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Personal de apoyo administrativo - G3

 

Grado: G3  

Número de la vacante: GENEVA/GS/2019/04

Fecha de publicación: 08 de febrero de 2019
Fecha de cierre (medianoche hora de Ginebra)11 de marzo de 2019

 

 

Job ID: 706 

Departamento: INTSERV 

Unidad: SUPPORT/MAIL 

Lugar de destino: Ginebra  

Tipo de contrato: Duración determinada  


 

El proceso de reclutamiento para los puestos GS está sujeto a las normas de contratación local y el artículo 4.3 del Estatuto del Personal de la OIT. La OIT sólo puede ofrecer un contrato a las personas que tienen un estatus de residencia válido en Suiza o que residen actualmente en la vecina Francia.

 

Pueden participar:

  • Los candidatos internos de la OIT, con arreglo a lo dispuesto en los párrafos 31 y 32 del anexo I del Estatuto del Personal.
  • Personal con más de cinco años de servicio continuo serán considerados elegibles; se les anima a postular y se les dará una consideración especial en las etapas de revisión de las candidaturas y de evaluación.
  • Candidatos externos*

 

La OIT valora positivamente la diversidad de su personal. Se alientan las candidaturas de mujeres y hombres cualificados, con independencia de que estén o no discapacitadas. Si no puede completar el formulario de solicitud en línea debido a una incapacidad, por favor envíe un correo electrónico a ilojobs@ilo.org.

 

Se podría exigir que los candidatos tomen una prueba para evaluar sus conocimientos en Microsoft Word, Excel y/o Power/Point, u otros conocimientos. Además de las entrevistas y exámenes que se puedan exigir a todo candidato, todos los candidatos externos deberán superar el Centro de Evaluación de la OIT.

 

*Condiciones de empleo para los candidatos externos: Conforme a la práctica vigente en la OIT, el candidato externo será normalmente contratado en el primer escalón de dicho grado. Escala de sueldos para dicho grado: de 62268 francos suizos por año (mínimo) a 84873 francos suizos (máximo).

Introducción

El puesto está adscrito a la Unidad de Servicios de Apoyo y Correo (SUPPORT/MAIL), del Departamento de Servicios Internos y Administración (INTSERV), el cual forma parte de la Cartera de Gestión y Reforma. INTSERV se encarga de la gestión general de las instalaciones, los bienes y el inventario; la protección y la seguridad; los servicios de impresión, publicación y distribución de documentos; los privilegios diplomáticos; los viajes y el transporte; la utilización de los espacios públicos, y los servicios internos generales. 
El/la titular del puesto brindará principalmente apoyo administrativo con respecto al correo entrante y saliente, incluida su distribución en la sede, y también realizará tareas de mensajería en caso de ser necesario.
El/la titular del puesto dependerá de la Auxiliar de Coordinación de los Servicios Postales (SUPPORT/MAIL).

Funciones específicas

  1. Clasificar el correo, abrirlo, atribuirlo y transmitirlo a los indexadores. Registrar y entregar personalmente las comunicaciones importantes y/o urgentes, e informar al personal de la Oficina del correo de esta índole.
  2. Obtener, para todo envío, una estimación del costo del mismo por parte de los proveedores de servicios de correo utilizados por la OIT, con arreglo a las directivas e instrucciones establecidas, y transmitir la información a su supervisora para que tome una decisión al respecto. 
  3. Registrar la lista de los cheques recibidos y asegurar su seguimiento.
  4. Preparar los envíos que contienen materiales peligrosos siguiendo las normas de la Asociación del Transporte Aéreo Internacional (IATA) y en coordinación con su supervisora.
  5. Colaborar con la actualización periódica de los datos sobre la ubicación de los funcionarios en el edificio para que los mensajeros puedan localizarlos.
  6. Participar en las sesiones de información para los mensajeros auxiliares.
  7. Desempeñar otras tareas afines que se le asignen.
     

Estas funciones específicas se ajustan a la descripción genérica del puesto correspondiente de la OIT, que comprende las funciones genéricas siguientes:

Funciones genéricas

  1. Recibir y distribuir la correspondencia que se reciba, según las normas establecidas.
  2. Recibir y preparar la correspondencia que debe expedirse, según las normas establecidas.
  3. Responder a las solicitudes de información rutinarias, oralmente o por escrito.
     

Calificaciones requeridas

Educación

Estudios secundarios, técnicos o comerciales completos. 

Experiencia

Dos años de experiencia en un trabajo de oficina. 

Idiomas

Buen conocimiento del francés y nociones básicas de inglés.

Competencias

Además de las competencias básicas relacionadas con la OIT, para este puesto se requiere las siguientes competencias:

Competencias técnicas

Conocimiento de los procedimientos de la unidad de trabajo. Conocimiento de los sistemas informatizados relacionados con el trabajo. Capacidad para mantener una buena relación con los clientes. Capacidad para trabajar bajo presión durante los períodos de máxima actividad. 
 

Competencias personales
Capacidad para trabajar en un entorno multicultural con una actitud y un comportamiento sensibles a las cuestiones de género y no discriminatorios. 

 


 

Proceso de reclutamiento

 

Sírvase tomar nota de que los candidatos deben rellenar un formulario en línea. Para presentar su candidatura, visite el sitio de contratación electrónica de la OIT, ILO Jobs: https://jobs.ilo.org/El sistema le indicará los pasos que deberá seguir para presentar su candidatura en línea.

 

Evaluaciones (las cuales pueden incluir una o varias pruebas escritas y una pre-entrevista basada en las competencias) y las entrevistas se llevarán a cabo, en principio, entre 1 a 3 meses posteriores a la fecha de cierre. Los candidatos deberán garantizar su disponibilidad en caso de pré-selección.

 

Peligro fraude

 

La OIT no cobra gastos en ninguna de las etapas del proceso de selección: presentación de la candidatura, entrevista, tramitación o formación. No deberían tomarse en consideración los mensajes que no procedan de direcciones de correo electrónico de la OIT- ilo@org. Además, la OIT no exige ni precisa datos bancarios de los candidatos.

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