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Administrateur (trice) chargé(e) de la production des publications

 

Grade: P3 

No. du poste: RAPS/2/2022/INTSERV/01
Date de publication: 31 août 2022
Date de clôture (minuit, l'heure de Genève): 3 octobre 2022

 

Job ID: 9306 
Département: INTSERV 
Unité: PRODOC 
Lieu d'affectation: Genève   
Type de contrat: Durée déterminée 


 

Peuvent participer:

  • Les candidats/tes internes du BIT, en accord avec les paragraphes 31 et 32 de l'annexe I du Statut du personnel du BIT.
  • Les candidats/tes externes.

 

Les candidats/tes ayant plus de cinq années de services continu au sein de l'organisation sont encouragé(e)s à postuler.  .

 

Les candidatures des fonctionnaires qui ont atteint leur âge de retraite tel que défini dans l'article 11.3 du Statut du personnel au plus tard le 31 décembre 2017, ou qui ont déjà quitté le BIT suite à leur retraite ou leur retraite anticipée ne seront pas prises en considération.

 

Le BIT attache une grande importance à la diversité parmi son personnel et accueille favorablement les candidatures de femmes qualifiées. Nous encourageons aussi celles de personnes handicapées. Si vous ne pouvez pas remplir notre formulaire de candidature en ligne en raison d'un handicap, veuillez envoyer un courriel à ilojobs@ilo.org.

 

L'OIT accueille les candidats ayant une expérience de travail au sein des mandants de l'OIT (gouvernements, organisations d'employeurs et d'entreprises, et organisations de travailleurs).

 

Les candidatures émanant de personnes originaires d'Etats Membres non représentés ou sous-représentés ou d'Etats Membres amenés à le devenir prochainement retiendront particulièrement l'attention. On trouvera la liste des pays concernés ici:  https://jobs.ilo.org/content/non--and-under-represented-member-States-FR/?locale=fr_FR

 

Outre les entretiens et épreuves que tout candidat peut être tenu de passer, la réussite du Centre d'évaluation du BIT est requise pour tout candidat externe ou tout candidat interne postulant à une catégorie supérieure.

 

Nonobstant les considérations générales énoncées dans le statut du personnel de l'OIT, le présent avis de vacance de poste est le seul document faisant autorité en ce qui concerne les qualifications requises pour ce poste. Les qualifications minimales requises ont été déterminées en fonction des fonctions et responsabilités spécifiques de ce poste.

 

Les exigences linguistiques spécifiques pour ce poste sont détaillées ci-dessous. Toutefois, les candidats qui postulent à des postes vacants de la catégorie des services organiques, qui n'ont pas encore accompli avec succès leur période de stage au sein du BIT et dont la langue maternelle n'est pas l'une des langues de travail du Bureau (français, anglais et espagnol), doivent posséder une connaissance pleinement satisfaisante d'au moins une des langues de travail du BIT. S'ils sont nommés, ils peuvent être tenus d'acquérir la connaissance d'une deuxième langue de travail du Bureau au cours de leurs premières années de service.

