Secretario/a del Departamento

Introducción

El puesto está adscrito a la Unidad de Apoyo a la Gestión (MSU) del Departamento de Estadísticas (STATISTICS). STATISTICS se encarga de recopilar, producir y difundir las estadísticas del trabajo que se publican en ILOSTAT, la base de datos estadísticos central de la OIT. Asimismo, contribuye a la formulación de normas estadísticas internacionales en el ámbito del trabajo decente a través de la Conferencia Internacional de Estadísticos del Trabajo, la Comisión Estadística de las Naciones Unidas, la División de Estadística de las Naciones Unidas y otros foros internacionales. Presta asistencia técnica a los mandantes de la OIT para reforzar su capacidad de elaborar datos primarios con arreglo a las normas, las clasificaciones y los conceptos convenidos, en particular para la realización de encuestas en los hogares y otros tipos de encuestas, utilizando las normas estadísticas internacionales adecuadas. Asimismo, se encarga de proporcionar capacitación a los mandantes de la OIT, de recoger datos armonizados y de presentar informes sobre los indicadores mundiales cuyo seguimiento se ha confiado a la OIT con objeto de medir los avances hacia la consecución de los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS).

Los servicios administrativos y de secretaría de todo el Departamento están centralizados en la MSU. El/la titular del puesto actuará como secretario/a del Director del Departamento proporcionándole apoyo administrativo de nivel superior y actuará en calidad de punto focal para cuestiones administrativas en apoyo de las iniciativas del Departamento. Además, el titular proporcionará servicios administrativos y de secretaría al personal del Departamento. 

El/la titular del puesto trabajará bajo la supervisión del jefe de la Unidad de Apoyo a la Gestión (MSU) del Departamento de Estadísticas (STATISTICS). 

Funciones específicas

1.Desempeñar las tareas administrativas y de secretaría que requiera el Director de STATISTICS, a saber: planificar y llevar la agenda del Director teniendo en cuenta la urgencia y la prioridad de los asuntos; organizar y coordinar las reuniones del Director con los delegados durante las reuniones de la Conferencia Internacional del Trabajo y del Consejo de Administración; organizar la participación del Director en reuniones (internas y externas); organizar las misiones que deba llevar a cabo el Director, preparando los calendarios de reuniones y las carpetas de información y realizando todas las tareas administrativas conexas. Filtrar las llamadas que reciba el Director y transferirlas al funcionario correspondiente del Departamento.
2.Colaborar con los departamentos y las oficinas exteriores para la organización de reuniones presenciales y en línea. Organizar las reuniones del Departamento junto con los demás miembros del Equipo Técnico Global, así como las reuniones de equipo de la Unidad cuando proceda. Proporcionar apoyo logístico para la organización de reuniones oficiales, talleres y otros eventos (reserva de salas, servicios de interpretación y otros preparativos necesarios). Mantener correspondencia con los mandantes con respecto a su participación en reuniones, adoptar las disposiciones necesarias para su participación a nivel interno y responder a sus consultas a ese respecto. Dirigir los servicios de apoyo de secretaría y hacer un seguimiento administrativo de la organización de las reuniones, incluida la Conferencia Internacional de Estadísticos del Trabajo.
3.Atender solicitudes y consultas sobre cuestiones complejas de manera independiente; preparar respuestas o borradores de respuesta para diversos tipos de correspondencia y otras comunicaciones.
4.Actuar en calidad de punto focal encargado de la evaluación del desempeño del personal. Llevar un control y hacer un seguimiento de los plazos para garantizar que las evaluaciones del desempeño se completen a tiempo en cada ciclo de gestión del desempeño. Asistir a las reuniones y las sesiones informativas dirigidas a los puntos focales y mantener a los miembros del Departamento informados sobre las novedades que se produzcan. Prestar asistencia a los colegas sobre cuestiones relativas a la evaluación del desempeño y mantener contactos en ese sentido con el Departamento de Desarrollo de los Recursos Humanos (HRD).
5.Llevar un control de todos los tipos de contratos, incluidos los de servicios de consultoría, y, junto con el personal interesado, hacer un seguimiento de la renovación, el vencimiento y el pago de sus contratos, en coordinación con HRD y otras unidades competentes. Mantener actualizados los cuadros del personal y presupuestarios relativos a dichos contratos.
6.Aprobar las licencias de todo tipo en el Sistema Integrado de Información sobre los Recursos (IRIS), mantener al personal informado sobre los procedimientos y responder a sus consultas a ese respecto.
7.Mantenerse al día sobre la evolución de los cambios en las reglas, reglamentos, políticas, procedimientos, directrices y otras novedades de carácter administrativo, y proporcionar orientaciones al personal con miras a ampliar sus conocimientos. 

sección opcional (solo si necesario)

8.Seguir la evolución de las misiones y los informes de estas en el conjunto del Departamento, y realizar la debida supervisión para garantizar que se presenten dentro de los plazos establecidos.
9.Encargarse de la preparación de transacciones en IRIS y procesar las solicitudes de compra y las órdenes de compra, incluidos los contratos de los colaboradores externos y los contratos de servicios, y garantizar que los servicios administrativos pertinentes efectúen el seguimiento necesario para su tramitación.
10.Revisar la eficiencia de los sistemas de referencia y de archivado así como formular recomendaciones de mejora con miras a garantizar su mantenimiento eficiente y su fácil acceso. Garantizar la actualización de sitios web, las bases de datos y otros sistemas de gestión de la información. Preparar, resumir y anotar archivos informativos especiales y archivos de planificación de reuniones.
11.Desempeñar otras tareas afines que se le asignen.

