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Funcionario/a de coordinación de los servicios de documentos

 

Grado: P2  

Número de la vacanteRAPS/1/2020/RELMEETINGS/01 
Fecha de publicación: 17 de marzo de 2020
Fecha de cierre (medianoche hora de Ginebra)20 de abril de 2020

 

Job ID: 2386 

Departamento: RELMEETINGS 

Unidad: RELMEETINGS 

Lugar de destino: Ginebra  

Tipo de contrato: Duración determinada  


 

Pueden participar:

  • Los candidatos/as internos/as de la OIT, con arreglo a lo dispuesto en los párrafos 31 y 32 del anexo I del Estatuto del Personal de la OIT.
  • Los candidatos/as externos/as.


Se anima a postular al personal con más de cinco años de servicio continuo en la OIT.

Las candidaturas de los funcionarios que hayan cumplido la edad de la jubilación al 31 de diciembre de 2017, según lo estipulado en el artículo 11.3 del Estatuto del Personal, o que ya se han retirado de la OIT o que se han jubilado anticipadamente no se tendrán en cuenta.

La OIT valora positivamente la diversidad de su personal y alienta las solicitudes de candidatas cualificadas. Así mismo alentamos a los/as candidatos/as con discapacidad. Si no puede completar nuestro formulario de solicitud en línea debido a una discapacidad, por favor envíe un correo electrónico a ilojobs@ilo.org.

La OIT acoge con agrado a los solicitantes con experiencia en el trabajo con los mandantes de la OIT (gobiernos, organizaciones empresariales, y organizaciones de trabajadores).

Se tendrán especialmente en cuenta las candidaturas de personas que procedan de Estados Miembros no representados o insuficientemente representados, o bien de Estados Miembros que tendrán una representación escasa o nula en un futuro próximo. Se facilita una lista de esos países en la página web https://jobs.ilo.org/content/non-and-under-represented-member-States-ES/?locale=es_ES

Además de las entrevistas y exámenes que se puedan exigir a cualquier candidato/a, es necesario que todos/as los/as candidatos/as externos/as así como cualquier candidato/a interno/a que se presente a un puesto de una categoría superior completen con éxito el Centro de Evaluación de la OIT.

Introducción

El puesto está adscrito a la Unidad de Coordinación de Documentos y Apoyo a la Traducción (DCU) del Departamento de Reuniones, Documentos y Relaciones Oficiales (RELMEETINGS). La DCU tiene la responsabilidad de planificar y coordinar todas las actividades relacionadas con el procesamiento de los documentos oficiales, así como de coordinar la gestión de la terminología de la OIT. La DCU sirve de punto de contacto único para la recepción y entrega de todos los documentos oficiales que se presentan para ser procesados en las siete unidades de traducción (al inglés, francés, español, árabe, chino, alemán y ruso) y el punto focal que centraliza las comunicaciones relacionadas con esos procesos.

El/la titular del puesto se encargará de coordinar la logística del procesamiento de los documentos oficiales,  velar por que se cumplan los requisitos y procedimientos establecidos y prestar servicios para las reuniones oficiales.

El/la titular del puesto dependerá de la Jefa de la DCU.

Funciones específicas

1. Informar a las unidades autoras sobre los requisitos y procedimientos del servicio de documentos y hacer un seguimiento de las actividades de preparación de los documentos, prestando el asesoramiento pertinente a las personas interesadas. Participar en la fijación de plazos para la presentación de los documentos por parte de las unidades autoras.
2. Verificar que los documentos que se reciben de las unidades autoras cumplan los requisitos establecidos. Verificar que los documentos están completos y organizar sistemáticamente todas las fuentes documentales multilingües recibidas de las unidades autoras antes de enviarlas para que sean procesadas, con objeto de facilitar los trabajos de búsqueda de referencias, edición y traducción. Realizar comparaciones detalladas de las versiones y asegurarse de que sólo el "texto maestro" se distribuye para su procesamiento.
3. Preparar la documentación que se ha de proporcionar a los traductores con toda la información que necesitan para efectuar su trabajo. Esta labor requiere hacer búsquedas para encontrar las referencias que existen en los idiomas de destino pertinentes y analizar los textos con las herramientas informáticas de ayuda a la traducción aplicables para determinar si hay partes del texto que ya han sido traducidas anteriormente e identificar la terminología ya acuñada. Preparar los flujos de trabajo correspondientes en el sistema de gestión del flujo de trabajo.
4. Asegurarse de que todas las informaciones pertinentes sobre cada documento sean compartidas entre las unidades autoras y todos los que participan en las tareas de procesamiento.
5. Llevar a cabo un control de calidad final de los documentos antes de enviarlos para su publicación; asegurarse de que las versiones en los tres idiomas de trabajo concuerdan y de que las correcciones se han introducido adecuadamente en cada idioma.
6. Publicar los documentos en la web mediante el sistema de gestión del contenido de la web (WCMS) y actualizar las páginas web del Consejo de Administración, de la Conferencia Internacional del Trabajo y de las reuniones regionales en los sitios web correspondientes. 
7. Coordinar las solicitudes de los departamentos técnicos durante las reuniones; proporcionar orientaciones para organizar los turnos de trabajo de los equipos correspondientes.
8. Actualizar con regularidad la base de datos terminológicos de la OIT (ILOTERM) y preparar glosarios multilingües.
9. Preparar guías de formación trilingües y directrices sobre métodos y procedimientos de trabajo, actualizarlas periódicamente e impartir formación en inglés, francés y español.
10. Desempeñar otras tareas afines que se le asignen.

