Administrador/a de impresión y distribución

 

Grado: P3 

Número de la vacanteRAPS/2/2024/INTSERV/01 
Fecha de publicación: 20 de mayo de 2024
Fecha de cierre (medianoche hora de Ginebra): 2 de julio de 2024

 

Job ID: 11989 

Departamento: INTSERV 

Unidad: PRODOC 

Lugar de destino: Ginebra  

Tipo de contrato: Duración determinada  


 

Pueden participar:

  • Los candidatos/as internos/as de la OIT, con arreglo a lo dispuesto en los párrafos 31 y 32 del anexo I del Estatuto del Personal de la OIT.
  • Los candidatos/as externos/as.


Se anima a postular al personal con más de cinco años de servicio continuo en la OIT.

Las candidaturas de los funcionarios que ya se han retirado de la OIT o que se han jubilado anticipadamente no se tendrán en cuenta.

La OIT valora positivamente la diversidad de su personal y alienta las candidaturas de mujeres y hombres cualificados, con o sin discapacidad. Si no puede completar nuestro formulario de solicitud en línea debido a una discapacidad, por favor envíe un correo electrónico a ilojobs@ilo.org.

La OIT acoge con agrado a los solicitantes con experiencia en el trabajo con los mandantes de la OIT (gobiernos, organizaciones empresariales, y organizaciones de trabajadores).

Se tendrán especialmente en cuenta las candidaturas de personas que procedan de Estados Miembros no representados o insuficientemente representados, o bien de Estados Miembros que tendrán una representación escasa o nula en un futuro próximo. Se facilita una lista de esos países en la página web ILO Jobs: Nacionalidades no suficientemente representadas

Además de las entrevistas y exámenes que se puedan exigir a cualquier candidato/a, es necesario que todos/as los/as candidatos/as externos/as así como cualquier candidato/a interno/a que se presente a un puesto de una categoría superior completen con éxito el Centro de Evaluación de la OIT.

 

Sin perjuicio de las consideraciones generales establecidas en el Estatuto del Personal de la OIT, este anuncio de vacante es el único documento autorizado relativo a las calificaciones requeridas para este puesto. Las calificaciones mínimas requeridas se determinaron teniendo en cuenta las funciones y responsabilidades específicas de este puesto.

 

Los requisitos lingüísticos específicos para este puesto se detallan a continuación. No obstante, los candidatos que se presenten a las vacantes de la categoría de servicios orgánicos que no hayan superado su período de prueba en la OIT y cuya lengua materna no sea una de las lenguas de trabajo de la Oficina (español, francés e inglés), deberán poseer un conocimiento plenamente satisfactorio de al menos una de las lenguas de trabajo de la OIT. Si son nombrados, se les podrá exigir que adquieran un conocimiento de una segunda lengua de trabajo de la Oficina durante sus primeros años de servicio.

 

 

Introducción

El puesto está adscrito a la Unidad de Servicios de Gestión de la Producción (PMSERV), en la Unidad de Producción, Impresión y Distribución de Publicaciones y Documentos (PRODOC), que forma parte del Departamento de Servicios Internos y Administración (INTSERV). INTSERV se encarga de la gestión general de las instalaciones, los bienes y el inventario; la seguridad y protección; las tareas de impresión, publicación y distribución; las prerrogativas diplomáticas; los viajes y el transporte, la utilización de espacios públicos y los servicios internos generales  PRODOC se ocupa de todos los aspectos relativos a la publicación, incluidos el acceso libre, los derechos de autor, el diseño, la edición, la corrección de pruebas y el control de calidad, la producción digital y la impresión interna y externa de los documentos oficiales La Unidad produce y distribuye los documentos oficiales de la OIT, así como la mayoría de las publicaciones editadas en la sede de la OIT.
PMSERV se ocupa de la impresión, almacenamiento y distribución de los documentos y publicaciones oficiales de la OIT y de definir las normas y buenas prácticas relacionadas.  
El/la titular será responsable de administrar y supervisar las actividades relacionadas con la impresión y distribución de los documentos y publicaciones de la OIT que se imprimen y distribuyen interna y externamente. 
El puesto depende del Jefe de PMSERV.

