Secretario/a

Introducción

El puesto está adscrito a la Unidad de Política Normativa y a la Unidad de Registro y de Cancillería del Departamento de Normas Internacionales del Trabajo (NORMES). De conformidad con la Declaración del Centenario de la OIT para el Futuro del Trabajo, NORMES procura que las normas internacionales del trabajo sean más pertinentes para el mundo del trabajo y constituyan un medio útil para alcanzar los objetivos constitucionales de la Organización. Más concretamente, NORMES tiene la responsabilidad de: i) concebir y llevar a la práctica actividades relacionadas con las normas de la OIT de conformidad con la política normativa adoptada por el Consejo de Administración; ii) prestar apoyo y servicios a todos los órganos de control de la OIT, y iii) promover la coherencia y la cooperación en toda la Oficina por lo que respecta a las normas internacionales del trabajo.

El/la titular del puesto efectuará tareas de secretaría general para la Unidad de Política Normativa y, en la Unidad de Registro y de Cancillería, prestará apoyo a los órganos de control, respondiendo a las solicitudes estándar, manteniendo las bases de datos y recopilando información para la preparación de informes.

El/la titular del puesto dependerá del Jefe de la Unidad de Política Normativa y del Supervisor de la Unidad de Registro y de Cancillería. 
 

Funciones específicas

1.    Prestar apoyo secretarial y dar seguimiento a las reuniones del Grupo de trabajo tripartito del mecanismo de examen de las normas, la Comisión de Expertos en Aplicación de Convenios y Recomendaciones (CEACR), la Comisión de Aplicación de Normas de la Conferencia Internacional del Trabajo y otras reuniones relacionadas con el sistema de control.
2.    Recibir y registrar en la base de datos de NORMLEX las memorias sobre la aplicación de las normas internacionales del trabajo presentadas por los Estados con arreglo a los artículos 19, 22 y 35 de la Constitución de la OIT. Recibir y registrar las observaciones enviadas por las organizaciones de empleadores y de trabajadores en virtud del artículo 23 de la Constitución de la OIT y preparar la correspondencia conexa. Procesar las memorias y las observaciones de los interlocutores sociales a través del sistema de flujo de trabajo de la CEACR. Actuar como enlace con las unidades de trabajo concernidas en lo que respecta a la traducción de documentos, según se requiera, y ocuparse del correspondiente seguimiento.
3.    Responder, tanto oralmente como por escrito, a preguntas de rutina internas o externas, especialmente de los Gobiernos e interlocutores sociales, sobre la situación de los instrumentos internacionales y, en general, sobre las normas internacionales del trabajo.
4.    Preparar y distribuir diversas comunicaciones en formato electrónico.
5.    Desempeñar otras tareas afines que se le asignen.
 

Estas funciones específicas se ajustan a la descripción genérica del puesto correspondiente de la OIT, que comprende las funciones genéricas siguientes:

Funciones genéricas

1. Procesar textos de documentos diversos (correspondencia, informes, tablas, presentaciones, manuscritos) mediante el software adecuado. Puede pedirse que tome notas al dictado y que transcriba grabaciones. Corregir la sintaxis, la puntuación, la gramática y el formato de material y documentos preparados por otras personas para que se adapten a los requisitos de la organización. Enviar faxes y correo electrónico. Puede pedírsele que actualice bases de datos especializadas y/o páginas web.
2. Realizar una criba, cargar si es necesario y redirigir mensajes de correo electrónico y correspondencia. Informar y recordar al personal responsable las fechas de seguimiento, así como controlar fechas límite para llevar a cabo acciones específicas. Esbozo de correspondencia estándar en un idioma y mecanografiado de dos idiomas. seguimiento de tareas administrativas.
3. Crear y actualizar los sistemas de archivo y referencia de la unidad de trabajo. Aclarar las necesidades con el personal profesional si se requieren especificaciones en la documentación y ubicarla para facilitar la búsqueda y la referencia. Actualizar el material de escritorio y otros materiales imprescindibles para la unidad.
4. Proporcionar servicios de secretariado para las reuniones.
5. Recibir, evaluar y referenciar consultas telefónicas y en persona en dos idiomas al personal apropiado a fin de responder consultas generales. Acordar citas para el Jefe de departamento y el personal profesional de la unidad, recibir visitas. Iniciar preparativos de viajes.

Calificaciones requeridas

Educación

Estudios secundarios o escuela comercial.

Experiencia

Cuatro años de experiencia de secretariado o equivalente.

Idiomas

Perfecto dominio de una lengua de trabajo (inglés, francés, español) y buen conocimiento de una segunda lengua para responder consultas, dirigir mensajes de correo electrónico y recibir visitas.

Competencias

Además de las competencias básicas relacionadas con la OIT, para este puesto se requiere las siguientes competencias:
Capacidad para utilizar los programas informáticos de tratamiento de textos y correo electrónico. Conocimiento de las reglas de la Organización para la  preparación de documentos y la utilización de sistemas de archivo. Capacidad para responder de manera adecuada a las consultas que se realicen por teléfono o en persona. Capacidad para trabajar en equipo. Capacidad  para organizar el propio trabajo. Capacidad para realizar búsquedas en Internet. Capacidad para utilizar otros paquetes de programas informáticos que requiera la unidad de trabajo. Puede exigírsele el conocimiento de los programas informáticos necesarios para actualizar páginas web. Conocimiento de los procedimientos de creación y mantenimiento del sistema de archivos. Capacidad para obtener servicios de otras unidades de trabajo dentro o fuera de la Oficina con el fin de completar tareas. Capacidad para evaluar la correspondencia y las consultas recibidas a fin de elegir la manera más adecuada de proceder. Discreción a la hora de tratar asuntos confidenciales. Buenas dotes de gestión del tiempo a fin de planificar y organizar el trabajo para respetar los plazos. Flexibilidad y capacidad para trabajar bajo presión.  Capacidad para trabajar en un entorno multicultural con una actitud y un comportamiento sensibles a las cuestiones de género y no discriminatorios.