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Auxiliar encargado/a de la gestión de los miembros y de los reembolsos

 

Grado: G4  

Número de la vacante: GENEVA/GS/2020/02

Fecha de publicación: 11 de enero de 2021
Fecha de cierre (medianoche hora de Ginebra):  9 de febrero de 2021

 

 

Job ID: 4934 

Departamento: HRD 

Unidad: SHIF 

Lugar de destino: Ginebra  

Tipo de contrato: Duración determinada  


 

El proceso de reclutamiento para los puestos GS está sujeto a las normas de contratación local y el artículo 4.3 del Estatuto del Personal de la OIT. La OIT sólo puede ofrecer un contrato a las personas que tienen un estatus de residencia válido en Suiza o que residen actualmente en la vecina Francia.

 

Pueden participar:

  • Los candidatos internos de la OIT, con arreglo a lo dispuesto en los párrafos 31 y 32 del anexo I del Estatuto del Personal.
  • Personal con más de cinco años de servicio continuo serán considerados elegibles; se les anima a postular y se les dará una consideración especial en las etapas de revisión de las candidaturas y de evaluación.
  • Candidatos externos*

 

La OIT valora positivamente la diversidad de su personal. Se alientan las candidaturas de mujeres y hombres cualificados, con independencia de que estén o no discapacitadas. Si no puede completar el formulario de solicitud en línea debido a una incapacidad, por favor envíe un correo electrónico a ilojobs@ilo.org.

 

Se podría exigir que los candidatos tomen una prueba para evaluar sus conocimientos en Microsoft Word, Excel y/o Power/Point, u otros conocimientos. Además de las entrevistas y exámenes que se puedan exigir a todo candidato, todos los candidatos externos deberán superar el Centro de Evaluación de la OIT.

 

*Condiciones de empleo para los candidatos externos: Conforme a la práctica vigente en la OIT, el candidato externo será normalmente contratado en el primer escalón de dicho grado. El salario de entrada para este puesto es : 68,605.00 francos suizos por año.

Introducción

El puesto está adscrito a la secretaría de la Caja del Seguro de Salud del Personal de la OIT (CSSP), que forma parte del Servicio de Políticas y Prestaciones Sociales (HR/POL) del Departamento de Desarrollo de los Recursos Humanos (HRD). La CSSP es una entidad mutualista de seguros autoadministrada, que tiene como objetivo cubrir los gastos relacionados con tratamientos, servicios y suministros médicos para los/as funcionarios/as en activo y jubilados/as de la OIT y sus familiares.

La función principal del/de la titular del puesto será tramitar la afiliación a la CSSP de los/as funcionarios/as y de sus familiares, así como de los/as antiguos/as funcionarios/as y de sus cónyuges supérstites, con arreglo a las políticas, normas y procedimientos de la CSSP.

El/la titular del puesto dependerá del Secretario Ejecutivo de la CSSP y recibirá orientaciones de la Supervisora de la Unidad de Reembolsos y de otros miembros del equipo con más experiencia, cuando proceda.

Funciones específicas

1. Administrar la interfaz entre el sistema de planificación de los recursos institucionales de la OIT, a saber, el Sistema Integrado de Información sobre los Recursos (IRIS), y el Sistema de Información del Seguro de Salud (HIIS); y verificar que los datos relativos a la afiliación de los miembros en activo asegurados son exactos y se encuentran al día. Informar a la Supervisora de cualquier discrepancia y actualizar la información siguiendo las instrucciones recibidas. 
2. Tramitar las solicitudes de afiliación especiales: por ejemplo, los/as funcionarios/as que gozan de una licencia especial, los/as funcionarios/as que prestan temporalmente servicios en otro organismo internacional y las personas aseguradas voluntariamente, con arreglo a lo dispuesto en los artículos pertinentes del Reglamento Administrativo de la CSSP. Informar a la Supervisora de cualquier discrepancia y actualizar la información que figura en el sistema HIIS siguiendo las instrucciones recibidas. Introducir los datos relativos a los gastos reembolsables en el sistema HIIS.
3.  Tramitar las solicitudes para afiliarse al Seguro de salud posterior al cese en el servicio (ASHI) de antiguos/as funcionarios/as, personas con discapacidad y viudos/as, incluidos/as los/as beneficiarios/as de pensiones de jubilación e invalidez, con arreglo a lo dispuesto en los artículos pertinentes del Reglamento Administrativo de la CSSP. Verificar que se cumplan los requisitos establecidos y efectuar los cálculos corrientes de las cotizaciones individuales a la Caja. Transmitir esa información a las personas aseguradas y actualizar los datos necesarios en el sistema HIIS. Remitir todo caso especial a la Supervisora para que lo examine.
4. Tramitar la afiliación de las personas a cargo protegidas voluntariamente (hijos/as y cónyuges), con arreglo a lo dispuesto en el artículo pertinente del Reglamento Administrativo de la CSSP. Responder a preguntas de carácter general y proporcionar información acerca de los procedimientos establecidos y los requisitos para la afiliación. 
5. Preparar certificados de cobertura utilizando los modelos establecidos y preparar respuestas estándar adecuadas a preguntas relativas a la afiliación, que se someterán a la aprobación y firma de la Supervisora. Responder a solicitudes de información corrientes por teléfono, por escrito o en el mostrador de información de la CSSP.
6. Prestar asistencia en la tramitación de las solicitudes de reembolso de las personas aseguradas y aplicar las tasas de reembolso y otras condiciones de cobertura con arreglo a las normas y procedimientos establecidos por la CSSP. Remitir todas las solicitudes no conformes y/o las irregularidades a la Supervisora de la Unidad de Reembolsos y a otros miembros del equipo con más experiencia, cuando proceda.
7. Desempeñar otras tareas afines que se le asignen.