Funciones específicas


1.    Responsable de la producción y distribución de todas las solicitudes de impresión recibidas de los departamentos y unidades de la sede de la OIT. 
2.    Tramitar todos los pedidos de impresión, asegurar el control de calidad de los productos finales, coordinar y supervisar la entrega de los documentos y realizar el seguimiento con el cliente. Decidir las solicitudes de impresión que se externalizarán en función de la carga de trabajo y las limitaciones técnicas. En función de la disponibilidad del proveedor externo de producción seleccionado, coordinar y organizar la producción y entrega de los documentos impresos con el apoyo administrativo y de compras de los Servicios de Gestión de Proyectos de Publicación de PRODOC.
3.    Responsable de coordinar y supervisar los servicios prestados por el proveedor externo de servicios de impresión. Planificar y coordinar la prestación de servicios, el flujo de trabajo general y las disposiciones administrativas. 
4.    Supervisar el desempeño del proveedor, hacer el seguimiento correspondiente y informar sobre el mismo Supervisar los requisitos de desempeño en términos de calidad, calendario, presupuesto y facturación. 
5.    Preparar análisis y estadísticas periódicos de la situación financiera y de producción en relación con las operaciones de impresión y distribución. Ajustar y actualizar la información de las publicaciones en el sistema de gestión de publicaciones una vez finalizada la producción.
6.    Supervisar las disposiciones financieras y administrativas relacionadas con la producción y distribución de documentación para reuniones oficiales, en colaboración con otros departamentos.
7.    Planificar y supervisar las operaciones de impresión interna, incluido el personal, la adquisición de equipos y la concesión de licencias. Velar por el desarrollo del personal, de conformidad con las recomendaciones de Recursos Humanos. 
8.    Hacer aportaciones a la mejora de los procesos de trabajo y hacer propuestas al Jefe de la Unidad.
9.    Desarrollar y mantener relaciones con los principales agentes de la industria y seguir las tendencias del sector. Desarrollar y mantener relaciones con el personal directivo pertinente de la OIT. Actuar de enlace con los organismos de las Naciones Unidas, los contactos de las redes y otras entidades pertinentes.
10.    Prestar apoyo a las operaciones de servicio de ventas y distribución, así como a las operaciones diarias con los distribuidores.
11.    Desempeñar otras tareas relacionadas que se le asignen.
 

 

Estas funciones específicas se ajustan a la descripción genérica del puesto correspondiente de la OIT, que comprende las funciones genéricas siguientes:

Funciones genéricas

  1. Supervisa los asuntos financieros, administrativos y de personal y prepara el plan de operaciones de la unidad de trabajo pertinente.
  2. Redacta textos y prepara presupuestos para las Propuestas de Programa y Presupuesto.  Participa en la preparación de documentos de proyecto presentados para conseguir financiación externa y prepara los informes presupuestarios finales sobre los proyectos aprobados.  Prepara otros informes y documentos sobre asuntos financieros y relativos a los proyectos.  Prepara la correspondencia relativa a cuestiones financieras, de gestión o de financiación.
  3. Controla los ingresos y los gastos y prepara análisis periódicos de la situación financiera.  Verifica las cuentas mensuales y toma medidas correctivas, examina las solicitudes de gastos teniendo en cuenta los recursos disponibles. Verifica facturas y aprueba pagos. Elabora distintos documentos relativos a transacciones financieras.
  4. Supervisa acuerdos financieros y administrativos para reuniones oficiales.
  5. Se Coordina con otros departamentos para establecer acuerdos financieros y administrativos.
  6. Gestiona los movimientos de personal.  Garantiza la coordinación con el Departamento de Desarrollo de los Recursos Humanos en lo tocante a la contratación.  Administra los acuerdos contractuales, particularmente los de colaboración externa.
  7. Controla la compra, el inventariado y el mantenimiento de mobiliario, equipo y suministros.
  8. Organiza los viajes y realiza los cálculos para las misiones.  En su caso, realiza misiones para examinar asuntos financieros y de gestión relativos a proyectos o para participar en la organización de seminarios.
  9. Examina y analiza la ejecución de proyectos y los informes sobre la marcha de los mismos para garantizar que los resultados obtenidos corresponden a los objetivos y para apreciar la necesidad de reasignar material o personal; propone cualesquiera otras medidas para mejorar la ejecución.
  10. Coordina y organiza seminarios y reuniones.
  11. Supervisa el trabajo del personal administrativo auxiliar.
  12. Responde a preguntas relativas a la programación y la gestión y garantiza el seguimiento necesario.

Calificaciones requeridas

Educación

Título universitario superior (máster o equivalente) en artes gráficas, publicaciones, distribución, gestión de publicaciones u otra disciplina afín. En lugar de un título universitario superior, se aceptará un título universitario de primer ciclo (licenciatura o grado equivalente) en uno de los campos  mencionados u otra disciplina relacionadas en combinación con dos años adicionales de experiencia profesional, además de la experiencia que se indica a continuación. 

Experiencia

Al menos cinco años de experiencia en impresión digital, publicación y distribución, inclusive en funciones de supervisión o coordinación.  Se requiere experiencia en gestión de proveedores, inclusive con proveedores de servicios externos.

Idiomas

Excelente dominio de un idioma de trabajo (inglés, francés, español) de la Organización, y conocimiento práctico de un segundo idioma de trabajo de la Organización.

