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Employé de Bureau - G3

 

Grade: G3  

No. du poste:GENEVA/GS/2019/04

Date de publication: 08 février 2019
Date de clôture (minuit, heure de Genève): 11 mars 2019

 

Job ID: 706 
Département: INTSERV 
Unité: SUPPORT/MAIL 
Lieu d'affectation: Genève   
Type de contrat: Durée déterminée 


 

Le processus de recrutement des services généraux (GS) est soumis aux règles de recrutement local et de l'Article 4.3 du Statut du Personnel du BIT. Dans ce cadre, le BIT n'offrira un contrat qu'aux personnes qui sont en possession d'un statut de résident valable en Suisse ou qui résident actuellement en France voisine.

 

Peuvent participer:

  • Les candidats/tes internes du BIT, en accord avec les paragraphes 31 et 32 de l'annexe I du Statut du personnel.
  • Les candidats/tes ayant plus de cinq années de services continu au sein de l'organisation sont également éligibles, et sont encouragé(e)s à postuler. Une attention particulière leur sera apportée au moment de la revue des candidatures et de l'évaluation.
  • Candidats/tes externes*

 

Le BIT attache une grande importance à la diversité parmi son personnel. Les candidatures de femmes et d'hommes qualifiés, et aussi celles de personnes handicapées sont encouragées. Si vous vous trouvez dans l'incapacité de compléter le formulaire en ligne du fait d'un handicap, veuillez envoyer un courriel à ilojobs@ilo.org.

 

Les candidats/tes pourraient être amené(e)s à passer une épreuve de connaissances en Microsoft Word, Excel et/ou Power Point, ou d'autres épreuves écrites. Outre les entretiens et épreuves que tout candidat peut être tenu de passer, la réussite du Centre d'évaluation du BIT est requise pour tout candidat externe.

 

*Conditions d'emploi pour les candidats externes: Conformément à la pratique en vigueur au BIT, le/la candidat/e extérieur/e sera normalement recruté/e au premier échelon de ce grade. Fourchette des salaires pour ce grade : 62268 CHF p.a. (minimum) à 84873 CHF p.a. (maximum).

Introduction

Le poste est situé au sein de l’Unité des services de soutien et du courrier (SUPPORT/MAIL), dans le Département des services internes et de l'administration (INTSERV), qui fait partie du Portefeuille de la Gestion et de la réforme (MR). INTSERV est chargé de la gestion générale des installations, des biens et de l’inventaire, de la sûreté et de la sécurité, de l’impression, de la publication et de la distribution, des privilèges diplomatiques, des voyages et des transports, de l’utilisation des espaces ouverts au public et des services internes généraux. 
Le poste fournira principalement un soutien administratif en rapport avec le courrier entrant et sortant, y compris sa distribution au siège. Le poste assumera également les fonctions de messager selon les besoins.
Le poste sera placé sous la supervision de l’Assistante des services postaux (SUPPORT/MAIL). 

Tâches spécifiques

  1. Procéder au tri du courrier, à son ouverture, ventilation et transmission aux indexeurs. Enregistrer et remettre en main propre communications importantes et/ou urgentes, et renseigner le personnel du Bureau en matière de courrier reçu.
  2. Veiller pour toute expédition à obtenir une estimation du prix dans la gamme de nos prestataires de service conformément aux directives et les instructions établies et transmettre les informations au superviseur pour décision. 
  3. Enregistrer la liste des chèques reçus et assurer son suivi.
  4. Préparer les envois contenant des matières dangereuses selon les normes IATA et en coordination avec le superviseur.
  5. Participer à la mise à jour régulière des données relatives à la localisation des fonctionnaires dans le bâtiment pour les besoins des messagers.
  6. Participer au briefing des messagers auxiliaires.
  7. S’acquitter de toute autre tâche pertinente demandée.
     

Ces tâches spécifiques complètent la description générique établie par le BIT pour ce poste, à savoir:

Tâches génériques

  1. Recevoir et distribuer la correspondance entrante conformément aux règles établies.
  2. Recevoir et préparer le courrier sortant conformément aux règles établies.
  3. Répondre à des demandes d’informations courantes, oralement ou par écrit.
     

Qualifications requises

Formation

Avoir terminé ses études secondaires ou une école technique ou de commerce. 

Expérience

Deux ans d’expérience du travail de bureau 

Langues

Bonne connaissance du français et connaissance élémentaire de l’anglais.

Compétences

En plus des compétences essentielles du BIT, ce poste requiert:

Compétences techniques

Connaissance des procédures de l’unité de travail. Connaissance des systèmes informatisés relatifs au travail. Aptitude à entretenir de bonnes relations avec les clients. Aptitude à travailler sous pression pendant les périodes d’affluence. 


ces comportementales

Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel avec une sensibilité aux questions d'égalité entre hommes et femmes ainsi qu'une attitude et un comportement non discriminatoires. 
 


 

Processus de recrutement

 

Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne. Pour se faire, veuillez vous rendre sur le site e-Recruitment du BIT à l'adresse suivante : https://jobs.ilo.org/. Le système fournit les instructions nécessaires afin de faciliter la procédure de demande en ligne.

 

L'évaluation (qui peut inclure une ou plusieurs épreuves écrites et d'un entretien préalable basé sur les compétences) et les entretiens auront lieu, en principe, entre 1 à 3 mois suivant la date de clôture. Les candidat(e)s sont prié(e)s d'assurer leur disponibilité en cas de pré-sélection.

 

Alerte à la fraude

 

Le BIT ne facture aucun frais à aucun moment du processus de recrutement, que ce soit au moment de postuler, pour l'entretien, la procédure de recrutement proprement dite ou la formation. Les messages émanant d'addresses email différentes de celles du BIT - ilo@.org - ne doivent en aucun cas être considérées. En outre, le BIT n'a pas besoin et ne demande pas de connaître les informations relatives au compte bancaire du postulant.

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