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Secrétaire (temps partiel, 50%)

 

Grade: G4  

No. du poste:GENEVA/GS/2020/05

Date de publication: 17 mars 2020
Date de clôture (minuit, heure de Genève): 20 avril 2020

 

Job ID: 2490 
Département: RESEARCH 
Unité: RESEARCH 
Lieu d'affectation: Genève   
Type de contrat: Durée déterminée 


 

Le processus de recrutement des services généraux (GS) est soumis aux règles de recrutement local et de l'Article 4.3 du Statut du Personnel du BIT. Dans ce cadre, le BIT n'offrira un contrat qu'aux personnes qui sont en possession d'un statut de résident valable en Suisse ou qui résident actuellement en France voisine.

 

Peuvent participer:

  • Les candidats/tes internes du BIT, en accord avec les paragraphes 31 et 32 de l'annexe I du Statut du personnel.
  • Les candidats/tes ayant plus de cinq années de services continu au sein de l'organisation sont également éligibles, et sont encouragé(e)s à postuler. Une attention particulière leur sera apportée au moment de la revue des candidatures et de l'évaluation.
  • Candidats/tes externes*

 

Le BIT attache une grande importance à la diversité parmi son personnel. Les candidatures de femmes et d'hommes qualifiés, et aussi celles de personnes handicapées sont encouragées. Si vous vous trouvez dans l'incapacité de compléter le formulaire en ligne du fait d'un handicap, veuillez envoyer un courriel à ilojobs@ilo.org.

 

Les candidats/tes pourraient être amené(e)s à passer une épreuve de connaissances en Microsoft Word, Excel et/ou Power Point, ou d'autres épreuves écrites. Outre les entretiens et épreuves que tout candidat peut être tenu de passer, la réussite du Centre d'évaluation du BIT est requise pour tout candidat externe.

 

*Conditions d'emploi pour les candidats externes: Conformément à la pratique en vigueur au BIT, le/la candidat/e extérieur/e sera normalement recruté/e au premier échelon de ce grade. Le salaire d'entrée pour ce grade est : xxxx CHF par an.

Introduction

Le poste est à pourvoir au sein du Département de la recherche du BIT (RESEARCH), qui mène des travaux sur les questions de travail et d'emploi afin de contribuer à l'élaboration de politiques à l'intention des mandants de l'OIT à l’échelle mondiale. La principale mission du Département est d'évaluer l'impact socioéconomique des grandes tendances, y compris l’essor des nouvelles technologies, les changements démographiques, la raréfaction des ressources naturelles, l'évolution du rôle des finances, les nouveaux modèles de développement et la mondialisation. L'évaluation des solutions "qui marchent" est un autre axe de la recherche dans le domaine du travail décent.


RESEARCH produit la seule publication phare annuelle du BIT, " Emploi et questions sociales dans le monde – tendances" (WESO) et abrite la Revue internationale du Travail, publication du BIT soumise à l’évaluation d’un comité de lecture. Il produit des études qui examinent les liens entre croissance économique et équité sociale.  RESEARCH publie de nombreux documents sous différents formats, notamment les principaux rapports du BIT, des notes de recherche, des articles de revues universitaires, des documents de travail, des rapports de collaboration avec des universitaires et d'autres organisations politiques, et est présent dans les médias sociaux.


Le/la titulaire fournira des services de secrétariat et d'appui administratif au directeur, au directeur adjoint et au personnel de la catégorie des services organiques de RESEARCH.


Le/la titulaire relèvera d'un membre de l'équipe de direction de RESEARCH

 

Tâches spécifiques

1. Préparer les transactions administratives courantes telles que les autorisations de voyage, les autorisations de paiement extérieur, les bons de commande, les contrats de collaboration extérieure et veiller à ce que les services administratifs compétents en assurent le traitement.


2. Prendre les dispositions nécessaires pour les vidéoconférences selon les besoins du département et assurer la liaison avec les départements concernés.