Estas funciones específicas se ajustan a la descripción genérica del puesto establecida por la OIT, que comprende las siguientes funciones genéricas:

Funciones genéricas

1.Analizar, asignar, controlar, recibir y distribuir correo electrónico, correspondencia y documentos para una unidad de trabajo amplia y diversa, identificar correspondencia compleja o delicada que requiera un tratamiento especial por parte del supervisor o de otras personas. Proponer y controlar las fechas límite asignadas a una serie de entradas coordinadas o secuenciales, necesarias para preparar un producto final dentro de los plazos generales fijados.
2.Establecer prioridades de trabajo, asegurar un reparto equitativo de la carga de trabajo entre los demás miembros del personal de servicios generales, especialmente en épocas de máxima actividad, establecer los plazos de entrega y revisar el trabajo terminado antes de que lo firme el supervisor. 
3.Redactar en dos idiomas correspondencia general y administrativa, lo que requiere un análisis del contenido de fondo del asunto. Corregir el formato, la ortografía y la gramática de la correspondencia, los informes y los documentos elaborados por otras personas, y comprobar que cumplen con las normas administrativas adecuadas. Proporcionar traducciones aproximadas de la correspondencia a un idioma. Recopilar y preeditar documentos oficiales con arreglo al formato y las prácticas editoriales aprobadas.
4.Seleccionar y programar las solicitudes de consultas al supervisor. Coordinar con prontitud las respuestas de toda la Oficina a las consultas más delicadas recibidas por vía telefónica o por escrito en la propia unidad (en nombre del supervisor). Informar a los demás miembros del personal sobre los antecedentes y las expectativas de las tareas en curso que estén directamente relacionadas con su área de trabajo. Seguir la evolución del trabajo y de los casos administrativos/financieros prioritarios que revistan interés para el supervisor. Asistir a reuniones, tomar notas y redactar las actas.
5.Estudiar los problemas administrativos y de personal de los miembros del personal y proporcionar información para resolverlos; transmitir la información pertinente al supervisor y a los especialistas en recursos humanos para que puedan adoptar las medidas necesarias. Identificar y preparar información de base para justificar la necesidad de establecer procedimientos administrativos nuevos o adaptados a fin de garantizar un control adecuado de las comunicaciones, la correspondencia y los servicios de secretaría para conferencias y reuniones.

Calificaciones requeridas

Educación

Estudios secundarios completos. Formación en un ámbito pertinente.

Experiencia

Seis años de experiencia laboral en tareas generales de administración y apoyo de oficina

Idiomas

Perfecto dominio de dos idiomas de trabajo (inglés, francés, español) de la Organización, con capacidad para redactar correctamente en ambas.

Competencias

Además de las competencias básicas relacionadas con la OIT, para este puesto se requiere las siguientes competencias:

Capacidad para utilizar los programas informáticos de tratamiento de textos y correo electrónico. Conocimiento de las reglas de la Oficina para la preparación de documentos y la utilización de los sistemas de archivo. Capacidad para responder de manera adecuada a las consultas que se realicen por teléfono o en persona. Capacidad para trabajar en equipo. Capacidad para organizar el propio trabajo. Capacidad para realizar búsquedas en internet. Capacidad para utilizar otros paquetes de software que requiera la unidad de trabajo. Puede exigirse el conocimiento de los software necesarios para actualizar sitios web. Conocimiento de los procedimientos de creación y mantenimiento del sistema de archivos. Conocimiento de los procedimientos para la creación de formularios administrativos. Capacidad para obtener servicios de otras unidades de trabajo dentro o fuera de la Oficina con el fin de completar tareas. Capacidad para evaluar la correspondencia y las consultas recibidas a fin de elegir la manera más adecuada de proceder. Capacidad para buscar y extraer información de bases de datos y elaborar informes. Conocimiento de los procedimientos relativos a las misiones y a otros viajes oficiales. Conocimiento de las reglas y los procedimientos relativos a las licencias. Capacidad para responder a solicitudes de delegados y otras visitas. Capacidad para seleccionar el material informativo y de referencia que otros miembros del personal necesitarán para determinar las prioridades y la urgencia de las solicitudes, y para mantener la confidencialidad. Discreción en el tratamiento de los asuntos confidenciales. Flexibilidad. Conocimiento de las normas y los reglamentos que rigen el ámbito de especialización (finanzas, relaciones, publicaciones, reuniones). Buen conocimiento del programa de trabajo de la unidad de trabajo asignada. Habilidad para tratar con visitas de alto nivel y capacidad para dar respuesta a solicitudes que requieran la participación de varias fuentes. Capacidad para identificar problemas y proponer soluciones. Aptitudes de supervisión. Buen criterio. Excelente capacidad de gestión del tiempo. Capacidad para trabajar en un entorno multicultural con una actitud y un comportamiento sensibles a las cuestiones de género y no discriminatorios.