Assistant(e), appui administratif (Pool pour les affectations temporaires)

Introduction

Le/la titulaire de ce poste temporaire fournira un ensemble de services généraux de soutien administratif aux activités d’un département au siège de l’OIT conformément aux règles, dispositions réglementaires, politiques, procédures et directives établies.

Le(la) titulaire travaillera sous la supervision du(de la) Chef(fe) du service

Fonctions et responsabilités

Qualifications requises

1.    Word process and format a variety of documents (correspondence, reports, tables, presentations, manuscripts) using appropriate software.  Draft standard correspondence in one language.  
2.    Register and redirect mail, correspondence and other documents.  Inform and remind responsible staff of follow-up dates and monitor deadlines for response or specific actions.  Create and maintain the work unit’s filing systems.  Clarify needs for document specifications and location for easy search and reference purposes.  
3.    Process administrative actions in the ILO’s Oracle-based Enterprise resource planning (ERP) system such as travel requests and claims, purchase orders and purchase requisitions, external collaboration and service contracts. Carry out the required follow-up action with the relevant administrative services relating to these transactions.
4.    Provide support for the official travel of staff, including for travel and accommodation arrangements, security clearances, visa requirements.
5.    Provide support for meetings and seminars organized by the department. This includes preparing and distributing invitation letters, agendas, meeting room reservation, arranging meeting facilities, making travel arrangements, preparing routine cost estimates; providing support and information to participants on matters of a routine nature.
6.    Respond to routine telephone, email and in-person inquiries or refer to appropriate contact/unit. Receive and direct visitors and arrange appointments.  
7.    Based on contributions provided, up-date ILO website pages related to some of the areas covered by the department.
8.    Maintain stationery and other basic supplies.  Initiate arrangements for the purchase of furniture and office supplies.
9.    Keep abreast of changes to relevant operational rules, regulations, policies, procedures, guidelines and processes and share information with concerned parties. 
10.    Perform other relevant duties as assigned.

Formation

Le/la titulaire doit avoir achevé ses études secondaires.

Expérience

Quatre ans d’expérience pertinente.
 

Langues

Excellente maîtrise d’une langue de travail (français, anglais, espagnol) de l’Organisation. Connaissance pratique d’une deuxième langue de travail de l’Organisation pour répondre aux questions, acheminer le courrier et recevoir les visiteurs.

Compétences

Outre les compétences essentielles définies par le BIT, ce poste requiert les compétences suivantes:

Compétences:  Connaissance des logiciels de traitement de texte et de courrier électronique. Aptitude à répondre, de façon appropriée, aux questions formulées par téléphone ou directement. Aptitude à travailler en équipe et à organiser son propre travail. Aptitude à effectuer des recherches sur Internet. Capacité à utiliser des programmes informatiques tels que Microsoft Office. Aptitude à s’adapter rapidement à de nouveaux logiciels et systèmes informatiques. Aptitude à obtenir les services d’autres unités de travail internes ou externes pour l’exécution de certaines tâches. Aptitude à évaluer la correspondance et les demandes de renseignements afin de déterminer la meilleure démarche à suivre.  Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement non discriminatoire et sensible aux considérations de genre.