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Secrétaire 80%

 

Grade: G3  

No. du poste:GENEVA/GS/2021/07

Date de publication: 12 novembre 2021
Date de clôture (minuit, heure de Genève): 10 décembre 2021

 

Job ID: 7010 
Département: NORMES 
Unité: LIBSYND 
Lieu d'affectation: Genève   
Type de contrat: Durée déterminée 


 

Le processus de recrutement des services généraux (GS) est soumis aux règles de recrutement local et de l'Article 4.3 du Statut du Personnel du BIT. Dans ce cadre, le BIT n'offrira un contrat qu'aux personnes qui sont en possession d'un statut de résident valable en Suisse ou qui résident actuellement en France voisine.

 

Peuvent participer:

  • Les candidats/tes internes du BIT, en accord avec les paragraphes 31 et 32 de l'annexe I du Statut du personnel.
  • Les candidats/tes ayant plus de cinq années de services continu au sein de l'organisation sont également éligibles, et sont encouragé(e)s à postuler. Une attention particulière leur sera apportée au moment de la revue des candidatures et de l'évaluation.
  • Candidats/tes externes*

 

Le BIT attache une grande importance à la diversité parmi son personnel. Les candidatures de femmes et d'hommes qualifiés, et aussi celles de personnes handicapées sont encouragées. Si vous vous trouvez dans l'incapacité de compléter le formulaire en ligne du fait d'un handicap, veuillez envoyer un courriel à ilojobs@ilo.org.

 

Les candidats/tes pourraient être amené(e)s à passer une épreuve de connaissances en Microsoft Word, Excel et/ou Power Point, ou d'autres épreuves écrites. Outre les entretiens et épreuves que tout candidat peut être tenu de passer, la réussite du Centre d'évaluation du BIT est requise pour tout candidat externe.

 

*Conditions d'emploi pour les candidats externes: Conformément à la pratique en vigueur au BIT, le/la candidat/e extérieur/e sera normalement recruté/e au premier échelon de ce grade. Le salaire d'entrée pour ce grade est : 63142 CHF par an.

Introduction

Le poste est à pourvoir dans le Service de la liberté syndicale (LIBSYND), au sein du Département des normes internationales du travail. LIBSYND comprend des unités couvrant la liberté syndicale, la négociation collective, la protection de l'emploi et la gouvernance. Le service assure le secrétariat de la Commission d'experts pour l'application des conventions et recommandations (CEACR), de la Commission de l'application des normes de la Conférence internationale du Travail et du Comité de la liberté syndicale (CLS). 
Le/la titulaire du poste sera chargé(e) d’assurer des tâches de secrétariat et d'appui administratif pour le chef de service et les membres des équipes des unités susmentionnées, en assurant le suivi efficace des rapports et de la correspondance. Le/la titulaire du poste, comme pour tous les postes d’appui au département, contribue au bon fonctionnement des activités de l'ensemble du département, y compris le fonctionnement du système de contrôle, l’appui à la Commission de l'application des normes de la Conférence internationale du Travail, au Comité de la liberté syndicale du Conseil d'administration et à la CEACR. Le/la titulaire du poste travaille en étroite collaboration avec le secrétaire principal et les autres membres de l'équipe, qui assignent, orientent et vérifient le travail.

Le/la titulaire du poste relèvera du chef de service.

Tâches spécifiques

1.    Recevoir, enregistrer et distribuer le courrier, la correspondance et les documents au personnel de l'unité de travail en suivant les directives établies. Informer le personnel des échéances établies et des dates de suivi.

2.    Aider à la préparation de la correspondance et des rapports et à la compilation de l'information. Photocopier, assembler et distribuer les documents établis.

3.    Mettre au point et tenir à jour les systèmes de classement et de référence de l'unité de travail selon les procédures en vigueur.

4.    Fournir un soutien logistique pour les réunions et les conférences. Régler les dispositions pour les voyages et les réservations d’hôtel et recueillir les documents de voyage. Préparer des dossiers pour les réunions en fonction d’instructions spécifiques.

