Secrétaire

Introduction

Le poste est à pourvoir dans l’Unité de la politique normative et dans l'Unité des rapports et de la Chancellerie, au sein du Département des normes internationales du travail (NORMES). Conformément à la Déclaration du centenaire de l’OIT pour l’avenir du travail, NORMES s’emploie à faire en sorte que les normes internationales du travail répondent au mieux aux besoins du monde du travail et qu’elles constituent un moyen efficace de réaliser les objectifs constitutionnels de l’Organisation.  Plus précisément, NORMES est chargé : i) de concevoir et de mettre en œuvre les activités normatives de l’OIT conformément à la politique normative adoptée par le Conseil d’administration ; ii) d’offrir un soutien et des services d'appui à tous les organes de contrôle de l’OIT ; iii) de promouvoir la cohérence et la coopération à l'échelle du Bureau dans le domaine des normes internationales du travail.

Le/la titulaire du poste appuie les activités de l'Unité de la politique normative, en fournissant des services de secrétariat, de même que celles de l'Unité des rapports et de la Chancellerie, en apportant un soutien aux organes de contrôle, en répondant aux demandes courantes, en tenant à jour des bases de données et en compilant des informations pour la préparation des rapports.

Sous la direction générale de la directrice de NORMES, le/la titulaire du poste relève du chef de l’Unité de la politique normative ainsi que du superviseur de l’Unité des rapports et de la Chancellerie. 
 

Tâches spécifiques

1.    Apporter un soutien en matière de secrétariat aux réunions et au suivi du Groupe de travail tripartite du mécanisme d’examen des normes, aux sessions de la CEACR, à la Commission de l'application des normes de la Conférence internationale du Travail et à d'autres réunions liées au système de contrôle. 
2.    Recevoir et enregistrer dans la base de données NORMLEX les rapports des États Membres au titre des articles 19, 22 et 35 de la Constitution de l'OIT sur les normes internationales du travail.  Recevoir et enregistrer les observations adressées par les organisations d'employeurs et de travailleurs au titre de l'article 23 de la Constitution de l'OIT, et préparer la correspondance y afférente. Traiter les rapports et les observations des partenaires sociaux par le biais du système de gestion des flux de travail de la CEACR. Assurer la liaison et le suivi avec les unités de travail concernées pour la traduction de documents, selon les besoins.
3.    Répondre, oralement et par écrit aux questions internes et externes courantes, en particulier à celles des gouvernements et des partenaires sociaux, relatives au statut des instruments internationaux et plus généralement aux normes internationales du travail.
4.    Préparer et distribuer diverses communications en utilisant le format électronique.
5.    S’acquitter des autres tâches pertinentes demandées.

Ces tâches spécifiques complètent la description générique établie par le BIT pour ce poste, à savoir:

Tâches génériques

1. Traiter un éventail de documents (correspondance, rapports, tableaux, présentations, manuscrits) au moyen des logiciels de traitement de textes appropriés. Le titulaire peut être appelé à transcrire des textes sous dictée ou à partir d’enregistrements. Corriger la syntaxe, la ponctuation, la grammaire et mettre en forme correctement le matériel et les documents préparés par des tiers, conformément à l’usage de l’organisation. Envoyer des télécopies et des messages électroniques. Le titulaire peut être appelé à actualiser des bases de données et des sites web spécialisés.
2. Trier, inscrire, selon que de besoin, et faire suivre le courrier et la correspondance. Informer le personnel responsable des dates de suivi et les leur rappeler et surveiller les délais de réponse ou d’action spécifiques. Rédiger la correspondance courante dans une langue et dactylographier dans deux langues. Procéder au suivi des mesures administratives.
3. Mettre au point et tenir à jour les systèmes de classement et de référence de l’unité de travail. Préciser les besoins conjointement aux services organiques en matière de spécifications des documents et de localisation afin de faciliter les recherches et les références. Tenir à jour la papeterie et autres fournitures de base de l’unité. 
4. Fournir des services généraux de secrétariat pour les réunions.  
5. Recevoir, évaluer et acheminer les questions formulées par téléphone ou personnellement en deux langues vers le personnel ou l’unité compétents. Prendre des rendez-vous pour le Chef d’unité ou le personnel de la catégorie professionnelle. Accueillir les visiteurs. Prendre les dispositions de voyages.

Qualifications requises

Formation

Le/la titulaire doit avoir achevé ses études secondaires ou une école commerciale.

Expérience

Quatre ans d’expérience du travail de secrétariat ou équivalent.

Langues

Excellente connaissance d'une langue de travail ( anglais, français, espagnol) et bonne connaissance d'une seconde langue pour répondre aux demandes de renseignements d'ordre général, acheminer le courrier et recevoir des visiteurs.

Compétences

En plus des compétences essentielles du BIT, ce poste requiert:
Connaissance des logiciels de traitement de texte et de courrier électronique. Être familiarisé avec les règles internes de préparation de documents et maîtrise des systèmes de classement. Aptitude à répondre, de façon appropriée, aux questions formulées par téléphone ou directement. Aptitude à travailler efficacement avec ses collègues. Aptitude à organiser son propre travail. Aptitude à effectuer des recherches sur Internet. Aptitude à travailler avec les progiciels requis par l'unité de travail. La connaissance des logiciels d’actualisation des pages Web peut être nécessaire. Connaissance des procédures pour mettre au point et tenir à jour des systèmes de classement. Aptitude à obtenir les services d’autres unités de travail internes ou externes pour l’exécution de certaines tâches. Aptitude à évaluer la correspondance et les demandes de renseignements pour déterminer la meilleure marche à suivre. Discrétion dans le traitement des questions confidentielles. Aptitude à gérer son temps, et faculté de planification et de programmation du travail afin de respecter les délais. Souplesse et aptitude à travailler sous pression.  Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement non discriminatoire et sensible aux considérations de genre.