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Administrateur/administratrice des marchés (informatique)

 

Grade: P3 

No. du poste: RAPS/2/2022/PROCUREMENT/01
Date de publication: 31 août 2022
Date de clôture (minuit, l'heure de Genève): 3 octobre 2022

 

Job ID: 9342 
Département: PROCUREMENT 
Unité: PROCUREMENT 
Lieu d'affectation: Genève   
Type de contrat: Durée déterminée 


 

Peuvent participer:

  • Les candidats/tes internes du BIT, en accord avec les paragraphes 31 et 32 de l'annexe I du Statut du personnel du BIT.
  • Les candidats/tes externes.

 

Les candidats/tes ayant plus de cinq années de services continu au sein de l'organisation sont encouragé(e)s à postuler.  .

 

Les candidatures des fonctionnaires qui ont atteint leur âge de retraite tel que défini dans l'article 11.3 du Statut du personnel au plus tard le 31 décembre 2017, ou qui ont déjà quitté le BIT suite à leur retraite ou leur retraite anticipée ne seront pas prises en considération.

 

Le BIT attache une grande importance à la diversité parmi son personnel et accueille favorablement les candidatures de femmes qualifiées. Nous encourageons aussi celles de personnes handicapées. Si vous ne pouvez pas remplir notre formulaire de candidature en ligne en raison d'un handicap, veuillez envoyer un courriel à ilojobs@ilo.org.

 

L'OIT accueille les candidats ayant une expérience de travail au sein des mandants de l'OIT (gouvernements, organisations d'employeurs et d'entreprises, et organisations de travailleurs).

 

Les candidatures émanant de personnes originaires d'Etats Membres non représentés ou sous-représentés ou d'Etats Membres amenés à le devenir prochainement retiendront particulièrement l'attention. On trouvera la liste des pays concernés ici:  https://jobs.ilo.org/content/non--and-under-represented-member-States-FR/?locale=fr_FR

 

Outre les entretiens et épreuves que tout candidat peut être tenu de passer, la réussite du Centre d'évaluation du BIT est requise pour tout candidat externe ou tout candidat interne postulant à une catégorie supérieure.

 

Nonobstant les considérations générales énoncées dans le statut du personnel de l'OIT, le présent avis de vacance de poste est le seul document faisant autorité en ce qui concerne les qualifications requises pour ce poste. Les qualifications minimales requises ont été déterminées en fonction des fonctions et responsabilités spécifiques de ce poste.

 

Les exigences linguistiques spécifiques pour ce poste sont détaillées ci-dessous. Toutefois, les candidats qui postulent à des postes vacants de la catégorie des services organiques, qui n'ont pas encore accompli avec succès leur période de stage au sein du BIT et dont la langue maternelle n'est pas l'une des langues de travail du Bureau (français, anglais et espagnol), doivent posséder une connaissance pleinement satisfaisante d'au moins une des langues de travail du BIT. S'ils sont nommés, ils peuvent être tenus d'acquérir la connaissance d'une deuxième langue de travail du Bureau au cours de leurs premières années de service.

Introduction

Le poste est à pourvoir au Bureau des achats et contrats (PROCUREMENT), qui relève du Trésorier et contrôleur des finances et fournit des services aux unités du siège de l’OIT, ainsi qu’aux bureaux extérieurs et aux programmes et projets financés par des ressources extrabudgétaires. PROCUREMENT élabore, administre et diffuse les politiques, règles et procédures relatives aux achats et aux contrats, conformément au Règlement financier et aux Règles de gestion financière. Il planifie, coordonne et applique les principales procédures de passation des marchés, achète des biens, des équipements et des services, et fournit une  assistance en matière de contrats. PROCUREMENT est également chargé d’une mission d’information, de conseil et de formation dans le domaine des achats.

