Secrétaire (50%)

Introduction

Le poste est à pourvoir au sein du Service des marchés du travail inclusifs, des relations professionnelles et des conditions de travail (INWORK), qui relève du Département des conditions de travail et de l’égalité (WORKQUALITY). 
INWORK a pour mission d’améliorer les conditions de travail et la protection des travailleurs au moyen de politiques efficaces, tout en contribuant à la mise en place d’un marché du travail inclusif qui permette à toutes et à tous d’accéder à des emplois de qualité, caractérisés notamment par des relations professionnelles saines. Plus précisément, INWORK est chargé d’étudier sous divers angles des questions telles que la protection des travailleurs, la vulnérabilité au travail et les institutions du marché du travail, ainsi que leurs effets sur le marché du travail, les résultats économiques et l’égalité. Dans ce cadre, le service conçoit et fournit, sur demande, des services consultatifs intégrés qui sont adaptés aux besoins, aux priorités et aux ressources des pays. 
Le/la titulaire du poste fournira un soutien administratif général, principalement au Groupe sur les institutions et le fonctionnement du marché du travail et au Groupe sur les conditions de travail. 
Le/la titulaire relèvera du chef du service.
 

Tâches spécifiques

1. Effectuer les tâches de préparateur IRIS, y compris la préparation des demandes d'autorisation et de remboursement de voyage, les bons de commande et des demandes d'achat, les contrats de collaboration extérieure et les contrats de service.  Effectuer les actions de suivi nécessaires auprès des services administratifs compétents concernant ces transactions, sur toutes les sources de fonds.
2.    Fournir un soutien administratif, de secrétariat et logistique aux réunions et séminaires organisés par le service. Ces tâches incluent la réservation de salles de réunion, la coordination des voyages et du logement des participants, et toutes les mesures de suivi pertinentes, la préparation de la correspondance.
3.    Mettre en forme les publications d'INWORK, y compris l'insertion de références bibliographiques.
4.    Sur la base des contributions fournies, mettre à jour les pages du site Web du BIT relatives à certains des domaines couverts par le service.
5.    Prendre des dispositions pour l'achat de mobilier et de fournitures de bureau.
6.    S’acquitter des autres tâches pertinentes demandées.

Ces tâches spécifiques complètent la description générique établie par le BIT pour ce poste, à savoir:

Tâches génériques

1. Traiter un éventail de documents (correspondance, rapports, tableaux, présentations, manuscrits) au moyen des logiciels de traitement de textes appropriés. Le titulaire peut être appelé à transcrire des textes sous dictée ou à partir d’enregistrements. Corriger la syntaxe, la ponctuation, la grammaire et mettre en forme correctement le matériel et les documents préparés par des tiers, conformément à l’usage de l’organisation. Envoyer des télécopies et des messages électroniques. Le titulaire peut être appelé à actualiser des bases de données et des sites web spécialisés.
2. Trier, inscrire, selon que de besoin, et faire suivre le courrier et la correspondance. Informer le personnel responsable des dates de suivi et les leur rappeler et surveiller les délais de réponse ou d’action spécifiques. Rédiger la correspondance courante dans une langue et dactylographier dans deux langues. Procéder au suivi des mesures administratives.
3. Mettre au point et tenir à jour les systèmes de classement et de référence de l’unité de travail. Préciser les besoins conjointement aux services organiques en matière de spécifications des documents et de localisation afin de faciliter les recherches et les références. Tenir à jour la papeterie et autres fournitures de base de l’unité. 
4. Fournir des services généraux de secrétariat pour les réunions.  
5. Recevoir, évaluer et acheminer les questions formulées par téléphone ou personnellement en deux langues vers le personnel ou l’unité compétents. Prendre des rendez-vous pour le Chef d’unité ou le personnel de la catégorie professionnelle. Accueillir les visiteurs. Prendre les dispositions de voyages.

Qualifications requises

Formation

Le titulaire doit avoir achevé ses études secondaires ou une école de commerce. 

Expérience

Quatre ans d’expérience du travail de secrétariat.

Langues

Excellente connaissance d'une langue de travail et bonne connaissance d'une seconde langue pour répondre aux demandes de renseignements d'ordre général, acheminer le courrier et recevoir des visiteurs.    . 

Compétences

En plus des compétences essentielles du BIT, ce poste requiert:

Compétences techniques

Connaissance des logiciels de traitement de texte et de courrier électronique. Être familiarisé avec les règles internes de préparation de documents et maîtrise des systèmes de classement. Aptitude à répondre, de façon appropriée, aux questions formulées par téléphone ou directement. Aptitude à travailler efficacement avec ses collègues. Faculté d’organisation de son propre travail. Aptitude à effectuer des recherches sur Internet. Maîtrise des progiciels requis pour le poste. La connaissance des logiciels d’actualisation des pages web peut être nécessaire. Connaissance des procédures pour mettre au point et tenir à jour des systèmes de classement. Connaissance des procédures pour la préparation de formulaires administratifs. Aptitude à obtenir les services d’autres unités de travail internes ou externes pour l’exécution de certaines tâches. Aptitude à évaluer le courrier et les demandes de renseignements afin de déterminer la démarche à suivre.

Compétences comportementales
Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement non sexiste et non discriminatoire.