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Coordonnateur/coordonnatrice des services des documents

 

Grade: P2  

No. du poste: RAPS/1/2020/RELMEETINGS/01
Date de publication: 17 mars 2020
Date de clôture (minuit, l'heure de Genève): 20 avril 2020

 

Job ID: 2386 
Département: RELMEETINGS 
Unité: RELMEETINGS 
Lieu d'affectation: Genève   
Type de contrat: Durée déterminée 


 

Peuvent participer:

  • Les candidats/tes internes du BIT, en accord avec les paragraphes 31 et 32 de l'annexe I du Statut du personnel du BIT.
  • Les candidats/tes externes.

 

Les candidats/tes ayant plus de cinq années de services continu au sein de l'organisation sont encouragé(e)s à postuler.

 

Les candidatures des fonctionnaires qui ont atteint leur âge de retraite tel que défini dans l'article 11.3 du Statut du personnel au plus tard le 31 décembre 2017, ou qui ont déjà quitté le BIT suite à leur retraite ou leur retraite anticipée ne seront pas prises en considération.

 

Le BIT attache une grande importance à la diversité parmi son personnel et accueille favorablement les candidatures de femmes qualifiées. Nous encourageons aussi celles de personnes handicapés. Si vous ne pouvez pas remplir notre formulaire de candidature en ligne en raison d'un handicap, veuillez envoyer un courriel à ilojobs@ilo.org.

 

L'OIT accueille les candidats ayant une expérience de travail au sein des mandants de l'OIT (gouvernements, organisations d'employeurs et d'entreprises, et organisations de travailleurs).

 

Les candidatures émanant de personnes originaires d'Etats Membres non représentés ou sous-représentés ou d'Etats Membres amenés à le devenir prochainement retiendront particulièrement l'attention. On trouvera la liste des pays concernés ici:  https://jobs.ilo.org/content/non--and-under-represented-member-States-FR/?locale=fr_FR

 

Outre les entretiens et épreuves que tout candidat peut être tenu de passer, la réussite du Centre d'évaluation du BIT est requise pour tout candidat externe ou tout candidat interne postulant à une catégorie supérieure.

Introduction

Le poste est à pourvoir à l'Unité de coordination des documents et d'appui à la traduction (DCU) du Département des relations, des réunions et des documents officiels (RELMEETINGS). DCU est responsable de la planification et de la coordination de toutes les activités liées au traitement des documents officiels ainsi que de la coordination de la gestion de la terminologie du BIT. C'est le point d'entrée et de livraison unique pour tous les documents officiels soumis pour traitement dans les sept unités de traduction (anglais, français, espagnol, arabe, chinois, allemand et russe) et le point focal pour toute communication relative à ces processus.

Le/la titulaire du poste est chargé (e) de coordonner la logistique se rapportant au traitement des documents officiels et de veiller à ce qu’elle soit conforme aux exigences et aux procédures relatives au service des documents et des réunions officielles.

Le poste relève de / la chef / fe de DCU.

Tâches spécifiques


1.Informer les unités auteur des exigences et procédures relatives au service des documents et suivre le processus de préparation des documents en fournissant des conseils pertinents aux personnes concernées. Participer à l'établissement des délais de soumission des documents par les unités auteurs.
2.Vérifier que les documents reçus des unités auteurs respectent les conditions établies. Vérifier que les documents sont complets et organiser systématiquement tout le matériel source multilingue reçu des unités auteurs avant d'envoyer les documents pour traitement, afin d'en faciliter le référencement, l'édition et la traduction. Procéder à une comparaison détaillée des versions et s'assurer que seules les versions maîtresses sont distribuées pour traitement.
3.Préparer les documents afin de fournir aux traducteurs toutes les informations nécessaires à l'accomplissement de leur travail. Il s'agit de rechercher les références disponibles dans les langues cibles pertinentes et d'analyser les textes à l'aide d'outils de traduction assistée par ordinateur afin de déterminer quelles parties, le cas échéant, ont déjà été traduites et d'identifier la terminologie existante. Préparer les flux de travail dans le système de gestion des flux de travail.
4.Vérifier que toutes les informations pertinentes concernant chaque document sont communiquées aux unités auteurs et à tous ceux qui interviennent dans la chaîne de traitement des documents.
5.Effectuer un contrôle de la qualité finale des documents avant de les envoyer pour publication ; vérifier la conformité des versions dans les trois langues, et s'assurer que les corrections ont bien été introduites dans chacune.
6.Afficher les documents sur le Web dans le Système de gestion du contenu des sites Web (WCMS) et mettre à jour les pages des sites Web du Conseil d'administration, de la Conférence internationale du Travail et des réunions régionales.
7.Coordonner les demandes des départements techniques pendant les réunions ; fournir des conseils pour l'organisation du calendrier de travail des équipes concernées. 
8.Mettre à jour régulièrement la base de données terminologique du BIT (ILOTERM) et préparer des glossaires multilingues.
9.Préparer des guides et des directives de formation trilingues sur les méthodes et procédures de travail, les actualiser régulièrement et organiser des formations en français, anglais et espagnol.
10.S’acquitter des autres tâches pertinentes demandées.

