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Funcionario/a de producción de publicaciones

 

Grado: P3 

Número de la vacanteRAPS/2/2022/INTSERV/01 
Fecha de publicación: 31 de agosto de 2022
Fecha de cierre (medianoche hora de Ginebra)3 de octubre de 2022

 

Job ID: 9306 

Departamento: INTSERV 

Unidad: PRODOC 

Lugar de destino: Ginebra  

Tipo de contrato: Duración determinada  


 

Pueden participar:

  • Los candidatos/as internos/as de la OIT, con arreglo a lo dispuesto en los párrafos 31 y 32 del anexo I del Estatuto del Personal de la OIT.
  • Los candidatos/as externos/as.


Se anima a postular al personal con más de cinco años de servicio continuo en la OIT.

Las candidaturas de los funcionarios que hayan cumplido la edad de la jubilación al 31 de diciembre de 2017, según lo estipulado en el artículo 11.3 del Estatuto del Personal, o que ya se han retirado de la OIT o que se han jubilado anticipadamente no se tendrán en cuenta.

La OIT valora positivamente la diversidad de su personal y alienta las candidaturas de mujeres y hombres cualificados, con o sin discapacidad. Si no puede completar nuestro formulario de solicitud en línea debido a una discapacidad, por favor envíe un correo electrónico a ilojobs@ilo.org.

La OIT acoge con agrado a los solicitantes con experiencia en el trabajo con los mandantes de la OIT (gobiernos, organizaciones empresariales, y organizaciones de trabajadores).

Se tendrán especialmente en cuenta las candidaturas de personas que procedan de Estados Miembros no representados o insuficientemente representados, o bien de Estados Miembros que tendrán una representación escasa o nula en un futuro próximo. Se facilita una lista de esos países en la página web https://jobs.ilo.org/content/non-and-under-represented-member-States-ES/?locale=es_ES

Además de las entrevistas y exámenes que se puedan exigir a cualquier candidato/a, es necesario que todos/as los/as candidatos/as externos/as así como cualquier candidato/a interno/a que se presente a un puesto de una categoría superior completen con éxito el Centro de Evaluación de la OIT.

 

Sin perjuicio de las consideraciones generales establecidas en el Estatuto del Personal de la OIT, este anuncio de vacante es el único documento autorizado relativo a las calificaciones requeridas para este puesto. Las calificaciones mínimas requeridas se determinaron teniendo en cuenta las funciones y responsabilidades específicas de este puesto.

 

Los requisitos lingüísticos específicos para este puesto se detallan a continuación. No obstante, los candidatos que se presenten a las vacantes de la categoría de servicios orgánicos que no hayan superado su período de prueba en la OIT y cuya lengua materna no sea una de las lenguas de trabajo de la Oficina (español, francés e inglés), deberán poseer un conocimiento plenamente satisfactorio de al menos una de las lenguas de trabajo de la OIT. Si son nombrados, se les podrá exigir que adquieran un conocimiento de una segunda lengua de trabajo de la Oficina durante sus primeros años de servicio.

Introducción


El puesto está adscrito a la Unidad de Gestión de Proyectos de Publicación (PPM) de la Unidad de Producción de Publicaciones (PRODOC), que forma parte del Departamento de Servicios Internos y Administración (INTSERV). Dicho departamento se encarga de la gestión general de las instalaciones, los bienes y el inventario; la protección y la seguridad; la impresión, publicación y distribución; las prerrogativas diplomáticas; los viajes y el transporte, la utilización de los espacios públicos y los servicios internos generales. PRODOC se ocupa de todos los aspectos relativos al diseño, la edición, la corrección de pruebas y el control de calidad, la producción, la impresión y la distribución internas y externas de los documentos oficiales, así como de la mayoría de las publicaciones de la sede de la OIT, incluidas las publicaciones de referencia y otras publicaciones destacadas. 
PPM proporciona servicios de elaboración de presupuestos, planificación, compra y contratación, gestión de proyectos y control de calidad para las publicaciones de referencia, destacadas y de alto nivel, los informes y el material de promoción y de eventos de la OIT. Dicha unidad colabora con los departamentos autores a fin de velar por que las opciones escogidas para la producción de las publicaciones se adecúen a los objetivos de estas en materia de impacto y que los mensajes estratégicos de la OIT se presenten de forma eficaz en los distintos formatos. PPM se encarga de la planificación de la compra y contratación de una amplia variedad de servicios, suministros y productos relacionados con la producción de publicaciones. Asimismo, determina la mejor relación calidad-precio para los servicios de producción digital e impresa a nivel local e internacional, sobre la base de una visión general de las necesidades de la OIT, las normas de calidad vigentes y los plazos requeridos. Este servicio exige conocimientos profundos del proceso y del mercado de producción de publicaciones.
El/la titular del puesto se encargará de la planificación del trabajo y de las actividades relativas a las tareas de adquisición asociadas a la producción de publicaciones regulares, tanto en formato digital como impreso, y prestará apoyo a la gestión de la producción de las publicaciones de referencia y otras publicaciones destacadas de la OIT. También asegurará una coordinación y una comunicación eficaces entre las unidades autoras, los colegas de PRODOC que participan en la producción de publicaciones y los proveedores y colaboradores externos para asegurar la entrega oportuna de publicaciones de calidad. 
El/la titular del puesto trabajará bajo la supervisión del Administrador de la Unidad de Gestión de Proyectos de Publicación (PPM).

