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Secretario/a superior (Administración)

 

Grado: G5  

Número de la vacante: GENEVA/GS/2019/12

Fecha de publicación: 3 de octubre de 2019
Fecha de cierre (medianoche hora de Ginebra): 4 de noviembre de 2019

 

Job ID: 1895 

Departamento: JUR 

Unidad: JUR 

Lugar de destino: Ginebra  

Tipo de contrato: Duración determinada  


 

El proceso de reclutamiento para los puestos GS está sujeto a las normas de contratación local y el artículo 4.3 del Estatuto del Personal de la OIT. La OIT sólo puede ofrecer un contrato a las personas que tienen un estatus de residencia válido en Suiza o que residen actualmente en la vecina Francia.

 

Pueden participar:

  • Los candidatos internos de la OIT, con arreglo a lo dispuesto en los párrafos 31 y 32 del anexo I del Estatuto del Personal.
  • Personal con más de cinco años de servicio continuo serán considerados elegibles; se les anima a postular y se les dará una consideración especial en las etapas de revisión de las candidaturas y de evaluación.
  • Candidatos externos*

 

La OIT valora positivamente la diversidad de su personal. Se alientan las candidaturas de mujeres y hombres cualificados, con independencia de que estén o no discapacitadas. Si no puede completar el formulario de solicitud en línea debido a una incapacidad, por favor envíe un correo electrónico a ilojobs@ilo.org.

 

Se podría exigir que los candidatos tomen una prueba para evaluar sus conocimientos en Microsoft Word, Excel y/o Power/Point, u otros conocimientos. Además de las entrevistas y exámenes que se puedan exigir a todo candidato, todos los candidatos externos deberán superar el Centro de Evaluación de la OIT.

 

*Condiciones de empleo para los candidatos externos: Conforme a la práctica vigente en la OIT, el candidato externo será normalmente contratado en el primer escalón de dicho grado. El salario de entrada para este puesto es : 75084 francos suizos por año.

Introducción

El puesto está adscrito a la Oficina del Consejero Jurídico (JUR), que presta una amplia gama de servicios jurídicos a la Organización y sus órganos (es decir, la Oficina, la Conferencia Internacional del Trabajo y el Consejo de Administración) y depende directamente del Director General. JUR cuenta con un equipo pequeño y especializado ubicado en la sede de la OIT.

 

El/la titular del puesto prestará una amplia gama de servicios especializados de apoyo administrativo y de secretaría en la unidad de trabajo.

 

El/la titular dependerá del Consejero Jurídico.

Funciones específicas


1. Cargar documentos en los sitios web de la unidad y preparar informes, presentaciones y gráficos extraídos de bases de datos y de la web.

2. Reunir y organizar material de referencia, controlar plazos y preparar respuestas tipo junto con la documentación de apoyo correspondiente en el marco de los servicios que presta la unidad al Tribunal Administrativo, la Conferencia Internacional del Trabajo, el Consejo de Administración, las reuniones regionales, sectoriales y de expertos y otras reuniones de la OIT, así como en lo que respecta a la ratificación y el registro de los convenios internacionales del trabajo.

3. Desempeñar para JUR las funciones relativas a la gestión de las licencias. Hacer un seguimiento de los informes de evaluación del desempeño y otras cuestiones relacionadas con los recursos humanos. Ocuparse de los aspectos logísticos concernientes a la asignación de espacio e instalaciones de oficina cuando se produzcan movimientos de personal. Actuar como punto focal para los pasantes. Informar al personal acerca de las reglas que se aplican a los viajes y las prestaciones a las que tienen derecho.

4. Realizar los trámites requeridos para autorizar y efectuar gastos en el Sistema Integrado de Información sobre los Recursos (IRIS). Preparar solicitudes de compra, órdenes de compra, autorizaciones de viaje y otros formularios administrativos en IRIS y encargarse de realizar un seguimiento con los servicios administrativos correspondientes para su tramitación. 

5. Verificar e introducir información en la base de datos relativa a la verificación de poderes de las reuniones de la Conferencia Internacional del Trabajo y las reuniones regionales. Participar en el proceso de inscripción de los delegados en las reuniones de la Conferencia y las reuniones regionales y prestar apoyo administrativo a la secretaría de la Comisión de Verificación de Poderes de las reuniones de la Conferencia y las reuniones regionales.

6. Verificar las notas verbales y los certificados expedidos por JUR de conformidad con los procedimientos de la Oficina.

7. Mantener el suministro de artículos de oficina para JUR y supervisar la asignación presupuestaria para tal fin.

8. Desempeñar otras tareas afines que se le asignen.


Estas funciones específicas se ajustan a la descripción genérica del puesto establecida por la OIT, que comprende las siguientes funciones genéricas:

 

 