Introduction

Le poste est à pourvoir dans l'Unité chargée de la gestion de projet pour les publications (PPM) de l'Unité de la production des publications (PRODOC) au sein du Département de l'administration et des services internes (INTSERV). INTSERV est responsable de la gestion générale des installations, des biens et de l'inventaire, de la sûreté et de la sécurité, de l'impression, de la publication et de la distribution, des privilèges diplomatiques, des voyages et des transports, de l'utilisation des espaces ouverts au public et des services internes généraux. PRODOC est chargé de tous les aspects liés à la conception, à l'édition/la relecture d'épreuves, au contrôle de la qualité, à la production, à l'impression et à la distribution en interne et externe des documents officiels, ainsi que de la plupart des publications au siège de l’OIT, y compris les publications phares et les grandes publications. 
PPM fournit des services de budgétisation, de planification, d'achat, de gestion de projet et d'assurance qualité pour les publications phares, les grandes publications et les publications de haut niveau de l'OIT, les rapports, le matériel promotionnel et les événements. Cette unité travaille avec les départements auteurs pour s'assurer que les choix de production des publications soutiennent les objectifs d'impact de la publication, et que les messages stratégiques de l'OIT sont présentés efficacement sur différents supports. PPM est responsable de la planification des achats et des contrats d'une grande variété de services, de fournitures et de produits associés à la production des publications. PPM identifie le meilleur rapport qualité/prix dans les services de production numérique et imprimée aux niveaux local et international, sur la base d'une vue d'ensemble des exigences de l'OIT, des normes de qualité et des délais demandés. Ce service requiert une connaissance approfondie du processus de production des publications et du marché de la production des publications.
Le/la titulaire sera responsable de la planification du travail et des activités liées aux tâches d'achat associées à la production de publications standard, imprimées et numériques, et apportera son soutien à la gestion de la production des publications phares et des grandes publications. Il/elle assurera une coordination et une communication efficaces entre les unités d'auteurs, les collègues de PRODOC associés aux opérations de production et les fournisseurs et collaborateurs externes afin d'assurer la livraison en temps voulu de productions de haute qualité.
Le/la titulaire du poste travaillera sous la supervision de l'administrateur de l'Unité chargée de la gestion de projet pour les publications (PPM).

Tâches spécifiques

1.Recevoir et traiter les demandes de production de publications standard des unités auteurs. Assurer la liaison avec les clients afin d'évaluer leurs exigences en matière de services et de délais, d'identifier les différents fournisseurs et produits à acheter, de planifier et de coordonner la prestation de services conformément aux plans de production.
2.Rédiger des cahiers des charges et les spécifications techniques, commander et coordonner les ressources pour la correction des textes et la relecture d'épreuves, la conception graphique, la typographie, la mise en page, le numérique et l'impression. Traiter l'information sur la production et l'administration dans le système de gestion des publications de l’OIT. Effectuer un contrôle de qualité sur les produits finaux et collaborer avec l'équipe de soutien du département pour le suivi financier.
3.Coordonner et superviser les services fournis par les contractants externes. Contrôler, suivre et rendre compte de la performance des fournisseurs tout au long du cycle de vie du contrat afin que les prestataires de services et les fournisseurs respectent leurs obligations contractuelles en termes de qualité, de calendrier, de coût/prix et de facturation. Identifier et signaler les écarts au supérieur hiérarchique et prendre des mesures correctives.
4.Organiser des réunions régulières de coordination et d’examen de la production avec les services de production internes et les contractants externes afin de garantir le respect des normes de haute qualité de l'édition de l’OIT en matière de correction de textes et de relecture d'épreuves, de conception graphique, de typographie, de mise en page et de respect de la charte graphique.
5.Administrer et contrôler l'exactitude des informations et métadonnées relatives aux projets de publication dans le système de gestion des publications de l'OIT en ce qui concerne les étapes administratives internes, les flux de production des publications, le processus interne et le stockage des fichiers.
6.Fournir des informations sur l'amélioration des processus de travail pour les futurs projets de publication à la direction de PRODOC et formuler des propositions au chef d'unité pour améliorer et mettre à jour le guide de production des publications.
7.Organiser et coordonner des réunions régulières de formation et d'orientation avec les auteurs internes et les contractants externes afin de fournir des conseils et une formation sur le processus de production et les normes de qualité des publications du BIT.   
8.Établir, développer et entretenir des relations de travail avec les responsables concernés de l'OIT et assurer la liaison avec les agences des Nations unies, les contacts dans les réseaux et les autres entités concernées.
9.S’acquitter des autres tâches pertinentes demandées.
Ces tâches spécifiques complètent la description générique établie par le BIT pour ce poste, à savoir:

