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Administrateur/trice

 

Grade: P2 

No. du poste: RAPS/2/2022/GOVERNANCE/03
Date de publication: 31 août 2022
Date de clôture (minuit, l'heure de Genève): 3 octobre 2022

 

Job ID: 9410 
Département: GOVERNANCE 
Unité: FUNDAMENTALS 
Lieu d'affectation: Genève   
Type de contrat: Durée déterminée 


 

Peuvent participer:

  • Les candidats/tes internes du BIT, en accord avec les paragraphes 31 et 32 de l'annexe I du Statut du personnel du BIT.
  • Les candidats/tes externes.

 

Les candidats/tes ayant plus de cinq années de services continu au sein de l'organisation sont encouragé(e)s à postuler.  .

 

Les candidatures des fonctionnaires qui ont atteint leur âge de retraite tel que défini dans l'article 11.3 du Statut du personnel au plus tard le 31 décembre 2017, ou qui ont déjà quitté le BIT suite à leur retraite ou leur retraite anticipée ne seront pas prises en considération.

 

Le BIT attache une grande importance à la diversité parmi son personnel et accueille favorablement les candidatures de femmes qualifiées. Nous encourageons aussi celles de personnes handicapées. Si vous ne pouvez pas remplir notre formulaire de candidature en ligne en raison d'un handicap, veuillez envoyer un courriel à ilojobs@ilo.org.

 

L'OIT accueille les candidats ayant une expérience de travail au sein des mandants de l'OIT (gouvernements, organisations d'employeurs et d'entreprises, et organisations de travailleurs).

 

Les candidatures émanant de personnes originaires d'Etats Membres non représentés ou sous-représentés ou d'Etats Membres amenés à le devenir prochainement retiendront particulièrement l'attention. On trouvera la liste des pays concernés ici:  https://jobs.ilo.org/content/non--and-under-represented-member-States-FR/?locale=fr_FR

 

Outre les entretiens et épreuves que tout candidat peut être tenu de passer, la réussite du Centre d'évaluation du BIT est requise pour tout candidat externe ou tout candidat interne postulant à une catégorie supérieure.

 

Nonobstant les considérations générales énoncées dans le statut du personnel de l'OIT, le présent avis de vacance de poste est le seul document faisant autorité en ce qui concerne les qualifications requises pour ce poste. Les qualifications minimales requises ont été déterminées en fonction des fonctions et responsabilités spécifiques de ce poste.

 

Les exigences linguistiques spécifiques pour ce poste sont détaillées ci-dessous. Toutefois, les candidats qui postulent à des postes vacants de la catégorie des services organiques, qui n'ont pas encore accompli avec succès leur période de stage au sein du BIT et dont la langue maternelle n'est pas l'une des langues de travail du Bureau (français, anglais et espagnol), doivent posséder une connaissance pleinement satisfaisante d'au moins une des langues de travail du BIT. S'ils sont nommés, ils peuvent être tenus d'acquérir la connaissance d'une deuxième langue de travail du Bureau au cours de leurs premières années de service.

Introduction

La position se trouve au niveau du Service des Principes et droits fondamentaux au travail (FUNDAMENTALS) au sein du Département Gouvernance et Tripartisme (GOVERNANCE). GOVERNANCE fournit des conseils et de l’assistance sur un éventail de sujets liés à la gouvernance des relations de travail et de l’emploi. Il fournit des contributions techniques sur le droit du travail sur la base des conventions et recommandations du BIT. GOVERNANCE fournit un appui technique de pointe et un renforcement des capacités aux inspections du travail et aux administrations du travail en général et aide à élaborer des stratégies pour assurer le respect de la législation du travail et des normes de sécurité et de santé au travail. Le département préconise et aide les mandants à construire des institutions et des processus solides et fonctionnels pour le dialogue social; il exerce des fonctions de coopération au développement, de recherche et de plaidoyer pour aider les Etats Membres de l’OIT à respecter, promouvoir et réaliser les principes et droits fondamentaux au travail. Il comprend également le Programme Better Work, qui constitue un programme technique conjoint du BIT et de l’IFC visant à améliorer les conditions de travail dans l’industrie du prêt-à-porter et de la chaussure dans plusieurs pays grâce à des arrangements participatifs et multipartites.
Le service FUNDAMENTALS exerce des fonctions de coopération au développement, de recherche, de statistique, de partenariat et de plaidoyer pour aider les Etats Membres de l’OIT à respecter, promouvoir et réaliser les principes et droits fondamentaux au travail, à savoir: la liberté d’association et la reconnaissance effective du droit à la négociation collective; l’élimination de toutes les formes de travail forcé ou obligatoire; l’abolition effective du travail des enfants; et l’élimination de la discrimination en matière d’emploi et de profession. Le Service coordonne également l’élaboration stratégique et la mise en œuvre du Programme international pour l’élimination du travail des enfants et du travail forcé (IPEC+), l’un des cinq programmes phares du BIT.