Funciones genéricas
  1. Analizar, registrar, asignar o controlar la distribución del correo electrónico, la correspondencia (a menudo confidencial) y los documentos destinados al personal de la unidad de trabajo. Recomendar plazos de entrega y fechas de seguimiento, y coordinar las respuestas. Seguir la evolución de las tareas en curso que entrañen la preparación de correspondencia y de informes.
  2. Redactar correspondencia administrativa en dos idiomas. Revisar y corregir el formato, la ortografía y la gramática de la correspondencia, los informes y los documentos preparados por otros miembros del personal, en particular los que requieran la firma del supervisor. Realizar traducciones oficiosas de la correspondencia a otro idioma.
  3. Crear y actualizar los sistemas de archivo y referencias de la unidad de trabajo, ya se trate de sistemas manuales o automatizados. Crear archivos de referencias sobre temas que se le asignen en consulta con el personal de la categoría de servicios orgánicos, determinar la naturaleza de las necesidades del supervisor y recopilar material de referencia adecuado.
  4. Prestar apoyo administrativo para las reuniones y las conferencias que se celebren en Ginebra o en otros lugares. Asistir a reuniones, tomar notas y redactar actas, según proceda. Llevar la planificación de los viajes de los miembros de la unidad de trabajo, realizar los trámites relativos a los viajes, hacer un seguimiento de los viajes programados y concluidos, y realizar las actualizaciones correspondientes para verificar la utilización de los fondos. Proporcionar orientación sobre los procedimientos a otros miembros del personal de los servicios generales. Efectuar un seguimiento de los movimientos, las licencias y las prestaciones del personal. Establecer prioridades de trabajo y asegurar la distribución equitativa de la carga de trabajo de los otros miembros del personal de los servicios generales.
  5. Examinar las solicitudes de entrevista con el supervisor, teniendo en cuenta la naturaleza y la urgencia de las mismas, establecer compromisos provisionales, confirmar horarios convenientes para ambas partes y reorganizar horarios modificados a causa de imprevistos. Identificar medios alternativos para gestionar las consultas externas dentro de la propia unidad o remitirlas a otras unidades de trabajo.
  6. Encargarse del tratamiento de texto de declaraciones, informes y estudios, incluidos los cuadros estadísticos, etc., a partir de manuscritos y de otras fuentes, utilizando para ello diversos programas informáticos. Efectuar búsquedas en bases de datos con el objetivo de averiguar el estado y la evolución de los casos que revistan especial interés para el supervisor, y solicitar informes y estadísticas normalizados y actualizados en materia de gestión. Actualizar sitios web, según se requiera.
Calificaciones requeridas
Educación

Estudios secundarios o escuela comercial. Se valorarán los estudios de secretariado y las competencias relacionadas con la web.

Experiencia

Cinco a seis años de experiencia de secretariado, de los cuales como mínimo tres en la Organización o en organizaciones internacionales o un estudio jurídico.

Idiomas

Excelente dominio de dos idiomas oficiales de la Organización (español, francés o inglés) y capacidad para redactar correspondencia administrativa en ambos idiomas. Se valorará el conocimiento de un tercer idioma oficial.

Competencias

Además de las competencias básicas relacionadas con la OIT, para este puesto se requiere las siguientes competencias:

Competencias técnicas

Capacidad para utilizar programas informáticos de tratamiento de textos y correo electrónico. Conocimiento de las reglas de la Organización para la preparación de documentos y la utilización de sistemas de archivo. Capacidad para responder de manera adecuada a las consultas que se efectúen por teléfono o en persona. Capacidad para trabajar en equipo. Capacidad para organizar el propio trabajo. Capacidad para realizar búsquedas en Internet. Capacidad para utilizar otros paquetes de programas informáticos en función de las necesidades de la unidad de trabajo. Conocimiento de los programas informáticos necesarios para actualizar los sitios web. Conocimiento de los procedimientos para crear y actualizar sistemas de archivo. Conocimiento de los procedimientos para la preparación de formularios administrativos. Capacidad para obtener servicios de otras unidades de trabajo dentro o fuera de la Oficina para efectuar determinadas tareas. Capacidad para evaluar la correspondencia y las consultas recibidas a fin de determinar la manera más adecuada de proceder. Capacidad para buscar y extraer información de bases de datos y elaborar informes. Conocimiento de los procedimientos relativos a las misiones y a otros viajes oficiales. Conocimiento de las reglas y los procedimientos relativos a las licencias.

Competencias personales
Capacidad para responder a las solicitudes de delegados y otras visitas. Capacidad para seleccionar el material de referencia que otros miembros del personal necesitarán para determinar las prioridades y la urgencia de las solicitudes, y para mantener la confidencialidad. Flexibilidad. Capacidad para establecer prioridades de trabajo al realizar diversas tareas. Discreción absoluta a la hora de tratar asuntos confidenciales. Capacidad para trabajar en un entorno multicultural con una actitud y un comportamiento sensibles a las cuestiones de género y no discriminatorios.


 

Proceso de reclutamiento

 

Sírvase tomar nota de que los candidatos deben rellenar un formulario en línea. Para presentar su candidatura, visite el sitio de contratación electrónica de la OIT, ILO Jobs: https://jobs.ilo.org/El sistema le indicará los pasos que deberá seguir para presentar su candidatura en línea.

 

Evaluaciones (las cuales pueden incluir una o varias pruebas escritas y una pre-entrevista basada en las competencias) y las entrevistas se llevarán a cabo, en principio, entre 1 a 3 meses posteriores a la fecha de cierre. Los candidatos deberán garantizar su disponibilidad en caso de pré-selección.

 

Peligro fraude

 

La OIT no cobra gastos en ninguna de las etapas del proceso de selección: presentación de la candidatura, entrevista, tramitación o formación. No deberían tomarse en consideración los mensajes que no procedan de direcciones de correo electrónico de la OIT- ilo@org. Además, la OIT no exige ni precisa datos bancarios de los candidatos.