Tâches génériques

  1. Contrôler les questions financières, administratives et de personnel. Préparer le plan des opérations de l’unité de travail pertinente.
  2. Rédiger des textes et préparer le budget pour les propositions de Programme et de Budget. Participer à la préparation de documents de projets soumis en vue d’un financement extérieur et préparer les rapports budgétaires finals relatifs aux projets approuvés. Préparer d’autres rapports et documents relatifs aux questions financières et de programme. Préparer la correspondance concernant les finances, le personnel ou l’administration.
  3. Contrôler les recettes et les dépenses et procéder à l’analyse périodique de l’état financier. Vérifier la comptabilité mensuelle et adopter les mesures de redressement nécessaires, examiner les requêtes d’engagements à la lumière des fonds disponibles. Vérifier les factures et autoriser les paiements. Publier divers documents relatifs aux transactions financières.
  4. Superviser les dispositions financières et administratives pour les réunions officielles.
  5. Entrer en contact avec d’autres départements afin de régler les dispositions financières et administratives.
  6. Gérer les mouvements de personnel. Assurer la liaison avec le Département du Développement des Ressources Humaines pour toutes les questions de recrutement. Gérer les accords contractuels, en particulier ceux qui concernent la collaboration extérieure.
  7. Contrôler l’acquisition, l’inventaire et l’entretien du mobilier, des équipements et des fournitures.
  8. Régler les dispositions de voyage et effectuer des calculs pour les missions. Le titulaire peut être conduit à partir en mission afin de réviser les aspects administratifs et financiers de projets ou de participer à l’organisation de séminaires.
  9. Revoir et analyser la mise en œuvre des projets et les rapports sur l’état d’avancement des projets afin de garantir la concordance des résultats avec les objectifs et d’évaluer la nécessité de réaffecter du matériel ou du personnel ou encore pour suggérer l’adoption de mesures complémentaires destinées à améliorer l’exécution des projets.
  10. Coordonner et organiser ateliers et réunions.
  11. Superviser le travail du personnel d’appui administratif.
  12. Répondre aux questions relatives à la programmation et à l’administration et assurer le suivi approprié.

Qualifications requises

Formation

Diplôme universitaire supérieur (master ou équivalent) en édition, gestion des arts graphiques, communication visuelle ou dans un domaine pertinent. Un diplôme universitaire de premier niveau (licence ou équivalent) dans l'un des domaines susmentionnés ou dans un autre domaine pertinent assorti de deux années supplémentaires d'expérience pertinente, en plus des cinq années d'expérience requises indiquées ci-dessous, peut être accepté en lieu et place d'un diplôme universitaire supérieur.

Expérience

Au moins cinq ans d'expérience dans les domaines de la publication, de la communication, y compris l'achat et la coordination de services de production de publications pour des projets complexes de production de publications.

Langues

Excellente maîtrise d'une langue officielle de l'Organisation (anglais, français, espagnol) et connaissance pratique d'une seconde langue officielle de l'Organisation. L'une de ces langues doit être l'anglais.

Compétences

En plus des compétences essentielles du BIT, ce poste requiert:


Connaissance approfondie du Règlement financier et des Règles de gestion financière. Connaissance des politiques, des procédures administratives et des pratiques du Bureau. Aptitude à rechercher et à interpréter diverses orientations et politiques afin de les mettre en œuvre pour résoudre des questions complexes d’ordre administratif. Aptitude à établir le budget d'un programme ou d'un projet et à en surveiller l'exécution. Connaissance des activités, des objectifs et du domaine technique de l'unité de travail. Aptitude à assurer un suivi efficace du programme de travail et des ressources.
Une connaissance du travail avec les systèmes de gestion des publications est requise. Bonne connaissance du logiciel Adobe PDF et connaissance des applications d'éditique telles que InDesign et autres outils spécialisés.
Connaissance de la planification de la gestion de projet, de l'établissement du calendrier, de l'estimation des coûts et des achats dans l'industrie de l'édition et de l'édition numérique, liée à au moins trois des domaines suivants : correction de textes et relecture d'épreuves, conception graphique, typographie, mise en page et respect de la charte graphique.
Connaissance de l'industrie de l'imprimerie et de la technologie de production numérique.
Solides compétences conceptuelles et analytiques. Aptitude à résoudre des problèmes tout en fournissant des résultats de haute qualité dans les délais et dans le respect du budget. Aptitude à travailler en équipe et à établir et maintenir une communication efficace avec les collègues et les partenaires externes. Excellente maîtrise de la communication verbale et écrite, y compris la capacité de transmettre des informations de manière claire et compréhensible. Solides compétences en matière de service à la clientèle, avec une capacité avérée à traiter avec les clients et à fournir des conseils sur les concepts et les procédures de production concernant les documents et les publications. Solides compétences organisationnelles et capacité à gérer les priorités, à travailler sous pression et à respecter des délais serrés.  Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement non discriminatoire et sensible aux considérations de genre.
 

