados y formación en secretariado. 

Conocimiento y uso de software de tratamiento de textos y correo electrónico, capacidad para servirse de otros paquetes de software que requiera la unidad y el puesto de trabajo, como Outlook, Word, Power Point y Excel.

Notable conocimiento de procedimientos de oficina modernos, así como de prácticas y procedimientos secretariales y administrativos.

Conocimiento del protocolo y capacidad para tratar asuntos confidenciales con discreción.

Conocimiento de los procedimientos internos para preparar documentos y formularios administrativos, así como para el uso de sistemas de archivo. 

[Nivel de Instrucción valorado como ventaja]

Estudios superiores en áreas relacionadas al puesto.

Conocimiento y uso de software de presentaciones en Prezi u otras complementarias al PowerPoint, herramientas ERP y de gestión de encuestas online así como de administración de mailing lists.

Experiencia

Experiencia mínima

Cinco años de experiencia como secretario/a y/o asistente.

[Experiencia valorada como ventaja]

Experiencia de los procedimientos administrativos de la OIT y/o de Naciones Unidas.

Experiencia comprobada en organización de eventos.

Idiomas

Idiomas (mínimo):

Perfecto dominio de español e inglés.

[Idiomas (valorado como ventaja)]

Conocimiento del idioma francés se considerará como una ventaja.

Competencias

[Básicas de la OIT]

Las nueve competencias fundamentales de la OIT, listadas a continuación, sirven de base para la evaluación del desempeño: Integridad y transparencia, Sensibilidad a la diversidad, Orientación al aprendizaje y al intercambio de conocimientos, Orientación al cliente, Comunicación, Orientación al cambio, Asume la responsabilidad respecto del desempeño, Orientación a la calidad y Colaboración.

[Técnicas]

  • Capacidad demostrada para utilizar software de tratamiento de textos, hojas de cálculo y correo electrónico.
  • Capacidad para servirse de otros paquetes de software que requiera la unidad de trabajo.
  • Capacidad demostrada para redactar correspondencia, asegurándose de que la ortografía, la gramática y la puntuación sean correctas, tanto en español como en inglés.
  • Capacidad para redactar actas de reuniones, tanto en español como en inglés..
  • Capacidad para responder a las solicitudes telefónicas o en persona de una manera adecuada.
  • Capacidad de trabajar bien con colegas.
  • Capacidad para organizar el propio trabajo y responder a múltiples solicitudes.
  • Capacidad para evaluar correspondencia y consultas a fin de elegir la manera más adecuada de abordarlas.
  • Capacidad para obtener servicios de otras unidades de trabajo dentro o fuera de la oficina que ayuden a completar las tareas.
  • Capacidad para buscar y recuperar información procedente de bases de datos y de recopilar informes.
  • Capacidad de responder a las solicitudes de funcionarios de oficinas gubernamentales, ministerios, constituyentes de la OIT y de ONGs.
  • Capacidad para determinar qué material adicional y de referencia pueden necesitar otros miembros del personal, y de seleccionar las solicitudes según urgencia y prioridad.
  • Capacidad de tratar asuntos confidenciales con discreción.
  • Pueden exigírsele dotes de supervisión.
  • Capacidad de autonomía y de iniciativa personal en la ejecución de sus tareas de apoyo a la Dirección.
  • Capacidad para trabajar en un entorno multicultural con una actitud y un comportamiento sensibles a las cuestiones de género y no discriminatorios.


 

Proceso de reclutamiento

 

Sírvase tomar nota de que los candidatos deben rellenar un formulario en línea. Para presentar su candidatura, visite ILO People. El sistema le indicará los pasos que deberá seguir para presentar su candidatura en línea.


Sólo se considerarán las hojas de vida que cumplan con los requisitos mínimos descritos en este anuncio.


El candidato seleccionado deberá sustentar su CV, mediante la presentación de documentos que certifiquen sus estudios (grados obtenidos), así como su experiencia laboral previa. Se solicitará referencias laborales y/o evaluaciones del desempeño de su experiencia laboral previa.


Sólo los/las candidatos/as preseleccionados/as serán contactados para participar en el proceso de selección, el cual puede incluir un examen de tipo técnico así como rondas de entrevistas por competencias.


La OIT no cobra gastos en ninguna de las etapas del proceso de selección: presentación de la candidatura, entrevista, tramitación o formación. No deberían tomarse en consideración los mensajes que no procedan de direcciones de correo electrónico de la OIT- ilo@org. Además, la OIT no exige ni precisa datos bancarios de los candidatos.

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