Le/la titulaire du poste est chargé(e) de fournir un soutien organisationnel, technique et administratif au/à la chef(fe) du Service FUNDAMENTALS en vue d’améliorer la qualité globale, la cohérence, la programmation et la visibilité du travail du Service. Cela inclut le soutien à une planification plus intégrée entre les unités et les plans de travail individuels, la facilitation de la communication interne et de la circulation de l’information, la fourniture d’un soutien direct à l’administration du Service ainsi qu’un soutien technique ad hoc au travers du Service, au besoin.

Le/la titulaire fait rapport au/à la cheffe de FUNDAMENTALS.
 

Tâches spécifiques

  1. Fournir un soutien au/à la chef(fe) du Service pour la planification du travail et l’élaboration ou l’adaptation d’outils de suivi du travail afin de surveiller la mise en œuvre du plan de travail axé sur les résultats. En collaboration avec les différentes unités du Service, contribuer aux mécanismes de planification du travail et d’établissement de rapports à l’échelle du Bureau
  2. Organiser les réunions, séminaires et retraites du personnel du Service, tenir à jour le calendrier des activités et des missions, rédiger des rapports de réunion et assurer le suivi des activités, compiler l’information et contribuer à la conception du contenu des documents de communication. Préparer des envois postaux réguliers aux contacts externes du Service et partager des informations sur les événements et les réalisations à venir.
  3. Effectuer des recherches et examiner l’information et les données, rédiger des résumés, y compris pour publication sur le Web, et diffuser les dernières informations sur les questions et les domaines d’importance au personnel du Service. Répondre aux demandes internes et externes d’information et aux demandes de renseignements généraux sur le programme d’activités et les objectifs du Service.
  4. À la demande des unités, des spécialistes techniques du siège et des bureaux extérieurs et des managers, contribuer à la rédaction de propositions de projet et aux activités de mobilisation des ressources.
  5. À la demande du/de la chef(fe) du Service, appuyer les domaines de travail techniques tels la rédaction de termes de référence, de notes techniques, la révision de documents techniques, la rédaction de points de discussion et de discours, et l’appui aux domaines de travail communs avec d’autres départements.
  6. S’acquitter d’autres tâches pertinentes telles qu’assignées, au besoin

 

Ces tâches spécifiques complètent la description générique établie par le BIT pour ce poste, à savoir:

Tâches génériques

1.Obtenir, rassembler et mettre au point des bases de données contenant des informations administratives, notamment sur le personnel, le budget ou les finances.
2.Participer à l’organisation de conférences, séminaires et réunions.
3.Veiller au suivi des activités et des ressources et actualiser les informations.
4.Tenir à jour les registres des engagements et des dépenses.
5.Préparer des rapports périodiques sur des questions administratives.
6.Participer au soutien administratif des projets et à l’élaboration des propositions de projets.
7.Préparer des estimations de budget et les prévisions en matière de dépenses. Proposer des modifications d’allocations et les justifier.
8.Préparer des rapports sur l’état d’avancement des projets ainsi que les plans d’activités de l’unité de travail.
9.Superviser le travail du personnel d’appui administratif. 
 

Qualifications requises

Formation

Diplôme universitaire de premier niveau en sciences sociales, en administration des affaires, en droit, en économie ou similaire dans d’autres matières. Un diplôme universitaire d’études supérieures serait considéré comme un avantage. Une connaissance démontrée dans le domaine du principes et droits fondamentaux au travail serait également un avantage.

Expérience

Au moins deux ans d’expérience dans l’administration liée au monde du travail. Expérience dans l’utilisation d’outils de communication modernes, de médias sociaux, d’animation de webinaires, etc.

 

Une expérience professionnelle dans la coopération au développement et une connaissance des procédures et structures internes du BIT seraient un avantage. Une expérience de l’utilisation des plateformes de partage des connaissances (conception et gestion de contenu) serait également un avantage.