Funciones específicas

1.Recibir y procesar las solicitudes de producción de publicaciones regulares de las unidades autoras. Establecer un contacto directo con los usuarios para evaluar sus necesidades de servicios y plazos, determinar los diversos proveedores y productos que deben suministrarse y planificar y coordinar la entrega de los servicios, de conformidad con los planes de producción.
2.Redactar los pliegos de condiciones y las especificaciones técnicas, encargar y coordinar los recursos para la corrección de textos, la relectura, el diseño gráfico, la composición tipográfica, la maquetación y la impresión digital y en papel. Procesar la información y la gestión de la producción de publicaciones en el sistema de bienes de gestión de publicaciones de la OIT. Realizar el control de calidad de los productos finales y colaborar con el equipo de apoyo de cada departamento para el seguimiento financiero. 
3.Coordinar y verificar los servicios proporcionados por los contratistas externos. Hacer un seguimiento e informar del desempeño de los proveedores a lo largo de todo el periodo de ejecución del contrato, a fin de asegurarse de que los suministradores y proveedores de los servicios cumplan los requisitos estipulados en los contratos en términos de calidad, plazos, costos/precios y facturación. Detectar discrepancias, informar de ellas al supervisor y adoptar medidas correctivas.
4.Organizar la coordinación periódica de la producción y supervisar las reuniones con los servicios de producción internos y los contratistas externos para asegurarse del cumplimiento de las elevadas normas de calidad de las publicaciones de la OIT en materia de corrección de textos, relectura, diseño gráfico, composición tipográfica, maquetación e identidad visual.
5.Administrar y verificar la exactitud de la información y de los metadatos de los proyectos de publicación en el sistema de bienes de gestión de publicaciones de la OIT con respecto a las etapas administrativas internas, los flujos de trabajo de la producción de publicaciones, los procesos internos y el almacenamiento de archivos.
6.Aportar contribuciones técnicas al personal directivo de PRODOC para mejorar los procesos de trabajo de cara a los proyectos de publicación futuros y presentar propuestas al Jefe de la Unidad para mejorar y actualizar las orientaciones en materia de producción de publicaciones.
7.Organizar y coordinar reuniones periódicas de formación y orientación con los autores internos y los contratistas externos para proporcionales directrices y formación sobre el proceso de producción y las normas de calidad de las publicaciones de la OIT.   
8.Establecer, desarrollar y mantener relaciones de trabajo con el personal directivo pertinente de la OIT y actuar de enlace con los organismos de las Naciones Unidas, redes de contacto y otras entidades pertinentes.
9.Desempeñar otras tareas afines que se le asignen.

