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Secretario/a (80%)

 

Grado: G3  

Número de la vacante: GENEVA/GS/2021/07

Fecha de publicación: 12 Noviembre 2021
Fecha de cierre (medianoche hora de Ginebra)10 Diciembre 2021

 

 

Job ID: 7010 

Departamento: NORMES 

Unidad: LIBSYND 

Lugar de destino: Ginebra  

Tipo de contrato: Duración determinada  


 

El proceso de reclutamiento para los puestos GS está sujeto a las normas de contratación local y el artículo 4.3 del Estatuto del Personal de la OIT. La OIT sólo puede ofrecer un contrato a las personas que tienen un estatus de residencia válido en Suiza o que residen actualmente en la vecina Francia.

 

Pueden participar:

  • Los candidatos internos de la OIT, con arreglo a lo dispuesto en los párrafos 31 y 32 del anexo I del Estatuto del Personal.
  • Personal con más de cinco años de servicio continuo serán considerados elegibles; se les anima a postular y se les dará una consideración especial en las etapas de revisión de las candidaturas y de evaluación.
  • Candidatos externos*

 

La OIT valora positivamente la diversidad de su personal. Se alientan las candidaturas de mujeres y hombres cualificados, con independencia de que estén o no discapacitadas. Si no puede completar el formulario de solicitud en línea debido a una incapacidad, por favor envíe un correo electrónico a ilojobs@ilo.org.

 

Se podría exigir que los candidatos tomen una prueba para evaluar sus conocimientos en Microsoft Word, Excel y/o Power/Point, u otros conocimientos. Además de las entrevistas y exámenes que se puedan exigir a todo candidato, todos los candidatos externos deberán superar el Centro de Evaluación de la OIT.

 

*Condiciones de empleo para los candidatos externos: Conforme a la práctica vigente en la OIT, el candidato externo será normalmente contratado en el primer escalón de dicho grado. El salario de entrada para este puesto es : 63142 francos suizos por año.

Introducción

El puesto está adscrito al Servicio de Libertad Sindical (LIBSYND) del Departamento de Normas Internacionales del Trabajo (NORMES). LIBSYND comprende diversas unidades que se encargan de las siguientes cuestiones: libertad sindical, negociación colectiva, protección del empleo y gobernanza. El Servicio ejerce la secretaría de la Comisión de Expertos en Aplicación de Convenios y Recomendaciones (CEACR), la Comisión de Aplicación de Normas de la Conferencia Internacional del Trabajo (CAN) y el Comité de Libertad Sindical (CLS).

El/la titular del puesto desempeñará tareas de secretaría y apoyo administrativo a la Jefa del Servicio y a los miembros de las unidades mencionadas, mediante el seguimiento eficiente de los informes y la correspondencia. El/la titular del puesto, junto con todo el personal de apoyo del Departamento, contribuirá al buen funcionamiento de las actividades de este, incluido el funcionamiento del sistema de control, el apoyo a la Comisión de Aplicación de Normas durante la reunión de la Conferencia Internacional del Trabajo, el Comité de Libertad Sindical del Consejo de Administración y la CEACR. El/la titular del puesto trabajará en estrecha colaboración con la Secretaria Superior y los demás miembros del equipo, que asignarán, orientarán y verificarán la labor realizada.

El/la titular del puesto dependerá de la Jefa de LIBSYND.

Funciones específicas

1.    Recibir y registrar el correo electrónico, la correspondencia y los documentos y distribuirlos al personal de la unidad de trabajo según las pautas establecidas. Informar al personal de los plazos previstos y de las fechas de seguimiento.

2.    Asistir en la preparación de correspondencia e informes y en la recopilación de información. Fotocopiar, compilar y distribuir los documentos finalizados.

3.    Llevar los sistemas de archivo y referencias de la unidad de trabajo conforme a los procedimientos estándar.

4.    Proporcionar apoyo logístico para reuniones y conferencias. Ocuparse de las reservas de viajes y hoteles y recoger los documentos de viaje. Preparar archivos para reuniones siguiendo instrucciones específicas.