Langues

Compétences

En plus des compétences essentielles du BIT, ce poste requiert:
 

Compétences professionnelles

Capacité à effectuer des tâches conformément aux instructions et aux lignes directrices. Capacité d’apprendre rapidement de nouveaux domaines de connaissances liés au poste, y compris sur les principes et droits fondamentaux au travail, ainsi que sur les procédures de bureau. Bonnes compétences en rédaction et en communication, y compris la capacité de rédiger de manière claire et concise. Bonne connaissance des logiciels PC (y compris le traitement de texte et les logiciels de tableur et de présentation) tels que Microsoft Office et capacité à analyser les dossiers administratifs et les données financières.


Compétences comportementales

Compétences organisationnelles et administratives. Compétences en matière de prise de décision et de résolution de problèmes. Capacité à hiérarchiser les tâches. Discrétion, sens des responsabilités, jugement et diplomatie. Attitude positive et excellent esprit d’équipe.  Capacité de travailler dans un environnement multiculturel et de faire preuve de comportements et d’attitudes sensibles au genre et non discriminatoires.

 

 


 

Conditions d'emploi

  • Tout engagement et/ou prolongation de contrat est soumise au Statut du personnel et autres règles internes en vigueur. Toute offre d'emploi du BIT est subordonnée à la certification par le/la Conseiller/ère médical(e) du BIT selon laquelle l'intéressé est médicalement apte à remplir les exigences inhérentes et spécifiques du poste offert. Afin de confirmer une offre du BIT, le/a candidat(e) retenu(e) devra subir un examen médical.
  • Le contrat initial sera émis pour une période de vingt-quatre mois.
  • Le/la candidat(e) externe retenu(e) sera en période probation pour les deux premières années de son affectation.
  • Toute extension de contrat au-delà de la période probatoire est sujet à une conduite et performance satisfaisantes.

Pour plus d'informations sur les conditions d'emploi, veuillez consulter la page Recrutement sur le plan international sur le site ILO Jobs.

 

Information importante

Les fonctionnaires de la catégorie des services généraux intéressés par ce poste sont informés que, s'ils sont sélectionnés, ils se verront offrir le traitement et les indemnités applicables au grade du poste auquel ils postulent, ce qui peut entraîner des modifications substantielles de leur rémunération nette. Conformément à l'article 3.4 du statut du personnel du BIT, le traitement d'un fonctionnaire, lors de sa promotion, ne peut en aucun cas être supérieur au traitement maximal du grade auquel il a été promu. Pour toute question ou précision, veuillez contacter votre partenaire RH à l'adresse suivante : hrpartner@ilo.org

 

Processus de recrutement

Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne. Pour se faire, veuillez vous rendre sur le site e-Recruitment du BIT, ILO Jobs, à l'adresse suivante :  https://jobs.ilo.org/?locale=fr_FR. Le système fournit les instructions nécessaires afin de faciliter la procédure de demande en ligne.

 

L'évaluation (qui peut inclure une ou plusieurs épreuves écrites et d'un entretien préalable basé sur les compétences) et les entretiens auront lieu, en principe, pendant les 3 à 4 mois suivant la date de clôture. Les candidat(e)s sont prié(e)s d'assurer leur disponibilité en cas de pré-sélection.

 

En fonction de la localisation et de la disponibilité des candidats, des assesseurs et des membres des jurys d'entretien, le BIT se réserve le droit d'utiliser des technologies de communication comme Skype, la vidéo ou la téléconférence, l'email, etc. afin de procéder à l'évaluation des candidats au cours des différentes étapes du processus de recrutement, y compris le centre d'évaluation, les tests techniques ou les entretiens.

 

Le OIT applique une tolérance zéro à l’égard de l’exploitation et des atteintes sexuelles et est déterminé à faire en sorte qu’aucun membre du personnel ni aucun bénéficiaire de l’assistance de l’Organisation n’en soient victimes, directement ou indirectement. Pour s'assurer que des personnes ayant des antécédents avérés d’exploitation et d‘atteintes sexuelles, d’harcèlement sexuel ou d'autres types de comportements abusifs ne soient pas recrutées par l’Organisation, le OIT peut procéder à une vérification des antécédents des candidats en cours de considération.

 

Alerte à la fraude

Le BIT ne facture aucun frais à aucun moment du processus de recrutement, que ce soit au moment de postuler, pour l'entretien, la procédure de recrutement proprement dite ou la formation. Les messages émanant des adresses email différentes de celles du BIT - ilo@.org - ne doivent en aucun cas être considérées. En outre, le BIT n'a pas besoin et ne demande pas de connaître les informations relatives au compte bancaire du postulant.