Calificaciones requeridas
Educación

Título universitario de primer nivel en idiomas, administración u otra disciplina conexa o un diploma universitario en una disciplina técnica conexa complementado con dos años de experiencia profesional en el campo técnico.

Experiencia

Al menos dos años de experiencia profesional en la gestión de flujos de trabajo de procesamiento de documentos multilingües. Se valorará la experiencia en la utilización de herramientas de traducción y terminología asistidas por ordenador.

Idiomas

Excelente dominio de un idioma oficial de la Organización (inglés, francés o español) y buen conocimiento de los otros dos idiomas oficiales. Se valorará contar con buenos conocimientos de otros idiomas de trabajo de la Organización.

Competencias

Además de las competencias básicas relacionadas con la OIT, para este puesto se requiere las siguientes competencias:

Competencias técnicas

Buenos conocimientos sobre terminología. Capacidad para planificar y organizar el trabajo. Capacidad para presentar información de forma fácilmente comprensible. Conocimientos de informática y experiencia en la utilización de programas de tratamiento de textos y bases de datos, y capacidad para utilizar herramientas informáticas para el tratamiento de la información. Capacidad para orientar y formar a personal subalterno. Capacidad para comunicarse adecuadamente tanto de forma oral como por escrito. Capacidad para trabajar por iniciativa propia y en equipo. Familiaridad con las técnicas de búsqueda de información para traductores.

 

Competencias personales

Capacidad para trabajar con rapidez, precisión y serenidad con plazos apremiantes. Tenacidad. Excelentes dotes para las relaciones interpersonales. Disponibilidad para intercambiar conocimientos e información. Capacidad para promover relaciones de trabajo armoniosas. Vivo interés por las innovaciones en materia de sistemas de flujos de trabajo y de datos, en particular en el campo de la traducción y la producción de documentos. Compromiso con el aprendizaje continuo y la adquisición de nuevas competencias profesionales. Capacidad para trabajar en un entorno multicultural con una actitud y un comportamiento sensibles a las cuestiones de género.

 


 

Condiciones de empleo

  • Todo contrato/prórroga de contrato se rige por el Estatuto del Personal de la OIT y por las demás normas internas aplicables. Cualquier oferta de empleo con la OIT está supeditada a la certificación por el Asesor Médico de la OIT de que la persona en cuestión esté apta físicamente para desempeñar las exigencias inherentes y específicas de la posición ofrecida. Por consiguiente, antes de confirmar la oferta de contratación, se solicitará al candidato seleccionado someterse a un examen médico.
  • El primer contrato se prorrogará por un período de 24 meses.
  • Si la persona seleccionada fuere un candidato externo, quedará sujeta a prueba durante sus dos primeros años de servicio.
  • Toda prórroga de contrato posterior al período de prueba se subordina a que la persona haya tenido, durante ese período, una conducta y un desempeño satisfactorios.

Para más información sobre las condiciones de empleo: https://jobs.ilo.org/content/International-ES/?locale=es_ES

 

Información importante

 

Se informa a los funcionarios/as de la categoría de servicios generales interesados/as en solicitar este puesto que, en caso de ser seleccionados/as, se les ofrecerá el sueldo y los subsidios aplicables al grado del puesto solicitado, lo que puede dar lugar a cambios sustanciales en su remuneración neta. De conformidad con el artículo 3.4 del Estatuto del Personal de la OIT, el sueldo de un/a funcionario/a, en caso de ascenso, no será en ningún caso superior al sueldo máximo del grado al que haya sido ascendido/a.

 

Proceso de reclutamiento

 

Sírvase tomar nota de que los candidatos deben rellenar un formulario en línea. Para presentar su candidatura, visite el sitio de contratación electrónica de la OIT, ILO Jobs: https://jobs.ilo.org/?locale=es_ESEl sistema le indicará los pasos que deberá seguir para presentar su candidatura en línea.

 

Evaluaciones (las cuales pueden incluir una o varias pruebas escritas y una pre-entrevista basada en las competencias) y las entrevistas se llevarán a cabo, en principio, durante los 3 a 4 meses posteriores a la fecha de cierre. Los candidatos deberán garantizar su disponibilidad en caso de pré-selección.

 

Dependiendo de la ubicación y disponibilidad de los candidatos, asesores y miembros del jurado en las entrevistas, la OIT se reserva el derecho a utilizar tecnologías de comunicación como Skype, videoconferencia, e-mail, etc. para llevar a cabo la evaluación de los candidatos en las distintas etapas del proceso de contratación, incluyendo el centro de evaluación, las pruebas técnicas y las entrevistas.

 

Peligro fraude

 

La OIT no cobra gastos en ninguna de las etapas del proceso de selección: presentación de la candidatura, entrevista, tramitación o formación. No deberían tomarse en consideración los mensajes que no procedan de direcciones de correo electrónico de la OIT- ilo@org. Además, la OIT no exige ni precisa datos bancarios de los candidatos.