 


 

Conditions d'emploi

  • Tout engagement et/ou prolongation de contrat est soumise au Statut du personnel et autres règles internes en vigueur. Toute offre d'emploi du BIT est subordonnée à la certification par le/la Conseiller/ère médical(e) du BIT selon laquelle l'intéressé est médicalement apte à remplir les exigences inhérentes et spécifiques du poste offert. Afin de confirmer une offre du BIT, le/a candidat(e) retenu(e) devra subir un examen médical.
  • Le contrat initial sera émis pour une période de vingt-quatre mois.
  • Le/la candidat(e) externe retenu(e) sera en période probation pour les deux premières années de son affectation.
  • Toute extension de contrat au-delà de la période probatoire est sujet à une conduite et performance satisfaisantes.

Pour plus d'informations sur les conditions d'emploi, veuillez consulter la page Recrutement sur le plan international sur le site ILO Jobs.

 

Information importante

Les fonctionnaires de la catégorie des services généraux intéressés par ce poste sont informés que, s'ils sont sélectionnés, ils se verront offrir le traitement et les indemnités applicables au grade du poste auquel ils postulent, ce qui peut entraîner des modifications substantielles de leur rémunération nette. Conformément à l'article 3.4 du statut du personnel du BIT, le traitement d'un fonctionnaire, lors de sa promotion, ne peut en aucun cas être supérieur au traitement maximal du grade auquel il a été promu. Pour toute question ou précision, veuillez contacter votre partenaire RH à l'adresse suivante : hrpartner@ilo.org

 

Processus de recrutement

Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne. Pour se faire, veuillez vous rendre sur le site e-Recruitment du BIT, ILO Jobs, à l'adresse suivante :  https://jobs.ilo.org/?locale=fr_FR. Le système fournit les instructions nécessaires afin de faciliter la procédure de demande en ligne.

 

L'évaluation (qui peut inclure une ou plusieurs épreuves écrites et d'un entretien préalable basé sur les compétences) et les entretiens auront lieu, en principe, pendant les 3 à 4 mois suivant la date de clôture. Les candidat(e)s sont prié(e)s d'assurer leur disponibilité en cas de pré-sélection.

 

En fonction de la localisation et de la disponibilité des candidats, des assesseurs et des membres des jurys d'entretien, le BIT se réserve le droit d'utiliser des technologies de communication comme Skype, la vidéo ou la téléconférence, l'email, etc. afin de procéder à l'évaluation des candidats au cours des différentes étapes du processus de recrutement, y compris le centre d'évaluation, les tests techniques ou les entretiens.

 

Le OIT applique une tolérance zéro à l’égard de l’exploitation et des atteintes sexuelles et est déterminé à faire en sorte qu’aucun membre du personnel ni aucun bénéficiaire de l’assistance de l’Organisation n’en soient victimes, directement ou indirectement. Pour s'assurer que des personnes ayant des antécédents avérés d’exploitation et d‘atteintes sexuelles, d’harcèlement sexuel ou d'autres types de comportements abusifs ne soient pas recrutées par l’Organisation, le OIT peut procéder à une vérification des antécédents des candidats en cours de considération.

 

Alerte à la fraude

Le BIT ne facture aucun frais à aucun moment du processus de recrutement, que ce soit au moment de postuler, pour l'entretien, la procédure de recrutement proprement dite ou la formation. Les messages émanant des adresses email différentes de celles du BIT - ilo@.org - ne doivent en aucun cas être considérées. En outre, le BIT n'a pas besoin et ne demande pas de connaître les informations relatives au compte bancaire du postulant.