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Secrétaire principal (administration)

 

Grade: G5  

Date de publication: 3 octobre 2019
Date de clôture (minuit, heure de Genève): 4 novembre 2019

No. du poste: GENEVA/GS/2019/12
 

Job ID: 1895 
Département: JUR 
Unité: JUR 
Lieu d'affectation: Genève   
Type de contrat: Durée déterminée 


 

Le processus de recrutement des services généraux (GS) est soumis aux règles de recrutement local et de l'Article 4.3 du Statut du Personnel du BIT. Dans ce cadre, le BIT n'offrira un contrat qu'aux personnes qui sont en possession d'un statut de résident valable en Suisse ou qui résident actuellement en France voisine.

 

Peuvent participer:

  • Les candidats/tes internes du BIT, en accord avec les paragraphes 31 et 32 de l'annexe I du Statut du personnel.
  • Les candidats/tes ayant plus de cinq années de services continu au sein de l'organisation sont également éligibles, et sont encouragé(e)s à postuler. Une attention particulière leur sera apportée au moment de la revue des candidatures et de l'évaluation.
  • Candidats/tes externes*

 

Le BIT attache une grande importance à la diversité parmi son personnel. Les candidatures de femmes et d'hommes qualifiés, et aussi celles de personnes handicapées sont encouragées. Si vous vous trouvez dans l'incapacité de compléter le formulaire en ligne du fait d'un handicap, veuillez envoyer un courriel à ilojobs@ilo.org.

 

Les candidats/tes pourraient être amené(e)s à passer une épreuve de connaissances en Microsoft Word, Excel et/ou Power Point, ou d'autres épreuves écrites. Outre les entretiens et épreuves que tout candidat peut être tenu de passer, la réussite du Centre d'évaluation du BIT est requise pour tout candidat externe.

 

*Conditions d'emploi pour les candidats externes: Conformément à la pratique en vigueur au BIT, le/la candidat/e extérieur/e sera normalement recruté/e au premier échelon de ce grade. Le salaire d'entrée pour ce grade est : 75084 CHF par an.

Introduction

Le poste est à pourvoir au bureau du Conseiller juridique (JUR), qui fournit un large éventail de services juridiques à l’Organisation et à ses organes (au Bureau, à la Conférence internationale du Travail et au Conseil d’administration) et relève directement du Directeur général. Ce travail est mené à bien par une équipe restreinte et spécialisée, au siège de l’OIT.

 

Le/la titulaire du poste assurera tout un ensemble de services de secrétariat et d’appui administratif de haut niveau au sein de l’unité de travail.

 

Le/la titulaire relèvera du Conseiller juridique.

Tâches spécifiques

 

1. Assumer la responsabilité du téléchargement des documents sur les sites Web de l’unité; préparer des rapports, des exposés et des graphiques extraits des bases de données et du Web.

2. Rassembler et organiser les éléments d’information pertinents, veiller au respect des délais et préparer les réponses standard et la documentation nécessaire aux fins des services que JUR fournit au Tribunal administratif, à la Conférence internationale du Travail, au Conseil d'administration, aux réunions régionales, aux réunions sectorielles, aux réunions d’experts et aux autres réunions de l'OIT, ainsi que dans le cadre de la ratification et de l’enregistrement des conventions internationales du travail.

3. Assumer les fonctions de responsable des feuilles de congés pour JUR. Assurer le suivi des rapports d'évaluation du comportement professionnel et d'autres questions liées aux ressources humaines. Prendre les dispositions logistiques requises en vue de l’attribution des espaces et des installations de bureau lorsque les mouvements de personnel le nécessitent. Faire office de point focal pour les stagiaires. Informer le personnel des règles applicables en matière de voyages et d’indemnités.

4. Effectuer les opérations nécessaires pour autoriser et engager des dépenses dans le système intégré d’information sur les ressources (IRIS). Etablir les demandes d’achat, les bons de commande, les autorisations de voyage et d’autres formulaires administratifs dans IRIS et veiller à ce que les services administratifs compétents en assurent le traitement. 

5. Vérifier et saisir les informations dans la base de données utilisée pour la vérification des pouvoirs de la Conférence internationale du Travail et des réunions régionales. Participer au processus d’enregistrement des délégués à la Conférence et aux réunions régionales et fournir un appui administratif au secrétariat de la Commission de vérification des pouvoirs de la Conférence et des réunions régionales.

6. Vérifier les notes verbales et les projets d'attestation émis par JUR conformément aux procédures du Bureau.

7. Assurer la fourniture d’articles de papeterie pour JUR et contrôler l'allocation budgétaire prévue à cet effet.

8. S’acquitter de toute autre tâche pertinente demandée.


Ces tâches spécifiques complètent la description générique établie par le BIT pour ce poste, à savoir:

Tâches génériques
  1. Analyser, enregistrer, attribuer le courrier, la correspondance (souvent confidentiels) et les documents aux membres de l’unité de travail, ou en surveiller la distribution. Recommander des délais et des dates de suivi, et coordonner les réponses. Assurer le suivi de l’état d’avancement du travail impliquant la préparation de la correspondance et des rapports.
  2. Rédiger en deux langues la correspondance administrative. Réviser et corriger la correspondance, les rapports et les documents rédigés par d’autres collaborateurs afin d’en vérifier la mise en page, l’orthographe et la grammaire, en particulier s’agissant des documents présentés au supérieur hiérarchique pour signature. Assurer la traduction informelle de la correspondance dans une langue.
  3. Mettre au point et tenir à jour les systèmes de classement et de référence, manuels ou automatisés, de l’unité de travail. Préparer, en consultation avec le personnel des services organiques, des dossiers d’information sur des sujets déterminés, identifier la nature des besoins du supérieur hiérarchique et réunir le matériel de référence approprié.
  4. Fournir un soutien administratif lors des réunions et des conférences organisées à Genève et ailleurs. Participer aux réunions, prendre des notes et rédiger des comptes rendus selon que de besoin. Tenir à jour le programme de voyage des membres de l’unité de travail, prendre les dispositions de voyage nécessaires, assurer le suivi des voyages prévus et effectués et tenir les informations à jour pour suivre l’utilisation des fonds. Orienter et conseiller les autres membres du personnel des services généraux à propos des procédures. Suivre les mouvements de personnel, les congés et les indemnités. Fixer des priorités de travail et veiller à la répartition équitable de la charge de travail entre les autres membres du personnel des services généraux.
  5. Trier les demandes de rendez-vous avec le supérieur hiérarchique en fonction de leur nature et de l’urgence, fixer des rendez-vous préliminaires, confirmer les horaires convenant aux deux parties et déplacer les rendez-vous en cas d’imprévus. Trouver d’autres modes de renvoi et de traitement des demandes extérieures par l’unité de travail ou d’autres unités.
  6. Traiter des déclarations, rapports et études, y compris des tableaux statistiques, etc., en utilisant différents logiciels de traitement de texte ou autres à partir de manuscrits et d’autres sources. Effectuer des recherches dans des bases de données pour connaître l’état d’avancement de cas intéressant particulièrement le supérieur hiérarchique et pour obtenir des mises à jour de rapports et de statistiques de gestion standard. Le/la titulaire peut être appelé(e) à actualiser des pages Web.
Qualifications requises
Formation

Le/la titulaire doit avoir achevé ses études secondaires ou une formation commerciale. Un diplôme de secrétariat et des compétences relatives à l'utilisation de l'Internet seraient un avantage.

Expérience

Cinq à six ans d’expérience du travail de secrétariat, dont au moins trois au sein de l’Organisation ou au sein d’une autre organisation internationale ou d’un cabinet juridique.

Langues

Excellente maîtrise de deux des langues officielles de l’Organisation (anglais, français, espagnol), y compris l’aptitude à rédiger la correspondance administrative dans les deux langues. La connaissance d’une troisième langue officielle serait un atout.

Compétences

En plus des compétences essentielles du BIT, ce poste requiert:

Compétences techniques

Connaissance des logiciels de traitement de texte et de messagerie. Avoir connaissance des règles internes de préparation des documents et des systèmes de classement. Aptitude à répondre, de façon appropriée, aux questions formulées par téléphone ou en personne. Aptitude à travailler efficacement avec ses collègues. Aptitude à organiser son propre travail. Aptitude à effectuer des recherches sur Internet. Aptitude à utiliser d’autres progiciels requis pour l’unité de travail. La connaissance des logiciels d’actualisation des pages Web peut être nécessaire. Connaissance des procédures à suivre pour mettre au point et tenir à jour le système de classement. Connaissance des procédures à suivre pour établir des formulaires administratifs. Aptitude à obtenir les services d’autres unités de travail internes ou externes pour l’exécution de certaines tâches. Aptitude à évaluer la correspondance et les demandes de renseignements afin de déterminer la suite qu’il convient de leur donner. Aptitude à effectuer des recherches dans des bases de données et à en extraire des informations, et à établir des rapports. Connaissance des procédures s’appliquant aux missions et autres voyages officiels. Connaissance des règles et procédures régissant les congés.

Compétences comportementales
Aptitude à répondre aux questions des délégués et autres visiteurs. Aptitude à identifier les documents d’information et de référence pertinents pour des tiers, à examiner les requêtes afin d’en déterminer l’urgence et la priorité et à préserver la confidentialité. Souplesse. Aptitude à établir des priorités lors du traitement de plusieurs tâches. Faire preuve d’une discrétion absolue lors du traitement de questions confidentielles. Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement non sexiste et non discriminatoire.


 

Processus de recrutement

 

Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne. Pour se faire, veuillez vous rendre sur le site e-Recruitment du BIT à l'adresse suivante : https://jobs.ilo.org/. Le système fournit les instructions nécessaires afin de faciliter la procédure de demande en ligne.

 

L'évaluation (qui peut inclure une ou plusieurs épreuves écrites et d'un entretien préalable basé sur les compétences) et les entretiens auront lieu, en principe, entre 1 à 3 mois suivant la date de clôture. Les candidat(e)s sont prié(e)s d'assurer leur disponibilité en cas de pré-sélection.

 

Alerte à la fraude

 

Le BIT ne facture aucun frais à aucun moment du processus de recrutement, que ce soit au moment de postuler, pour l'entretien, la procédure de recrutement proprement dite ou la formation. Les messages émanant d'addresses email différentes de celles du BIT - ilo@.org - ne doivent en aucun cas être considérées. En outre, le BIT n'a pas besoin et ne demande pas de connaître les informations relatives au compte bancaire du postulant.