Assistant(e) administratif (Pool pour les affectations temporaires)

Introduction

Le(la) titulaire du poste temporaire fournira un ensemble de services de secrétariat et d’administration pour soutenir les activités d’un département au siège de l’OIT conformément aux règles, dispositions réglementaires, politiques, procédures et directives établis. 

Le(la) titulaire travaillera sous la supervision du(de la) Chef(fe) du service
 

Fonctions et responsabilités

1.    Préparer, rédiger et finaliser la correspondance générale et administrative en deux langues.  Revoir et corriger la correspondance, les documents et rapports rédigés par d’autres membres du personnel afin d’en vérifier le format, l'orthographe, la grammaire et la conformité aux normes applicables.  Si nécessaire, assurer la liaison avec les traducteurs ou les éditeurs. Assurer la traduction informelle de la correspondance dans une langue.
2.    Analyser, enregistrer, attribuer et surveiller la distribution du courrier, de la correspondance (souvent confidentiels) et des documents au personnel de l’unité de travail. Veiller à ce que les questions importantes soient portées à l'attention du personnel responsable.  Recommander les échéances et les dates de suivi et coordonner les réponses. Assurer le suivi de l’état d’avancement du travail y compris la préparation de la correspondance et des rapports.  Maintenir les stocks de rapports.
3.    Tenir à jour l’emploi du temps du superviseur. Examiner et filtrer les demandes de rendez-vous et y répondre en fonction du degré de priorité et d’urgence. Recevoir les visiteurs et répondre en temps voulu aux demandes de renseignement faites en personne, par téléphone ou par courrier électronique.
4.    Tenir à jour le plan des voyages officiels de l’unité de travail. Prendre les dispositions nécessaires en matière de voyage et d'hébergement, coordonner les formalités liées aux exigences en matière de visas et de sécurité et traiter les transactions administratives.  Assurer le suivi des voyages prévus et réalisés et actualiser les données correspondantes pour suivre l’utilisation des fonds.
5.    Assurer la préparation et le traitement d’actions administratives, tels que les autorisations de voyage, les demandes de remboursement de frais de voyage, les actions relatives au personnel, les autorisations de paiement externe, les contrats de collaboration extérieure et les bons de commande dans le progiciel de gestion intégré (PGI) de l’Organisation basé sur Oracle et assurer le suivi avec les services administratifs concernés pour leur traitement.
6.    Coordonner et fournir un ensemble de services de soutien administratif pour les réunions, conférences, ateliers et d’autres évènements organisés à Genève ou ailleurs. Cela comprend la préparation des budgets, la coordination du voyage et de l'hébergement des participants, le paiement des indemnités journalières de subsistance, le recrutement et le paiement des personnes ressources, l’envoi de rapports et de documents selon les besoins et la rédaction de la correspondance correspondante. Rédiger les procès-verbaux des réunions et assurer le suivi de la mise en œuvre des décisions prises.
7.    Exécuter des opérations nécessaires aux autorisation et d'exécution des dépenses. Préparer les entrées, générer des rapports, extraire des données et les compiler, afin de soutenir l'utilisation optimale du budget et la préparation des documents concernant le programme et budget et le plan de travail. 

8.    Mettre au point et tenir à jour les systèmes de classement de l’unité de travail. Mettre à jour les sites web et les bases de données. Recueillir, synthétiser et présenter des informations et des données sur des sujets précis. 
9.    Accomplir et/ou coordonner d’autres tâches administratives générales, telle que celles relatives à l’enregistrement des présences, absences et congés, à la gestion des espaces de bureau et à la commande de fournitures et matériels de bureau, selon les besoins.
10.    Agir en tant que point focal pour les évaluations de performance de l'unité de travail, vérifier l’état de conformité du personnel du bureau et faire le suivi avec le personnel et les responsables concernés, le cas échéant.  Fournir des orientations et une assistance de premier niveau, transmettre les questions plus complexes à l’échelon supérieur.
11.    Se tenir informé(e) de l’évolution des règles, dispositions réglementaires, politiques, procédures et directives administratives, et en informer le personnel en lui fournissant de plus amples précisions selon les besoins. Orienter le personnel moins expérimenté, selon les besoins, notamment en ce qui concerne les normes applicables et les méthodes de travail.
12.    S’acquitter des autres tâches pertinentes demandées.

Qualifications requises

Formation

Le/la titulaire doit avoir achevé ses études secondaires

Expérience

Cinq ans d’expérience pertinente.

Langues

Excellente maîtrise de deux langues de travail (français, anglais, espagnol) de l’Organisation, y compris la capacité de rédiger la correspondance administrative dans les deux langues. 

Compétences

Outre les compétences essentielles définies par le BIT, ce poste requiert les compétences suivantes:

Compétences:  Connaissance des logiciels de traitement de texte et de courrier électronique. Aptitude à répondre, de façon appropriée, aux demandes de renseignements formulées par téléphone ou directement. Aptitude à effectuer des recherches sur Internet. Capacité à utiliser des programmes informatiques tels que Microsoft Office. Capacité à s’adapter rapidement à de nouveaux logiciels et systèmes informatiques.  Aptitude à obtenir les services d’autres unités de travail internes ou externes pour l’exécution de certaines tâches. Aptitude à évaluer la correspondance et les demandes de renseignement pour déterminer la meilleure démarche à suivre. Aptitude à effectuer des recherches dans des bases de données et à en extraire des informations ainsi qu’à compiler des rapports. Capacité à travailler avec précision sur des données administratives.  Aptitude à répondre aux questions des délégués et autres visiteurs. Aptitude à identifier le matériel général et de référence pour des tiers, afin d’examiner les requêtes afin d’en déterminer l’urgence et les priorités. Discrétion dans le traitement des questions confidentielles. Capacité à collaborer dans un environnement d'équipe. Faculté d’organisation de son propre travail.  Flexibilité et adaptabilité.  Capacité à travailler dans le respect des contraintes de temps. Capacité à faire preuve d'initiative et à travailler de manière proactive. Capacité à communiquer efficacement avec les autres, tant oralement que par écrit. Sens aigu des responsabilités et bon jugement. Capacité à traiter avec des visiteurs de haut niveau et à répondre à des demandes exigeant la contribution de diverses sources. Capacité à identifier les problèmes et à proposer des solutions.  Excellentes compétences en matière de gestion du temps.  Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement non discriminatoire et sensible aux considérations de genre.