 

 

Estas funciones específicas se ajustan a la descripción genérica del puesto correspondiente de la OIT, que comprende las funciones genéricas siguientes:

Funciones genéricas

1. Obtener y verificar la información relacionada con las solicitudes presentadas por el personal. Cumplimentar los formularios de trámites de personal, a fin de reflejar ajustes, correcciones o una interrupción de las prestaciones o los derechos, así como cambios de categoría.
2. Revisar los formularios cumplimentados para comprobar que se han rellenado correctamente y que han sido firmados. Cotejar la información facilitada por el personal con los datos de las nóminas y devolver los formularios incompletos al personal en cuestión para que facilite la información necesaria.
3. Procesar los trámites de personal en el sistema informático y preparar los contratos diarios.
4. Revisar los currículums recibidos, transmitir a la Supervisora los currículums de los/as candidatos/as que tengan las calificaciones requeridas y redactar respuestas estándar para todas las comunicaciones de esta índole.
5. Convocar a los/as candidatos/as para que realicen las pruebas necesarias y notificarles los resultados de las mismas.
6. Obtener las autorizaciones necesarias y redactar los avisos de vacantes en formato normalizado a partir de la información extraída de las descripciones oficiales de puestos. Organizar las entrevistas con los/as candidatos/as, así como seminarios de formación, reuniones, etc.
7. Mantener al día las listas de candidatos/as, la información sobre los cursos de formación, las listas de puestos vacantes y los expedientes relativos al personal. Establecer contacto con las fuentes apropiadas para completar toda información que falte. Obtener los archivos y expedientes que se le soliciten.
8. Ayudar a la Supervisora a preparar gráficos y diapositivas para presentaciones.
 

Calificaciones requeridas

Educación

Estudios secundarios completos o formación comercial o técnica equivalente.

 

Experiencia

Se valorará poseer al menos tres años de experiencia profesional en una entidad de administración de la seguridad social/régimen de seguro de salud a nivel nacional o internacional. Se valorará la familiaridad con los Estatutos y el Reglamento Administrativo de la CSSP.

Idiomas

Excelente dominio de uno de los idiomas oficiales de la OIT (español, francés o inglés) y conocimientos prácticos de otro idioma oficial de la Organización.

Competencias

Además de las competencias básicas relacionadas con la OIT, para este puesto se requiere las siguientes competencias:

 

Competencias técnicas

Conocimientos de los procedimientos y normas generales de recursos humanos. Capacidad para utilizar las bases de datos informáticas especializadas pertinentes. Capacidad para trabajar en equipo y con una supervisión mínima. Capacidad y habilidad para llevar al día archivos y expedientes oficiales. Dotes de redacción. Dotes de comunicación. Capacidad para trabajar metódicamente, poniendo atención en los detalles. Se valorará la familiaridad con herramientas tecnológicas de administración e información de seguros de salud.

 

Competencias personales

La orientación al cliente, el tacto, la discreción y la cortesía en el trato con las personas aseguradas o con las instituciones médicas son indispensables. También se requiere un alto grado de discreción e integridad en la gestión de cuestiones muy delicadas y confidenciales. Fiabilidad, excelentes relaciones de trabajo y buen espíritu de equipo son características muy importantes, así como la capacidad para trabajar en un entorno multicultural con una actitud y un comportamiento sensibles a las cuestiones de género y no discriminatorios.

 


 

Proceso de reclutamiento

 

Sírvase tomar nota de que los candidatos deben rellenar un formulario en línea. Para presentar su candidatura, visite el sitio de contratación electrónica de la OIT, ILO Jobs: https://jobs.ilo.org/El sistema le indicará los pasos que deberá seguir para presentar su candidatura en línea.

 

Evaluaciones (las cuales pueden incluir una o varias pruebas escritas y una pre-entrevista basada en las competencias) y las entrevistas se llevarán a cabo, en principio, entre 1 a 3 meses posteriores a la fecha de cierre. Los candidatos deberán garantizar su disponibilidad en caso de pré-selección.

 

Peligro fraude

 

La OIT no cobra gastos en ninguna de las etapas del proceso de selección: presentación de la candidatura, entrevista, tramitación o formación. No deberían tomarse en consideración los mensajes que no procedan de direcciones de correo electrónico de la OIT- ilo@org. Además, la OIT no exige ni precisa datos bancarios de los candidatos.