Secrétaire du département

Introduction

Le poste est à pourvoir dans l'Unité d'appui à la gestion (MSU) du Département de statistique (STATISTICS). STATISTICS est responsable de la collecte, de la production et de la diffusion des statistiques du travail publiées sur ILOSTAT, la base de données qui centralise les statistiques du BIT. Il appuie l'élaboration des normes statistiques internationales dans le domaine du travail décent dans le cadre des activités de la Conférence internationale des statisticiens du travail (CIST), de la Commission de statistique et de la Division de statistique des Nations Unies, ainsi que d'autres instances internationales. STATISTICS fournit une assistance technique aux mandants de l'OIT en vue d'améliorer leur capacité à produire des données primaires conformément aux normes, classifications et concepts convenus, en particulier à élaborer des enquêtes auprès des ménages, ainsi que d’autres types d’enquêtes, et à utiliser de manière adéquate les normes statistiques internationales. Le Département est également chargé du renforcement des capacités des mandants de l’OIT, de la collecte de données harmonisées ainsi que de l'établissement de rapports sur les indicateurs mondiaux de suivi des objectifs de développement durable (ODD) dont l’OIT est responsable.

Les fonctions administratives et de secrétariat pour l'ensemble du département sont centralisées au niveau de MSU. Le/la titulaire du poste intervient comme secrétaire du directeur du département, fournit un soutien de haut niveau en matière de gestion administrative et exerce la fonction de point focal du département pour les questions administratives afin de soutenir les initiatives du département. En outre, il/elle fournit un soutien administratif et de secrétariat aux membres du personnel du département. 

Le/la titulaire du poste travaillera sous la supervision du chef de l'Unité d'appui à la gestion de STATISTICS. 

Tâches spécifiques

1.Accomplir les tâches administratives et de secrétariat requises par le directeur de STATISTICS :  organiser et tenir à jour l’emploi du temps du directeur en tenant compte du degré de priorité et d’urgence ;  organiser et coordonner les réunions du directeur avec les délégués pendant les sessions de la Conférence internationale du Travail et du Conseil d'administration ; organiser la participation du directeur aux réunions (internes et externes); organiser les missions entreprises par le directeur, en préparant les calendriers des réunions, les dossiers d'information et toutes les tâches administratives connexes. Filtrer les appels au directeur et les diriger vers le fonctionnaire concerné au sein du département. 
2.Assurer la liaison avec les départements et les bureaux extérieurs pour l'organisation de réunions en présentiel et en ligne. Organiser les réunions du département avec les autres membres de l'Équipe mondiale d'appui technique mondiale et les réunions de l'équipe de l'unité, selon les besoins. Fournir un soutien logistique à l'organisation de réunions officielles, d’ateliers et d’autres événements en réservant les salles, en prenant des dispositions pour l'interprétation et pour toutes autres activités de préparation. Correspondre avec les mandants au sujet de leur participation aux réunions, prendre des dispositions internes pour leur participation et répondre à leurs questions à cet égard. Diriger les services d’appui du secrétariat et surveiller les dispositions administratives pour les réunions, notamment la Conférence internationale des statisticiens du travail.
3.Traiter les demandes d'informations complexes et les demandes de renseignements de manière indépendante ; répondre ou rédiger des réponses à une série de correspondances et autres communications.
4.Exercer les fonctions de point focal pour les évaluations du comportement professionnel. Suivre et contrôler les délais afin de veiller à ce que les rapports d'évaluation concernés soient complétés en temps voulu conformément au cycle du suivi du comportement professionnel fixé. Participer aux réunions des points focaux et aux sessions d'information et tenir le personnel du département informé des développements. Fournir une assistance aux collègues sur les questions relatives aux évaluations du comportement professionnel et assurer la liaison avec HRD à cet égard.
5.Assurer le suivi de tous les types de contrats, y compris ceux des différents consultants, et suivre avec le personnel intéressé le renouvellement, l'expiration et le paiement de leurs contrats en coordination avec HRD et les autres unités concernées. Tenir à jour les tableaux d'effectifs et de budgets pour ces contrats.
6.Approuver tous les types de congés dans IRIS conformément aux règles officielles, tenir le personnel au courant des procédures et répondre à ses questions à cet égard.
7.Se tenir informé(e) de l’évolution des règles, dispositions réglementaires, politiques, procédures et directives administratives ainsi que d’autres faits nouveaux dans ce domaine, et orienter les membres du personnel en vue de renforcer leurs connaissances.

section facultative (si nécessaire)

8.Tenir un relevé des missions et des rapports de mission pour l'ensemble du département et en assurer le suivi pour garantir une livraison dans les délais.
9.Exercer la fonction de préparateur dans IRIS et traiter les demandes d'achat, les bons de commande, y compris les contrats des collaborateurs extérieurs et les contrats de service et veiller à ce que les services administratifs compétents en assurent le traitement.
10.Examiner l'efficacité des systèmes de classement et de référence du département et recommander des améliorations en vue de garantir que celles-ci soient tenues à jour et accessibles de manière efficace. Assurer la mise à jour des sites Web, des bases de données et d'autres systèmes de gestion de l'information. Préparer, résumer et annoter des dossiers spéciaux d’information et de planification des réunions.
11.S’acquitter des autres tâches pertinentes demandées.
Ces tâches spécifiques complètent la description générique établie par le BIT pour ce poste, à savoir :