Competencias

Además de las competencias básicas de la OIT, este puesto requiere:


Conocimiento sólido del Reglamento Financiero y la Reglamentación financiera detallada de la OIT. Conocimiento de los procedimientos y prácticas administrativos en un entorno internacional. Capacidad para investigar e interpretar diversas directrices y políticas para su aplicación en el tratamiento de cuestiones administrativas complejas. 
Conocimientos sólidos del sector de la impresión, la publicación y la distribución. Sólidos conocimientos en la producción de documentos y publicaciones impresos y digitales. Capacidad para establecer prioridades en los trabajos de impresión, asignar la capacidad de las máquinas y los recursos de producción a proyectos contrapuestos bajo una presión considerable, en particular durante conferencias y reuniones. Capacidad para planificar, organizar y supervisar la aplicación de flujos de trabajo eficaces y racionales. 
Experiencia sólida en externalización de servicios y gestión de proveedores.
Buenos conocimientos en distribución, almacenamiento y gestión de inventarios
Excelentes dotes de comunicación y de relaciones interpersonales, capacidad para entablar y mantener relaciones con las principales partes interesadas.
Gran capacidad analítica y de resolución de problemas, así como de gestión de los cambios. 
Capacidad para gestionar proyectos y prioridades múltiples y para trabajar bajo presión. Gran capacidad de organización. 
Capacidad para trabajar de forma independiente y en equipo
Conocimientos informáticos: buenos conocimientos de programas informáticos de preimpresión, Adobe Acrobat, Quite Imposing y de sistemas gestión de publicaciones. 
Capacidad para fomentar un entorno de trabajo productivo, junto con una mentalidad de trabajo en equipo para establecer y mantener una comunicación eficaz con colegas y asociados externos.
Capacidad para trabajar en un entorno multicultural y para demostrar un comportamiento y una actitud no discriminatorios y sensibles a las cuestiones de género.

 


 

Condiciones de empleo

  • Todo contrato/prórroga de contrato se rige por el Estatuto del Personal de la OIT y por las demás normas internas aplicables. Cualquier oferta de empleo con la OIT está supeditada a la certificación por el Asesor Médico de la OIT de que la persona en cuestión esté apta físicamente para desempeñar las exigencias inherentes y específicas de la posición ofrecida. Por consiguiente, antes de confirmar la oferta de contratación, se solicitará al candidato seleccionado someterse a un examen médico.
  • El primer contrato se prorrogará por un período de 24 meses.
  • Si la persona seleccionada fuere un candidato externo, quedará sujeta a prueba durante sus dos primeros años de servicio.
  • Toda prórroga de contrato posterior al período de prueba se subordina a que la persona haya tenido, durante ese período, una conducta y un desempeño satisfactorios.

Para más información sobre las condiciones de empleo, sírvase consultar la página Contratación internacional en el sitio web ILO Jobs.

 

Información importante

 

Se informa a los funcionarios/as de la categoría de servicios generales interesados/as en solicitar este puesto que, en caso de ser seleccionados/as, se les ofrecerá el sueldo y los subsidios aplicables al grado del puesto solicitado, lo que puede dar lugar a cambios sustanciales en su remuneración neta. De conformidad con el artículo 3.4 del Estatuto del Personal de la OIT, el sueldo de un/a funcionario/a, en caso de ascenso, no será en ningún caso superior al sueldo máximo del grado al que haya sido ascendido/a. Para cualquier pregunta o aclaración, sírvase ponerse en contacto con su colaborador de recursos humanos en hrpartner@ilo.org.

 

Proceso de reclutamiento

 

Sírvase tomar nota de que los candidatos deben rellenar un formulario en línea. Para presentar su candidatura, visite el sitio de contratación electrónica de la OIT, ILO JobsEl sistema le indicará los pasos que deberá seguir para presentar su candidatura en línea.

 

Evaluaciones (las cuales pueden incluir una o varias pruebas escritas y una pre-entrevista basada en las competencias) y las entrevistas se llevarán a cabo, en principio, durante los 3 a 4 meses posteriores a la fecha de cierre. Los candidatos deberán garantizar su disponibilidad en caso de pré-selección.

 

Dependiendo de la ubicación y disponibilidad de los candidatos, asesores y miembros del jurado en las entrevistas, la OIT se reserva el derecho a utilizar tecnologías de comunicación como Skype, videoconferencia, e-mail, etc. para llevar a cabo la evaluación de los candidatos en las distintas etapas del proceso de contratación, incluyendo el centro de evaluación, las pruebas técnicas y las entrevistas.

 

La OIT tiene una política de cero tolerancia ante la explotación y los abusos sexuales, y velará con determinación por que ningún miembro del personal ni ninguno de los beneficiarios de la asistencia de la Organización sea víctima, directa o indirectamente de actos de explotación y abusos sexuales. Para garantizar que la Organización no contrate a personas con un historial comprobado de explotación, abusos sexuales, acoso sexual u otros tipos de conductas abusivas, la OIT puede realizar una verificación de los antecedentes de los candidatos bajo consideración.

 

Peligro fraude

 

La OIT no cobra gastos en ninguna de las etapas del proceso de selección: presentación de la candidatura, entrevista, tramitación o formación. No deberían tomarse en consideración los mensajes que no procedan de direcciones de correo electrónico de la OIT- ilo@org. Además, la OIT no exige ni precisa datos bancarios de los candidatos.