                             

Le/la titulaire du poste sera principalement chargé(e) de planifier, de mettre au point et de gérer tous les aspects des opérations d’achat relatives à des projets de niveau moyen ou élevé en termes de volume et de risque, depuis le lancement des procédures jusqu’aux propositions d’attribution des marchés pour un ensemble de biens ou de services techniquement complexes dans le domaine des technologies de l’information et/ou d’autres biens et services de nature complexe. Il s’agit notamment de fournir des conseils techniques aux unités demandeuses du siège ou des bureaux extérieurs sur toutes les questions relatives aux achats, conformément aux politiques et aux procédures de l’Organisation en la matière, et à les guider tout au long du processus de passation des marchés.

Le/la titulaire du poste relève de la cheffe de l’unité des achats.

Tâches spécifiques

1.Analyser les plans d’achats soumis par les unités demandeuses. Préparer les mesures correspondantes et faire des propositions après examen détaillé des opérations envisagées.
2.Mener des consultations avec les unités demandeuses, les aider dans l’établissement des cahiers des charges et les conseiller quant aux dates de livraison, aux fournisseurs éventuels et à la meilleure démarche à suivre.
3.Préparer, superviser et organiser les demandes de devis, les appels d’offres et les appels à propositions en utilisant, le cas échéant, la plateforme d’appels d’offres en ligne du BIT. Analyser et évaluer les propositions des fournisseurs compte tenu des exigences de l’Organisation.
4.Fournir des conseils techniques sur les marchés informatiques aux unités demandeuses au siège de l’OIT, et fournir un appui aux responsables des bureaux extérieurs ou régionaux aux fins des programmes et des projets financés sur des fonds extrabudgétaires, conformément aux politiques et procédures de l’Organisation en matière d’achats. Participer aux négociations avec les représentants des fournisseurs.
5.Elaborer et formuler des stratégies d’approvisionnement et trouver des solutions pour résoudre des problèmes ou des conflits découlant de projets d’achat complexes, en consultation avec le supérieur hiérarchique.
6.Préparer les ordres d’achat et les soumettre pour approbation dans le système de planification des ressources du BIT (IRIS). Signer les ordres d’achat jusqu’à la limite autorisée et, en cas de dépassement, préparer, sous la supervision du chef de l’unité des achats et en consultation avec le Chef de PROCUREMENT, les documents qui devront être soumis au Comité d’examen des acquisitions du siège pour examen et approbation ultérieure par le/la fonctionnaire autorisé(e).
7.Rédiger et superviser la rédaction des contrats, et fournir des conseils aux unités demandeuses et aux entités bénéficiaires sur les clauses contractuelles, en consultation avec les juristes concernés si nécessaire. Assurer le respect des accords contractuels, recommander des modifications et des reconductions, et conseiller les parties concernées sur leurs droits et obligations contractuels. 

section facultative (si nécessaire)

8.Recueillir des données pertinentes, les compiler et tenir des statistiques; rédiger des rapports de synthèse à l’intention de la direction sur les activités du Bureau en matière d’achats ; contribuer à la gestion d’un programme d’analyse de données, notamment grâce à la mise en place de modalités de communication d’informations sur les achats dans l’ensemble du Bureau et à la centralisation de la collecte, de l’analyse et de la notification des données au sein de PROCUREMENT.
9.Aider à la recherche de solutions concertées en suivant les méthodes du Département de la gestion de l’information et des technologies, ainsi que les bonnes pratiques  en matière d’achats informatiques. Fournir un appui au déploiement de nouvelles plateformes/applications numériques au sein de PROCUREMENT.
10.Etudier le marché afin de se tenir au courant des grandes évolutions, effectuer des recherches et analyser des statistiques et des rapports sur la situation des produits de base, les tendances de la production et l’offre de biens et de services à l’échelle mondiale. Se tenir au courant des nouvelles technologies et des nouveaux produits ou services, évaluer et proposer de nouvelles sources d’approvisionnement au supérieur hiérarchique, et participer à l’intégration des résultats des activités de recherche dans le programme d’achats.
11.Rédiger des manuels de formation et des guides d’utilisation ou adapter ceux qui existent à l’intention des collègues appelés à utiliser les applications et les outils informatiques liés aux activités de  PROCUREMENT.
12.S’acquitter des autres tâches pertinentes demandées.    
Ces tâches spécifiques complètent la description générique établie par le BIT pour ce poste, à savoir:

Tâches génériques

1. Analyser et évaluer les vendeurs et les propositions en tenant compte des différents facteurs qui influent sur les spécifications techniques des articles, sur les coûts, les prix et les accords contractuels.
2. Revoir les demandes d’acquisitions reçues afin de veiller à la conformité de la description des biens et des services et des spécifications d’achat y relatives et, le cas échéant, d’autoriser la passation de marché au moyen d’un appel d’offres officiel ou par le biais de la négociation.
3. Identifier, évaluer et recommander les fournisseurs et fabricants potentiels.
4. Entretenir de bonnes relations avec les fournisseurs et les représentants de sociétés.
5. Fournir une orientation et des conseils aux départements techniques, bureaux de zone et projets concernant la préparation des spécifications des articles à acquérir.
6. Orienter le travail des collaborateurs subalternes.
7. Effectuer des recherches afin de se tenir au courant des tendances et des évolutions importantes du marché dans le domaine de spécialisation des acquisitions et dans les domaines connexes.

Qualifications requises

Formation

Diplôme universitaire supérieur (master ou équivalent) en informatique, gestion intégrée, gestion d’entreprise, commerce, droit ou autre domaine pertinent. Un diplôme universitaire de premier cycle (licence ou équivalent) dans l’un des domaines susmentionnés ou un autre domaine pertinent, assorti de deux années d’expérience pertinente supplémentaires, en plus des cinq années requises ci-dessous, sera accepté en lieu et place d’un diplôme universitaire supérieur. Des études ou une formation supplémentaire, ou une qualification reconnue dans le domaine des achats (par exemple, le certificat UNDP/CIPS de niveau 3 ou équivalent).

Expérience

Au moins cinq ans d’expérience, dont au moins trois ans au niveau international ou sur le marché mondial, dans l’administration d’achats informatiques en gros volume dans le secteur public ou privé et/ou dans une organisation internationale. L’expérience des politiques et des procédures de passation des marchés d’une organisation du système des Nations Unies serait un avantage.

Langues

Excellente maîtrise de l’anglais ou du français et bonne connaissance de la deuxième langue. La connaissance de l’espagnol serait un avantage.

Compétences

En plus des compétences essentielles du BIT, ce poste requiert:
 

Compétences techniques
Maîtrise des outils d’analyse et des techniques qualitatives et quantitatives. Aptitude à concevoir, planifier, coordonner et effectuer des travaux de recherche, à appliquer des lois, des règlements et des politiques. Connaissance des règles de gestion financière ainsi que des procédures d’achat de gré à gré et de la législation y afférente. Connaissance des serveurs et du matériel de réseau, maîtrise des outils informatiques, notamment des systèmes de planification des ressources internes et des plateformes d’appels d’offres en ligne, des macros VBA, de l’informatique en nuage, de la gestion de bases de données et du développement d’applications web. Connaissance de SharePoint Community et aptitude à utiliser les modèles de site pour créer des pages, des composants Web parts, des listes et d’autres ressources propres à la communauté. Capacité d’assurer l’administration et la maintenance du site. Connaissances nécessaires à la création de différentes moyens de présentation et outils de communication pour aider PROCUREMENT dans ses activités de formation et de transfert de savoir-faire aux collègues qui participent aux opérations d’approvisionnement. Connaissances suffisantes pour évaluer les soumissions et recommander les gammes de prix compétitives. Aptitude à négocier des accords avec les unités demandeuses et les fournisseurs.  Aptitude à traiter des questions contractuelles en conformité avec les politiques et les normes.  Solides compétences analytiques. Connaissance des sources d’approvisionnement, des tendances du marché, des prix, etc. Solide capacité de raisonnement technique appliqué à la résolution de problèmes. 
    