5.    Encargarse del procesamiento de texto de presentaciones, informes y estudios, con inclusión de cuadros estadísticos, etc. a partir de manuscritos y de otras fuentes utilizando para ello diversos programas informáticos.

6.    A partir de instrucciones detalladas e información completa, introducir datos en el Sistema Integrado de Información sobre los Recursos (IRIS) (sistema de planificación de los recursos institucionales), para la preparación de formularios administrativos (por ejemplo, autorizaciones de viaje).

Estas funciones específicas se ajustan a la descripción genérica del puesto correspondiente de la OIT, que comprende las funciones genéricas siguientes:

Funciones genéricas

1.    Encargarse del procesamiento de texto de documentos diversos (correspondencia, informes, cuadros, presentaciones, manuscritos) utilizando el programa informático adecuado. Corregir la sintaxis, la puntuación y la gramática, así como el formato del material y los documentos preparados por otros miembros del personal para adaptarlos a los requisitos de la Organización. Enviar correos electrónicos.

2.    Archivar la correspondencia y documentos y extraerlos de los sistemas de archivado manuales o automatizados. Preparar documentación para reuniones siguiendo instrucciones específicas. Introducir datos en las diversas bases de datos utilizadas por la unidad.

3.    Participar en la compilación y distribución de documentos para las reuniones y procesar textos en caso necesario. Conforme a las instrucciones recibidas, prestar apoyo logístico en las reuniones desempeñando funciones como la recogida de documentos de viaje (visados, salvoconductos, etc.) del servicio correspondiente y el seguimiento necesario.

4.    Atender consultas telefónicas y en persona, y remitirlas al personal que proceda para su respuesta. Concertar citas, para los miembros del personal de la categoría de servicios orgánicos de la unidad de trabajo, cuando así lo soliciten.

Calificaciones requeridas

Educación

Estudios secundarios o escuela comercial.

Experiencia

Dos años de experiencia de secretariado.

Idiomas

Excelente dominio de un idioma oficial de la Organización (español, francés o inglés). Conocimientos prácticos orales y escritos de un segundo idioma de la Organización a efectos de poder responder a llamadas telefónicas y mecanografiar textos. Se valorará el conocimiento del español.

Competencias

Además de las competencias básicas relacionadas con la OIT, para este puesto se requiere las siguientes competencias:

Competencias técnicas

Capacidad para utilizar programas informáticos de procesamiento de textos y de correo electrónico. Conocimiento de las reglas de la Oficina para la preparación de documentos y la utilización de los sistemas de archivo. Capacidad para responder de manera adecuada a las consultas que se realicen por teléfono o en persona. Capacidad para trabajar en equipo. Capacidad para organizar el propio trabajo.

Competencias personales

Discreción y respeto de la confidencialidad en un área altamente sensible de la labor de la Oficina. Capacidad para trabajar en un entorno multicultural y demostrar un comportamiento y una actitud no discriminatorios y sensibles a las cuestiones de género.


 

Proceso de reclutamiento

 

Sírvase tomar nota de que los candidatos deben rellenar un formulario en línea. Para presentar su candidatura, visite el sitio de contratación electrónica de la OIT, ILO Jobs: https://jobs.ilo.org/El sistema le indicará los pasos que deberá seguir para presentar su candidatura en línea.

 

Evaluaciones (las cuales pueden incluir una o varias pruebas escritas y una pre-entrevista basada en las competencias) y las entrevistas se llevarán a cabo, en principio, entre 1 a 3 meses posteriores a la fecha de cierre. Los candidatos deberán garantizar su disponibilidad en caso de pré-selección.

 

Peligro fraude

 

La OIT no cobra gastos en ninguna de las etapas del proceso de selección: presentación de la candidatura, entrevista, tramitación o formación. No deberían tomarse en consideración los mensajes que no procedan de direcciones de correo electrónico de la OIT- ilo@org. Además, la OIT no exige ni precisa datos bancarios de los candidatos.