Estas funciones específicas se ajustan a la descripción genérica del puesto correspondiente de la OIT, que comprende las funciones genéricas siguientes:

Funciones genéricas

  1. Supervisa los asuntos financieros, administrativos y de personal y prepara el plan de operaciones de la unidad de trabajo pertinente.
  2. Redacta textos y prepara presupuestos para las Propuestas de Programa y Presupuesto.  Participa en la preparación de documentos de proyecto presentados para conseguir financiación externa y prepara los informes presupuestarios finales sobre los proyectos aprobados.  Prepara otros informes y documentos sobre asuntos financieros y relativos a los proyectos.  Prepara la correspondencia relativa a cuestiones financieras, de gestión o de financiación.
  3. Controla los ingresos y los gastos y prepara análisis periódicos de la situación financiera.  Verifica las cuentas mensuales y toma medidas correctivas, examina las solicitudes de gastos teniendo en cuenta los recursos disponibles. Verifica facturas y aprueba pagos. Elabora distintos documentos relativos a transacciones financieras.
  4. Supervisa acuerdos financieros y administrativos para reuniones oficiales.
  5. Se Coordina con otros departamentos para establecer acuerdos financieros y administrativos.
  6. Gestiona los movimientos de personal.  Garantiza la coordinación con el Departamento de Desarrollo de los Recursos Humanos en lo tocante a la contratación.  Administra los acuerdos contractuales, particularmente los de colaboración externa.
  7. Controla la compra, el inventariado y el mantenimiento de mobiliario, equipo y suministros.
  8. Organiza los viajes y realiza los cálculos para las misiones.  En su caso, realiza misiones para examinar asuntos financieros y de gestión relativos a proyectos o para participar en la organización de seminarios.
  9. Examina y analiza la ejecución de proyectos y los informes sobre la marcha de los mismos para garantizar que los resultados obtenidos corresponden a los objetivos y para apreciar la necesidad de reasignar material o personal; propone cualesquiera otras medidas para mejorar la ejecución.
  10. Coordina y organiza seminarios y reuniones.
  11. Supervisa el trabajo del personal administrativo auxiliar.
  12. Responde a preguntas relativas a la programación y la gestión y garantiza el seguimiento necesario.

Calificaciones requeridas

Educación

Título universitario superior (máster o equivalente) en Edición, Gestión de Artes Gráficas, Comunicación Visual u otra disciplina pertinente. En lugar de un título universitario superior, se aceptará un título universitario de primer ciclo (licenciatura o grado equivalente) en uno de los ámbitos mencionados u otra disciplina pertinente, en combinación con dos años adicionales de experiencia pertinente, además de los cinco años de experiencia requeridos que se mencionan más abajo.

Experiencia

Al menos cinco años de experiencia en los ámbitos de la edición y la comunicación, que incluya las actividades de adquisición y de coordinación de servicios de producción de publicaciones para proyectos complejos de producción de publicaciones.

Idiomas

Excelente dominio de uno de los idiomas oficiales de la OIT (español, francés o inglés) y conocimientos prácticos de otro idioma oficial de la Organización. Uno de estos idiomas debe ser el inglés.

Competencias

Además de las competencias básicas relacionadas con la OIT, para este puesto se requiere las siguientes competencias:

Sólido conocimiento del Reglamento Financiero y la Reglamentación Financiera Detallada de la Organización. Conocimiento de las políticas, los procedimientos administrativos y las prácticas de la Oficina. Capacidad para investigar e interpretar las distintas directrices y políticas que se han de aplicar para resolver las cuestiones administrativas conexas. Capacidad para elaborar el presupuesto de un programa o proyecto y hacer el seguimiento de este. Conocimiento de las actividades, los objetivos y el ámbito técnico de la unidad de trabajo y dotes para llevar a cabo un seguimiento eficaz del programa de trabajo y de los recursos disponibles.

Se requiere haber trabajado con sistemas de bienes de gestión de publicaciones, así como un buen conocimiento del programa informático Adobe PDF y el conocimiento de aplicaciones de autoedición, como InDesign y otras herramientas especializadas.

Conocimientos sobre planificación, programación, estimación de costos, compra y contratación en la gestión de proyectos en el sector editorial y la edición digital en relación con al menos tres de los siguientes ámbitos: corrección de textos, relectura, diseño gráfico, composición tipográfica, maquetación e identidad visual.

Conocimiento del sector de la impresión y de las tecnologías para la producción digital.