5.    Transcrire des déclarations, des rapports et des études, y compris des tableaux statistiques, etc. à partir de manuscrits et d’autres sources en utilisant divers logiciels de traitement de textes.

6.    Sur la base d'instructions détaillées et d'informations complètes, saisir des données dans le système intégré d'information sur les ressources (IRIS) (PGI) pour la préparation de formulaires administratifs (par exemple, autorisations de voyage).

Ces tâches spécifiques complètent la description générique établie par le BIT pour ce poste, à savoir:

Tâches génériques

1.    Traiter un ensemble de documents (correspondance, rapports, tableaux, présentations, manuscrits) au moyen des logiciels de traitement de textes appropriés. Corriger la syntaxe, la ponctuation, la grammaire et mettre en forme correctement le matériel et les documents préparés par des tiers, conformément à l'usage de l'Organisation. Envoyer des messages électroniques.

2.    Classer le courrier et les documents et les extraire des systèmes de classement établis, aussi bien manuels qu’électroniques. Préparer des dossiers pour les réunions en fonction d’instructions spécifiques. Étoffer les différentes bases de données utilisées par l’unité.  

3.    Aider à l’assemblage et à la distribution des documents de réunions, y compris, s’il y a lieu, au traitement de texte. Aider, conformément aux instructions, à la logistique des réunions et exécuter diverses tâches, notamment la collecte des documents de voyage (visas, laissez-passer, etc.) auprès des services appropriés et, s’il y a lieu, procéder au suivi.  

4.    Recevoir les requêtes formulées par téléphone ou personnellement et orienter vers le personnel compétent. Fixer, sur demande, les rendez-vous des fonctionnaires ou de l’unité de travail.  

Qualifications requises

Formation

Le/la titulaire doit avoir achevé ses études secondaires ou une école de commerce.

Expérience

Deux ans d’expérience du travail de secrétariat

Langues

Excellente maîtrise d'une des langues officielles de l'Organisation (anglais, français, espagnol). Aptitude de base à lire et à écrire dans une seconde langue officielle de l'Organisation pour répondre au téléphone et retranscrire des textes écrits. La connaissance de l'espagnol serait un avantage.

Compétences

En plus des compétences essentielles du BIT, ce poste requiert:

 

Outre les compétences essentielles définies par le BIT, ce poste requiert les compétences suivantes:

Compétences techniques:

Connaissance des logiciels de traitement de texte et de courrier électronique. Être familiarisé avec les règles internes de préparation de documents et maîtrise des systèmes de classement. Aptitude à répondre, de façon appropriée, aux questions formulées par téléphone ou directement. Aptitude à travailler efficacement avec ses collègues. Faculté d’organisation de son propre travail

 

Compétences comportementales:

Discrétion et respect de la confidentialité dans un domaine hautement sensible des activités du Bureau. Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement non discriminatoire et sensible aux considérations de genre.


 

Processus de recrutement

 

Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne. Pour se faire, veuillez vous rendre sur le site e-Recruitment du BIT à l'adresse suivante : https://jobs.ilo.org/. Le système fournit les instructions nécessaires afin de faciliter la procédure de demande en ligne.

 

L'évaluation (qui peut inclure une ou plusieurs épreuves écrites et d'un entretien préalable basé sur les compétences) et les entretiens auront lieu, en principe, entre 1 à 3 mois suivant la date de clôture. Les candidat(e)s sont prié(e)s d'assurer leur disponibilité en cas de pré-sélection.

 

Alerte à la fraude

 

Le BIT ne facture aucun frais à aucun moment du processus de recrutement, que ce soit au moment de postuler, pour l'entretien, la procédure de recrutement proprement dite ou la formation. Les messages émanant d'addresses email différentes de celles du BIT - ilo@.org - ne doivent en aucun cas être considérées. En outre, le BIT n'a pas besoin et ne demande pas de connaître les informations relatives au compte bancaire du postulant.