Qualifications requises
Formation

Diplôme universitaire de premier cycle en langues, administration ou autre domaine pertinent ou diplôme universitaire technique dans un domaine apparenté complété par deux ans d’expérience professionnelle dans le domaine technique.

Expérience

Au moins deux ans d'expérience de la gestion des flux de documents multilingues. L'expérience des outils de TAO (traduction et terminologie assistées par ordinateur) serait un avantage.

Langues

Excellente maîtrise d’une langue officielle de l’Organisation (anglais, français ou espagnol) et une bonne connaissance des deux autres langues officielles. Une bonne connaissance d'autres langues de travail de l'Organisation serait un atout.

Compétences

En plus des compétences essentielles du BIT, ce poste requiert:

Compétences techniques

Bonne connaissance de la terminologie. Aptitude à planifier et organiser le travail. Aptitude à présenter l'information de façon claire et compréhensible. Maîtrise de l'informatique (notamment des logiciels de traitement de texte et de bases de données) et aptitude à utiliser les outils informatiques d'information. Aptitude à orienter et à former le personnel de rang inférieur. Aisance dans la communication orale et écrite. Aptitude à travailler de sa propre initiative de même qu'en équipe. Bonne connaissance des techniques de recherche propres aux traducteurs.

 

Compétences comportementales

Aptitude à travailler avec rapidité, précision et calme dans l'urgence. Ténacité. Grandes qualités relationnelles. Souci du partage des connaissances et de l'information. Aptitude à promouvoir de bonnes relations de travail. Intérêt marqué pour les innovations dans les systèmes de gestion des flux et des données, en particulier dans le domaine de la traduction et de la production de documents. Volonté de se former en permanence et d'acquérir de nouvelles compétences. Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement non discriminatoire et sensible aux considérations de genre.

 


 

Conditions d'emploi

  • Tout engagement et/ou prolongation de contrat est soumise au Statut du personnel et autres règles internes en vigueur. Toute offre d'emploi du BIT est subordonnée à la certification par le/la Conseiller/ère médical(e) du BIT selon laquelle l'intéressé est médicalement apte à remplir les exigences inhérentes et spécifiques du poste offert. Afin de confirmer une offre du BIT, le/a candidat(e) retenu(e) devra subir un examen médical.
  • Le contrat initial sera émis pour une période de vingt-quatre mois.
  • Le/la candidat(e) externe retenu(e) sera en période probation pour les deux premières années de son affectation.
  • Toute extension de contrat au-delà de la période probatoire est sujet à une conduite et performance satisfaisantes.

Pour plus d'informations sur les conditions d'emploi, veuillez consulter: https://jobs.ilo.org/content/International-FR/?locale=fr_FR.

 

Information importante

Les fonctionnaires de la catégorie des services généraux intéressés par ce poste sont informés que, s'ils sont sélectionnés, ils se verront offrir le traitement et les indemnités applicables au grade du poste auquel ils postulent, ce qui peut entraîner des modifications substantielles de leur rémunération nette. Conformément à l'article 3.4 du statut du personnel du BIT, le traitement d'un fonctionnaire, lors de sa promotion, ne peut en aucun cas être supérieur au traitement maximal du grade auquel il a été promu.

 

Processus de recrutement

Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne. Pour se faire, veuillez vous rendre sur le site e-Recruitment du BIT, ILO Jobs, à l'adresse suivante :  https://jobs.ilo.org/?locale=fr_FR. Le système fournit les instructions nécessaires afin de faciliter la procédure de demande en ligne.

 

L'évaluation (qui peut inclure une ou plusieurs épreuves écrites et d'un entretien préalable basé sur les compétences) et les entretiens auront lieu, en principe, pendant les 3 à 4 mois suivant la date de clôture. Les candidat(e)s sont prié(e)s d'assurer leur disponibilité en cas de pré-sélection.

 

En fonction de la localisation et de la disponibilité des candidats, des assesseurs et des membres des jurys d'entretien, le BIT se réserve le droit d'utiliser des technologies de communication comme Skype, la vidéo ou la téléconférence, l'email, etc. afin de procéder à l'évaluation des candidats au cours des différentes étapes du processus de recrutement, y compris le centre d'évaluation, les tests techniques ou les entretiens.

 

Alerte à la fraude

Le BIT ne facture aucun frais à aucun moment du processus de recrutement, que ce soit au moment de postuler, pour l'entretien, la procédure de recrutement proprement dite ou la formation. Les messages émanant des adresses email différentes de celles du BIT - ilo@.org - ne doivent en aucun cas être considérées. En outre, le BIT n'a pas besoin et ne demande pas de connaître les informations relatives au compte bancaire du postulant.