Tâches génériques

1.Analyser, assigner, suivre, recevoir et distribuer le courrier, la correspondance et les documents pour une unité de travail importante et diversifiée, identifier la correspondance complexe ou sensible à traiter par le supérieur hiérarchique ou des tiers.  Suggérer et contrôler les délais pour une série de travaux coordonnés ou en chaîne nécessaire à la préparation du produit final dans le cadre des délais généraux approuvés.  
2.Fixer les priorités de travail, assurer le partage équitable de la charge de travail pour les autres membres du personnel des services généraux, en particulier pendant les périodes d’affluence, stipuler les délais et réviser le travail achevé avant de le soumettre au supérieur hiérarchique pour signature. 
3.Rédiger dans deux langues la correspondance générale et administrative en faisant appel à une analyse de fond.  Corriger la correspondance, les rapports et les documents préparés par des tiers, en vérifier la mise en forme, l’orthographe, la grammaire et le respect des règles administratives en vigueur.  Traduire la correspondance dans une langue de façon informelle.  Répertorier et procéder à une première relecture d’épreuve des documents officiels conformément au format et aux pratiques d’édition approuvées.  
4.Examiner les demandes de rendez-vous avec le supérieur hiérarchique et fixer les rendez-vous.  Coordonner et expédier à l’ensemble du bureau les réponses aux questions sensibles formulées par téléphone ou par écrit et adressées à l’unité de travail (au nom du supérieur hiérarchique).  Fournir des informations générales aux collaborateurs et leur communiquer les attentes relatives au travail en cours directement lié à leur domaine d’activité. Suivre l’état d’avancement du travail et des affaires administratives ou financières d’intérêt particulier pour le supérieur hiérarchique.  Participer aux réunions, prendre des notes et rédiger le compte rendu des travaux.
5.Examiner les problèmes, d’ordre administratif ou de personnel, rencontrés par les collaborateurs et fournir des informations pour les résoudre. Fournir les informations pertinentes au supérieur hiérarchique et aux cadres chargés d’adopter les mesures nécessaires.  Déterminer et préparer les informations générales pour justifier la nécessité d’un ajustement des procédures administratives ou de l’adoption de nouvelles procédures afin de garantir le contrôle des communiqués, de la correspondance et de l’appui du secrétariat lors des réunions et conférences.  
 

Qualifications requises

Formation

Le/la titulaire doit avoir achevé ses études secondaires. Formation professionnelle dans un domaine pertinent.

Expérience

 Six ans d’expérience professionnelle dans le domaine de l'administration générale et de l’appui administratif.

Langues

Excellente maîtrise de deux langues de travail (anglais, français, espagnol) de l’Organisation, y compris une aptitude à bien rédiger dans les deux langues.

Compétences

En plus des compétences essentielles du BIT, ce poste requiert:

Connaissance des logiciels de traitement de texte et de courrier électronique. Connaissance des règles internes de préparation de documents et maîtrise des systèmes de classement. Aptitude à répondre, de façon appropriée, aux questions formulées par téléphone ou directement.  Aptitude à travailler efficacement avec ses collègues. Aptitude à organiser son propre travail. Aptitude à effectuer des recherches sur Internet.  Maîtrise des progiciels requis par l'unité de travail. La connaissance des logiciels d'actualisation des sites Web peut être nécessaire. Connaissance des procédures pour mettre au point et tenir à jour le système de classement.  Connaissance des procédures pour la préparation de formulaires administratifs.  Aptitude à obtenir les services d’autres unités de travail internes ou externes pour l’exécution de certaines tâches.  Aptitude à évaluer la correspondance et les demandes de renseignements pour déterminer la meilleure marche à suivre.  Aptitude à effectuer des recherches dans des bases de données et à en extraire des informations ainsi qu’à compiler des rapports.  Connaissance des procédures régissant les missions et autres voyages officiels.  Connaissance des règles et procédures régissant les congés. Aptitude à répondre aux questions des délégués et autres visiteurs.  Aptitude à trouver la documentation générale et de référence pour des tiers, à examiner les requêtes afin d'en déterminer l'urgence et les priorités, et à respecter le caractère confidentiel de certains sujets.  Discrétion dans le traitement des questions confidentielles.  Souplesse. Connaissance des dispositions réglementaires propres au domaine de spécialisation (finances, relations, publications, réunions).  Bonne connaissance du programme de travail de l’unité de travail à laquelle le/la titulaire a été affecté(e). Aptitude à accueillir des visiteurs de haut niveau et à répondre à des questions en faisant appel à différentes sources.  Aptitude à identifier les problèmes et à trouver des solutions.  Faculté d’encadrement.  Discernement.  Excellente aptitude à gérer son temps. Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement non discriminatoire et sensible aux considérations de genre.