3.  Fournir des services d'appui administratif et de secrétariat au sein du département, selon que de besoin.


4. S’acquitter des autres tâches pertinentes demandées.

 

Ces tâches spécifiques complètent la description générique établie par le BIT pour ce poste, à savoir:

Tâches génériques

1. Traiter des documents de différente nature (correspondance, rapports, tableaux, présentations, manuscrits) en utilisant les logiciels de traitement de textes ou autres appropriés. Corriger la syntaxe, la ponctuation, la grammaire et mettre en forme correctement le matériel et les documents préparés par des tiers pour veiller au respect des règles de l’Organisation. Envoyer des télécopies et des messages électroniques. Le/la titulaire peut être appelé(e) à actualiser des bases de données et/ou des sites Web spécialisés.


2. Trier, enregistrer si nécessaire et faire suivre le courrier et la correspondance. Informer le personnel responsable des dates de suivi et les leur rappeler, et surveiller les délais de réponse ou pour entreprendre des actions spécifiques. Rédiger la correspondance courante dans une langue et dactylographier dans deux langues. Procéder au suivi des mesures administratives.
Mettre au point et tenir à jour les systèmes de classement et de référence de l’unité de travail. Préciser les besoins avec le personnel de la catégorie des services organiques en ce qui concerne les spécifications et la localisation des documents afin de faciliter les recherches et les références. Tenir à jour la papeterie et autres fournitures de base de l’unité.


3. Fournir des services généraux de secrétariat pour les réunions.


4. Recevoir et évaluer les questions formulées par téléphone ou en personne, en deux langues, et, le cas échéant, les transmettre à l’unité ou au personnel compétents, et répondre aux questions d’ordre général. Prendre des rendez-vous pour le chef d’unité ou le personnel de la catégorie des services organiques. Accueillir les visiteurs. Prendre les dispositions de voyage.

Formation

Le/la titulaire doit avoir achevé ses études secondaires ou une formation commerciale.

Expérience

Quatre ans d’expérience du travail de secrétariat. Une expérience de travail avec un progiciel de gestion intégrée (PGI) est essentielle.
 

Langues

Excellente connaissance d’une des langues officielles (anglais, français, espagnol) de l’Organisation et connaissance pratique d’une autre langue officielle pour répondre aux demandes, acheminer le courrier et recevoir des visiteurs.

Compétences

Aptitude à utiliser des logiciels de traitement de texte et de courrier électronique et un progiciel de gestion intégrée. Connaissance des règles internes de préparation des documents et des systèmes de classement. Aptitude à répondre, de façon appropriée, aux questions formulées par téléphone ou en personne. Aptitude à travailler efficacement avec ses collègues. Aptitude à organiser son propre travail. Aptitude à effectuer des recherches sur Internet. Maîtrise des progiciels requis pour l’unité de travail. Connaissance des procédures à suivre pour mettre au point et tenir à jour le système de classement. Connaissance des procédures à suivre pour établir des formulaires administratifs. Aptitude à obtenir les services d’autres unités de travail internes ou externes pour l’exécution de certaines tâches. Aptitude à évaluer la correspondance et les demandes de renseignements afin de déterminer la suite qu’il convient de leur donner. Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement non discriminatoire et sensible aux considérations de genre.


 

Processus de recrutement

 

Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne. Pour se faire, veuillez vous rendre sur le site e-Recruitment du BIT à l'adresse suivante : https://jobs.ilo.org/. Le système fournit les instructions nécessaires afin de faciliter la procédure de demande en ligne.

 

L'évaluation (qui peut inclure une ou plusieurs épreuves écrites et d'un entretien préalable basé sur les compétences) et les entretiens auront lieu, en principe, entre 1 à 3 mois suivant la date de clôture. Les candidat(e)s sont prié(e)s d'assurer leur disponibilité en cas de pré-sélection.

 

Alerte à la fraude

 

Le BIT ne facture aucun frais à aucun moment du processus de recrutement, que ce soit au moment de postuler, pour l'entretien, la procédure de recrutement proprement dite ou la formation. Les messages émanant d'addresses email différentes de celles du BIT - ilo@.org - ne doivent en aucun cas être considérées. En outre, le BIT n'a pas besoin et ne demande pas de connaître les informations relatives au compte bancaire du postulant.