Compétences comportementales 

Aptitude à guider et à coordonner le travail effectué par des tiers. Capacité de planifier des tâches, d’arbitrer entre les besoins et de travailler sous la pression récurrente de délais serrés. Sens de la communication (orale et écrite), capacité d’adaptation à différents publics, clarté et concision dans la rédaction de documents divers (contrats, rapports, etc.). Capacité de travailler dans un environnement multiculturel; sensibilité à l’égalité hommes-femmes et comportement non discriminatoire.  

 


 

Conditions d'emploi

  • Tout engagement et/ou prolongation de contrat est soumise au Statut du personnel et autres règles internes en vigueur. Toute offre d'emploi du BIT est subordonnée à la certification par le/la Conseiller/ère médical(e) du BIT selon laquelle l'intéressé est médicalement apte à remplir les exigences inhérentes et spécifiques du poste offert. Afin de confirmer une offre du BIT, le/a candidat(e) retenu(e) devra subir un examen médical.
  • Le contrat initial sera émis pour une période de vingt-quatre mois.
  • Le/la candidat(e) externe retenu(e) sera en période probation pour les deux premières années de son affectation.
  • Toute extension de contrat au-delà de la période probatoire est sujet à une conduite et performance satisfaisantes.

Pour plus d'informations sur les conditions d'emploi, veuillez consulter la page Recrutement sur le plan international sur le site ILO Jobs.

 

Information importante

Les fonctionnaires de la catégorie des services généraux intéressés par ce poste sont informés que, s'ils sont sélectionnés, ils se verront offrir le traitement et les indemnités applicables au grade du poste auquel ils postulent, ce qui peut entraîner des modifications substantielles de leur rémunération nette. Conformément à l'article 3.4 du statut du personnel du BIT, le traitement d'un fonctionnaire, lors de sa promotion, ne peut en aucun cas être supérieur au traitement maximal du grade auquel il a été promu. Pour toute question ou précision, veuillez contacter votre partenaire RH à l'adresse suivante : hrpartner@ilo.org

 

Processus de recrutement

Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne. Pour se faire, veuillez vous rendre sur le site e-Recruitment du BIT, ILO Jobs, à l'adresse suivante :  https://jobs.ilo.org/?locale=fr_FR. Le système fournit les instructions nécessaires afin de faciliter la procédure de demande en ligne.

 

L'évaluation (qui peut inclure une ou plusieurs épreuves écrites et d'un entretien préalable basé sur les compétences) et les entretiens auront lieu, en principe, pendant les 3 à 4 mois suivant la date de clôture. Les candidat(e)s sont prié(e)s d'assurer leur disponibilité en cas de pré-sélection.

 

En fonction de la localisation et de la disponibilité des candidats, des assesseurs et des membres des jurys d'entretien, le BIT se réserve le droit d'utiliser des technologies de communication comme Skype, la vidéo ou la téléconférence, l'email, etc. afin de procéder à l'évaluation des candidats au cours des différentes étapes du processus de recrutement, y compris le centre d'évaluation, les tests techniques ou les entretiens.

 

Le OIT applique une tolérance zéro à l’égard de l’exploitation et des atteintes sexuelles et est déterminé à faire en sorte qu’aucun membre du personnel ni aucun bénéficiaire de l’assistance de l’Organisation n’en soient victimes, directement ou indirectement. Pour s'assurer que des personnes ayant des antécédents avérés d’exploitation et d‘atteintes sexuelles, d’harcèlement sexuel ou d'autres types de comportements abusifs ne soient pas recrutées par l’Organisation, le OIT peut procéder à une vérification des antécédents des candidats en cours de considération.

 

Alerte à la fraude

Le BIT ne facture aucun frais à aucun moment du processus de recrutement, que ce soit au moment de postuler, pour l'entretien, la procédure de recrutement proprement dite ou la formation. Les messages émanant des adresses email différentes de celles du BIT - ilo@.org - ne doivent en aucun cas être considérées. En outre, le BIT n'a pas besoin et ne demande pas de connaître les informations relatives au compte bancaire du postulant.