Assistant(e) administratif (Pool pour les affectations temporaires)
Grade: G5
Pool pour les affectations temporaires
Vacancy no.: ROSTER/GENEVA/GS/2023/02
Date de publication : 9 mars 2023
Date de clôture (minuit, heure locale): 9 avril 2023
Job ID: 10558
Lieu d'affectation : Genève
L'OIT lance un appel à candidature à l'intention des candidats pour faire partie d'un pool de postes temporaires dans la catégorie des services généraux (GS), G5 au siège (HQ) à Genève.
Les candidats intéressés sont invités à soumettre leur candidature en ligne afin d’intégrer ce pool, à fin d’être considérés pour les opportunités qui pourraient se présenter.
Le BIT ne peut offrir un contrat qu'aux personnes qui ont un statut de résident valide en Suisse ou qui résident actuellement en France voisine.
Les personnes suivantes peuvent postuler :
- Les candidats externes
- Le personnel actuellement en poste sous contrat DC ou sous un contrat de courte durée (SST, ST, ST 3.5)
Les candidats internes sous contrat RB (FT, WLT) ne doivent pas répondre à cet appel à candidature.
Les engagements temporaires ne sont pas censés déboucher sur une carrière au BIT et ne comportent aucune perspective de prolongation, de renouvellement ou de conversion en un autre type de contrat au sein de l'Organisation. Un contrat peut être proposé pour une période comprise entre 3 et 12 mois.
Le BIT attache une grande importance à la diversité parmi son personnel et encourage les candidatures d’hommes et de femmes qualifiés. Nous encourageons également les candidatures de personnes handicapées. Si vous ne pouvez pas remplir notre formulaire de candidature en ligne en raison d'un handicap, veuillez envoyer un courriel à ilojobs@ilo.org.
Introduction
Le(la) titulaire du poste temporaire fournira un ensemble de services de secrétariat et d’administration pour soutenir les activités d’un département au siège de l’OIT conformément aux règles, dispositions réglementaires, politiques, procédures et directives établis.
Le(la) titulaire travaillera sous la supervision du(de la) Chef(fe) du service
Fonctions et responsabilités
1. Préparer, rédiger et finaliser la correspondance générale et administrative en deux langues. Revoir et corriger la correspondance, les documents et rapports rédigés par d’autres membres du personnel afin d’en vérifier le format, l'orthographe, la grammaire et la conformité aux normes applicables. Si nécessaire, assurer la liaison avec les traducteurs ou les éditeurs. Assurer la traduction informelle de la correspondance dans une langue.
2. Analyser, enregistrer, attribuer et surveiller la distribution du courrier, de la correspondance (souvent confidentiels) et des documents au personnel de l’unité de travail. Veiller à ce que les questions importantes soient portées à l'attention du personnel responsable. Recommander les échéances et les dates de suivi et coordonner les réponses. Assurer le suivi de l’état d’avancement du travail y compris la préparation de la correspondance et des rapports. Maintenir les stocks de rapports.
3. Tenir à jour l’emploi du temps du superviseur. Examiner et filtrer les demandes de rendez-vous et y répondre en fonction du degré de priorité et d’urgence. Recevoir les visiteurs et répondre en temps voulu aux demandes de renseignement faites en personne, par téléphone ou par courrier électronique.
4. Tenir à jour le plan des voyages officiels de l’unité de travail. Prendre les dispositions nécessaires en matière de voyage et d'hébergement, coordonner les formalités liées aux exigences en matière de visas et de sécurité et traiter les transactions administratives. Assurer le suivi des voyages prévus et réalisés et actualiser les données correspondantes pour suivre l’utilisation des fonds.
5. Assurer la préparation et le traitement d’actions administratives, tels que les autorisations de voyage, les demandes de remboursement de frais de voyage, les actions relatives au personnel, les autorisations de paiement externe, les contrats de collaboration extérieure et les bons de commande dans le progiciel de gestion intégré (PGI) de l’Organisation basé sur Oracle et assurer le suivi avec les services administratifs concernés pour leur traitement.
6. Coordonner et fournir un ensemble de services de soutien administratif pour les réunions, conférences, ateliers et d’autres évènements organisés à Genève ou ailleurs. Cela comprend la préparation des budgets, la coordination du voyage et de l'hébergement des participants, le paiement des indemnités journalières de subsistance, le recrutement et le paiement des personnes ressources, l’envoi de rapports et de documents selon les besoins et la rédaction de la correspondance correspondante. Rédiger les procès-verbaux des réunions et assurer le suivi de la mise en œuvre des décisions prises.
