Asistente administrativo y financiero superior

Marco orgánico

El puesto está ubicado en el Departamento de Normas Internacionales del Trabajo (NORMES). NORMES es responsable (i) de diseñar e implementar las actividades relacionadas con las normas de la OIT de acuerdo con la política de normas adoptada por el Consejo de Administración; (ii) de apoyar y prestar servicios a todos los órganos de control de la OIT y (iii) de la promoción de la comunicación, la coherencia y la cooperación en materia de NIT en toda la Oficina.

Objetivo principal

El/la titular del puesto prestará apoyo de nivel superior y controlará una serie de servicios administrativos y financieros que contribuyen al funcionamiento eficiente del departamento/nodo en los ámbitos de apoyo a los programas, las adquisiciones y los recursos humanos.  El trabajo requiere interpretar, adaptar y aplicar el reglamento, la reglamentación, las políticas y los procedimientos financieros y administrativos de la OIT (normas aplicables). 
 

Supervisión recibida/ejercida

El/la titular trabaja bajo la supervisión directa de la Directora de NORMAS.    El/la titular del puesto trabajará con autonomía y deberá tener un alto nivel de iniciativa y buen criterio. El trabajo será supervisado a fin de facilitar la prestación de los servicios y la obtención de los resultados acordados, y para comprobar que la labor se efectúe de manera coordinada e integrada con los servicios conexos. El/la titular del puesto proporcionará apoyo, orientación y la formación pertinente al personal sobre la correcta aplicación de las normas aplicables. 

Relaciones de trabajo

A nivel interno, el/la titular estará en contacto con diversas unidades orgánicas de toda la Organización a fin de captar su cooperación, colaborar en la solución de cuestiones complejas y delicadas, resolver problemas y coordinar actividades conjuntas para la planificación y prestación eficaces de servicios administrativos. A nivel externo, el/la titular estará en contacto con participantes en reuniones y proveedores de servicios, a fin de coordinar la información y el seguimiento y solucionar asuntos pendientes.

Funciones y responsabilidades fundamentales

1. Coordinar una gama de servicios de apoyo relacionados con la administrativo y las finanzas, velando por el cumplimiento de las normas aplicables. Evaluar los pedidos de asistencia en curso, adaptar la prestación de servicios en función de los cambios en las necesidades y las prioridades, y resolver cuestiones de asistencia a las actividades.
2. En virtud de la autoridad delegada, actuar como funcionario certificador y velar por el control financiero interno efectivo y la correcta administración de los fondos de la unidad orgánica con cargo a todas las fuentes de fondos de financiación. Coordinar, examinar y certificar las transacciones financieras, verificando su conformidad con el reglamento y la reglamentación financieros de la OIT y con los requisitos de las reglas y procedimientos administrativos pertinentes. Coordinar los procesos de cierre financiero de fin de año. Tramitar transacciones financieras más complejas, tales como cambios en las asignaciones a los programas, acciones de personal, revisiones del presupuesto de la cooperación para el desarrollo, transferencias de gastos, pagos con tarjeta de crédito virtual y gestión de facturas de proveedores en caso de discrepancias y cuestiones de concordancia.  Actuar como interventor(a) de gastos suplente o adjunto de otras unidades orgánicas en colaboración con otros interventores/as o cuando lo solicite BUDFIN. 
3. Realizar un seguimiento financiero preciso y elaborar informes sobre los recursos de personal y de no personal. Preparar cuadros de personal y otros informes financieros para la dirección. Preparar y consolidar la información presupuestaria operativa para ayudar a la dirección a tomar decisiones fundamentadas en relación con la preparación del Programa y Presupuesto, la gestión de la cartera de cooperación para el desarrollo y los ejercicios de planificación del trabajo.
4. Mantenerse al día sobre las reglas, la reglamentación, los procedimientos, procesos y demás novedades de carácter administrativo y financiero pertinentes. Dar orientaciones, dirigir, e impartir formación al personal de apoyo administrativo a fin de facilitar un clima de trabajo que fomente la coherencia, la eficiencia, el aprendizaje permanente y la creación de conocimientos. Orientar y asesorar al personal sobre los mecanismos y procedimientos. Mantenerse al día sobre las actividades y prioridades de la unidad orgánica y sobre las decisiones normativas y directivas pertinentes de la OIT.
5. Analizar, evaluar y proponer mejoras en el diseño y la ejecución de métodos y mecanismos de trabajo. Evaluar el efecto de los cambios y formular recomendaciones sobre las medidas de seguimiento. Trabajar en colaboración con otras áreas de apoyo relacionadas con las finanzas y administrativas a fin de lograr un apoyo integrado y bien coordinado al cumplimiento del programa.
6. Mantener informada a la dirección de la situación contractual del personal y de la situación de los recursos no relativos al personal de la unidad de trabajo. Precisar/anticipar posibles problemas relacionados con los contratos de personal, el presupuesto y los recursos humanos y hacer sugerencias para su resolución.
7. Desempeñar otras tareas afines que se le asignen.