Aptitudes conceptuales y analíticas bien desarrolladas. Capacidad para resolver problemas, logrando al mismo tiempo resultados de gran calidad en los plazos fijados y respetando el presupuesto establecido. Capacidad para trabajar en equipo y establecer y mantener una comunicación eficaz con los colegas y colaboradores externos. Excelentes aptitudes para la comunicación, tanto verbal como escrita, incluida la capacidad de transmitir información de forma clara y comprensible. Sólidas competencias en el servicio al cliente, con capacidad demostrada para tratar con los clientes y proporcionar asesoramiento sobre conceptos y procedimientos de producción relacionados con documentos y publicaciones. Sólidas aptitudes organizativas y capacidad para gestionar las prioridades, trabajar bajo presión y respetar plazos ajustados. Capacidad para trabajar en un entorno multicultural con una actitud y un comportamiento sensibles a las cuestiones de género y no discriminatorios.

 


 

Condiciones de empleo

  • Todo contrato/prórroga de contrato se rige por el Estatuto del Personal de la OIT y por las demás normas internas aplicables. Cualquier oferta de empleo con la OIT está supeditada a la certificación por el Asesor Médico de la OIT de que la persona en cuestión esté apta físicamente para desempeñar las exigencias inherentes y específicas de la posición ofrecida. Por consiguiente, antes de confirmar la oferta de contratación, se solicitará al candidato seleccionado someterse a un examen médico.
  • El primer contrato se prorrogará por un período de 24 meses.
  • Si la persona seleccionada fuere un candidato externo, quedará sujeta a prueba durante sus dos primeros años de servicio.
  • Toda prórroga de contrato posterior al período de prueba se subordina a que la persona haya tenido, durante ese período, una conducta y un desempeño satisfactorios.

Para más información sobre las condiciones de empleo, sírvase consultar la página Contratación internacional en el sitio web ILO Jobs.

 

Información importante

 

Se informa a los funcionarios/as de la categoría de servicios generales interesados/as en solicitar este puesto que, en caso de ser seleccionados/as, se les ofrecerá el sueldo y los subsidios aplicables al grado del puesto solicitado, lo que puede dar lugar a cambios sustanciales en su remuneración neta. De conformidad con el artículo 3.4 del Estatuto del Personal de la OIT, el sueldo de un/a funcionario/a, en caso de ascenso, no será en ningún caso superior al sueldo máximo del grado al que haya sido ascendido/a. Para cualquier pregunta o aclaración, sírvase ponerse en contacto con su colaborador de recursos humanos en hrpartner@ilo.org.

 

Proceso de reclutamiento

 

Sírvase tomar nota de que los candidatos deben rellenar un formulario en línea. Para presentar su candidatura, visite el sitio de contratación electrónica de la OIT, ILO Jobs: https://jobs.ilo.org/?locale=es_ESEl sistema le indicará los pasos que deberá seguir para presentar su candidatura en línea.

 

Evaluaciones (las cuales pueden incluir una o varias pruebas escritas y una pre-entrevista basada en las competencias) y las entrevistas se llevarán a cabo, en principio, durante los 3 a 4 meses posteriores a la fecha de cierre. Los candidatos deberán garantizar su disponibilidad en caso de pré-selección.

 

Dependiendo de la ubicación y disponibilidad de los candidatos, asesores y miembros del jurado en las entrevistas, la OIT se reserva el derecho a utilizar tecnologías de comunicación como Skype, videoconferencia, e-mail, etc. para llevar a cabo la evaluación de los candidatos en las distintas etapas del proceso de contratación, incluyendo el centro de evaluación, las pruebas técnicas y las entrevistas.

 

La OIT tiene una política de cero tolerancia ante la explotación y los abusos sexuales, y velará con determinación por que ningún miembro del personal ni ninguno de los beneficiarios de la asistencia de la Organización sea víctima, directa o indirectamente de actos de explotación y abusos sexuales. Para garantizar que la Organización no contrate a personas con un historial comprobado de explotación, abusos sexuales, acoso sexual u otros tipos de conductas abusivas, la OIT puede realizar una verificación de los antecedentes de los candidatos bajo consideración.

 

Peligro fraude

 

La OIT no cobra gastos en ninguna de las etapas del proceso de selección: presentación de la candidatura, entrevista, tramitación o formación. No deberían tomarse en consideración los mensajes que no procedan de direcciones de correo electrónico de la OIT- ilo@org. Además, la OIT no exige ni precisa datos bancarios de los candidatos.