7. Exécuter des opérations nécessaires aux autorisation et d'exécution des dépenses. Préparer les entrées, générer des rapports, extraire des données et les compiler, afin de soutenir l'utilisation optimale du budget et la préparation des documents concernant le programme et budget et le plan de travail.
8. Mettre au point et tenir à jour les systèmes de classement de l’unité de travail. Mettre à jour les sites web et les bases de données. Recueillir, synthétiser et présenter des informations et des données sur des sujets précis.
9. Accomplir et/ou coordonner d’autres tâches administratives générales, telle que celles relatives à l’enregistrement des présences, absences et congés, à la gestion des espaces de bureau et à la commande de fournitures et matériels de bureau, selon les besoins.
10. Agir en tant que point focal pour les évaluations de performance de l'unité de travail, vérifier l’état de conformité du personnel du bureau et faire le suivi avec le personnel et les responsables concernés, le cas échéant. Fournir des orientations et une assistance de premier niveau, transmettre les questions plus complexes à l’échelon supérieur.
11. Se tenir informé(e) de l’évolution des règles, dispositions réglementaires, politiques, procédures et directives administratives, et en informer le personnel en lui fournissant de plus amples précisions selon les besoins. Orienter le personnel moins expérimenté, selon les besoins, notamment en ce qui concerne les normes applicables et les méthodes de travail.
12. S’acquitter des autres tâches pertinentes demandées.
Qualifications requises
Formation
Le/la titulaire doit avoir achevé ses études secondaires
Expérience
Cinq ans d’expérience pertinente.
Langues
Excellente maîtrise de deux langues de travail (français, anglais, espagnol) de l’Organisation, y compris la capacité de rédiger la correspondance administrative dans les deux langues.
Compétences
Outre les compétences essentielles définies par le BIT, ce poste requiert les compétences suivantes:
Compétences: Connaissance des logiciels de traitement de texte et de courrier électronique. Aptitude à répondre, de façon appropriée, aux demandes de renseignements formulées par téléphone ou directement. Aptitude à effectuer des recherches sur Internet. Capacité à utiliser des programmes informatiques tels que Microsoft Office. Capacité à s’adapter rapidement à de nouveaux logiciels et systèmes informatiques. Aptitude à obtenir les services d’autres unités de travail internes ou externes pour l’exécution de certaines tâches. Aptitude à évaluer la correspondance et les demandes de renseignement pour déterminer la meilleure démarche à suivre. Aptitude à effectuer des recherches dans des bases de données et à en extraire des informations ainsi qu’à compiler des rapports. Capacité à travailler avec précision sur des données administratives. Aptitude à répondre aux questions des délégués et autres visiteurs. Aptitude à identifier le matériel général et de référence pour des tiers, afin d’examiner les requêtes afin d’en déterminer l’urgence et les priorités. Discrétion dans le traitement des questions confidentielles. Capacité à collaborer dans un environnement d'équipe. Faculté d’organisation de son propre travail. Flexibilité et adaptabilité. Capacité à travailler dans le respect des contraintes de temps. Capacité à faire preuve d'initiative et à travailler de manière proactive. Capacité à communiquer efficacement avec les autres, tant oralement que par écrit. Sens aigu des responsabilités et bon jugement. Capacité à traiter avec des visiteurs de haut niveau et à répondre à des demandes exigeant la contribution de diverses sources. Capacité à identifier les problèmes et à proposer des solutions. Excellentes compétences en matière de gestion du temps. Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement non discriminatoire et sensible aux considérations de genre.
Processus de recrutement
Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de candidature en ligne. Pour se faire, veuillez consulter ILO Jobs. Le système fournit les instructions nécessaires pour les procédures de candidature en ligne.
L'évaluation peut comprendre un entretien téléphonique avec un recruteur, un ou plusieurs tests écrits, dont un test en ligne Ms Office, et un entretien avec un manager. L'OIT utilise des technologies de communication telles que Zoom et Ms Teams dans le processus d'évaluation des candidats.
Alerte à la fraude
Le BIT ne facture aucun frais à aucun moment du processus de recrutement, que ce soit au moment de postuler, pour l'entretien, la procédure de recrutement proprement dite ou la formation. Les messages émanant d'addresses email différentes de celles du BIT - ilo@.org - ne doivent en aucun cas être considérées. En outre, le BIT n'a pas besoin et ne demande pas de connaître les informations relatives au compte bancaire du postulant.