sección opcional (solo si necesario)

8. Atender diversas consultas y pedidos de información de distinta índole, y proponer soluciones innovadoras para cuestiones sin precedentes. 

9. Preparar, redactar y realizar controles de calidad, finalizar y/o cargar en páginas web/difundir correspondencia saliente muy variada  de carácter general y administrativo, informes, publicaciones y otro tipo de documentos. Redactar notas y respuestas  basándose en los estudios, en el conocimiento de asuntos administrativos y en la comprensión de las áreas cubiertas por el programa de trabajo. 

10. Velar por el mantenimiento, la actualización, la disponibilidad y la estructuración correcta de los sistemas de gestión de la información y de los espacios de trabajo electrónicos.

11. Organizar y coordinar los servicios administrativos de reuniones o de otros eventos, incluidos los de alto nivel. Dirigir los servicios de apoyo de la secretaría y supervisar los acuerdos logísticos, administrativos y financieros. Preparar y supervisar la elaboración de documentos, presentaciones, archivos informativos y materiales afines. Redactar actas y/o preparar notas resumidas de las reuniones.

12. Actuar como punto focal para asuntos administrativos ligados a la gestión del desempeño, los/las pasantes y otros asuntos en materia de recursos humanos.] 

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Requisitos mínimos

Formación

Estudios secundarios completos. Formación en un ámbito pertinente.

Experiencia

Un mínimo de seis años de experiencia pertinente.

Idiomas

Excelente dominio de dos idiomas de trabajo de la Organización (español, francés o inglés).

Conocimientos y competencias (técnicas/personales)

Además de las competencias fundamentales requeridas por la OIT integridad y transparencia, sensibilidad a la diversidad, orientación al aprendizaje y al intercambio de conocimientos, orientación al cliente, comunicación, orientación al cambio, responsabilidad por el propio desempeño, orientación a la calidad, colaboración, para este puesto se exigen las competencias siguientes:

Excelente conocimiento de las normas establecidas por las que se rigen las áreas operativas. Capacidad para interpretar las reglas, los reglamentos, las políticas y los procedimientos administrativos y financieros, y para impartir formación a terceros.

Conocimiento de la naturaleza sustantiva de los programas y las actividades de la OIT.

Capacidad para aplicar técnicas de gestión financiera y técnicas contables, y para trabajar de conformidad con las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NICSP).

Uso competente de paquetes de programas informáticos, como Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, Teams). 

Buen conocimiento de SharePoint o de otro sistema de gestión de documentos.

Capacidad suficiente para trabajar con un sistema de planificación de los recursos institucionales (ERP).

Capacidad para asimilar rápidamente y trabajar correctamente y con mínimas instrucciones con las herramientas de oficina, los programas informáticos, los sistemas, las aplicaciones y las plataformas web.

Capacidad para utilizar un sistema de gestión de contenidos, para copiar, pegar y dar formato a contenido en páginas de un sitio web público. 
Excelente redacción. 

Aptitudes analíticas y meticulosidad en el trabajo. 

Capacidad para supervisar el trabajo del personal auxiliar. Orientación al trabajo en equipo, a fin de contribuir a un entorno laboral positivo y cohesionado.

Capacidad para detectar y evaluar problemas en el servicio, y para decidir la mejor manera de proceder cuando no haya una solución clara.

Capacidad para asimilar y trabajar con eficiencia con un gran volumen de información relacionada con las prioridades administrativas y programáticas.
Don de gente y dotes de comunicación. Capacidad para interactuar con una gran red de contactos de nivel superior con criterio, tacto y diplomacia. Discreción para tratar asuntos confidenciales. 

Capacidad para trabajar con eficiencia en un entorno multicultural, con una actitud y un comportamiento modélicos, sensibles a las cuestiones de género, inclusivos y no discriminatorios.