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Adjoint au Superviseur de l'équipe de traitement de texte

 

Grade: G5 

No. du poste:GENEVA/GS/2022/09

Date de publication: 21 décembre 2022
Date de clôture (minuit, heure de Genève): 31 janvier 2023

 

Job ID: 10313 
Département: RELMEETINGS 
Unité: OFFDOC/E 
Lieu d'affectation: Genève   
Type de contrat: Durée déterminée 


 

Le processus de recrutement des services généraux (GS) est soumis aux règles de recrutement local et de l'Article 4.3 du Statut du Personnel du BIT. Dans ce cadre, le BIT n'offrira un contrat qu'aux personnes qui sont en possession d'un statut de résident valable en Suisse ou qui résident actuellement en France voisine.

 

Peuvent participer:

  • Les candidats/tes internes du BIT, en accord avec les paragraphes 31 et 32 de l'annexe I du Statut du personnel.
  • Les candidats/tes ayant plus de cinq années de services continu au sein de l'organisation sont également éligibles, et sont encouragé(e)s à postuler. Une attention particulière leur sera apportée au moment de la revue des candidatures et de l'évaluation.
  • Candidats/tes externes*

 

Le BIT attache une grande importance à la diversité parmi son personnel. Les candidatures de femmes et d'hommes qualifiés, et aussi celles de personnes handicapées sont encouragées. Si vous vous trouvez dans l'incapacité de compléter le formulaire en ligne du fait d'un handicap, veuillez envoyer un courriel à ilojobs@ilo.org.

 

Les candidats/tes pourraient être amené(e)s à passer une épreuve de connaissances en Microsoft Word, Excel et/ou Power Point, ou d'autres épreuves écrites. Outre les entretiens et épreuves que tout candidat peut être tenu de passer, la réussite du Centre d'évaluation du BIT est requise pour tout candidat externe.

 

*Conditions d'emploi pour les candidats externes: Conformément à la pratique en vigueur au BIT, le/la candidat/e extérieur/e sera normalement recruté/e au premier échelon de ce grade. Le salaire d'entrée pour ce grade est : 75 384 CHF par an.

Introduction

Le poste est à pourvoir au sein de l'Unité anglaise de traduction des documents officiels (OFFDOC/E) qui relève du Département des relations, des réunions et des documents officiels (RELMEETINGS). RELMEETINGS compte sept unités de traduction qui fournissent des services linguistiques dans les langues officielles (anglais, français et espagnol) et les langues de travail de l'OIT (allemand, russe, arabe et chinois).  
L’unité OFFDOC/E est chargée de l’édition, de la traduction et de la révision ainsi que du traitement de texte de tous les documents officiels du BIT vers l’anglais, à savoir les documents destinés à la Conférence internationale du Travail, au Conseil d'administration, aux réunions régionales, aux réunions d’experts et aux réunions techniques ainsi que les documents établis par le Cabinet du Directeur général. 
Le/la titulaire du poste sera principalement chargé(e) de traiter une de divers documents officiels et de fournir un appui et des orientations lors des réunions officielles.                             
Le/la titulaire du poste relèvera du chef d’OFFDOC/E. 

Tâches spécifiques

1.Mettre en forme et produire des documents officiels de complexité variable conformément au Guide éditorial du BIT et aux modèles appropriés. Importer et reformater des tableaux statistiques, graphiques et diagrammes complexes provenant de sources diverses. 
2.Effectuer la vérification/relecture finale des documents préparés par l'unité afin de s'assurer de leur cohérence avec l'original (par exemple, paragraphes, tableaux, figures, notes de bas de page) et avec les versions de ces documents établies par les autres unités concernées. 
3.Fournir un appui aux traducteurs dans le cadre de la mise au point de nouveaux outils de traduction et de terminologie assistées par ordinateur et de nouveaux modèles.
4.Transférer les documents officiels sur le système de gestion de contenu web (Web check-in) et créer les liens nécessaires pour les publier sur le site Web du Conseil d’administration (Web linking) avant et pendant les sessions du Conseil d’administration.
5.Prendre des initiatives et fournir des conseils et des orientations aux membres de l'équipe et au personnel temporaire pendant les réunions et les conférences (c'est-à-dire pendant les sessions du Conseil d’administration et de la Conférence internationale du Travail et les réunions régionales et sectorielles) conformément aux règles et procédures en vigueur.
6.Aider et contribuer à la mise à jour régulière du Guide éditorial du BIT et des instructions concernant la préparation des documents et l'utilisation des modèles. Mettre à jour les modèles et contacter le Département de la gestion de l'information et des technologies lorsque des modifications ou des mises à jour spécifiques sont nécessaires.
7.S’acquitter des autres tâches pertinentes demandées.

Ces tâches spécifiques complètent la description générique établie par le BIT pour ce poste, à savoir:

Tâches génériques

1. Assister le superviseur de l’unité dans l’exécution de l’ensemble des tâches. Répartir le travail à dactylographier et choisir les méthodes de présentation. 
2. Coordonner les travaux au sein de l’unité de même qu’avec les autres unités de la section. 
3. Superviser le travail en cours d’exécution. Vérifier le travail achevé. 
4. Contrôler l’application des méthodes de travail. Participer à l’organisation des épreuves de dactylographie. 
5. Former les nouveaux opérateurs de traitement de textes. 
6. Participer aux activités de traitement de textes au sein de l’unité. 
7. Préparer les statistiques concernant le rendement de l’unité.

Qualifications requises

Formation

Avoir achevé ses études secondaires ou des études de commerce.

Expérience

Au moins cinq ans d'expérience dans le domaine du traitement de texte.

Langues

Parfaite maîtrise de l’anglais. Connaissance pratique d'au moins une des deux autres langues officielles (espagnol, français) de l'Organisation.

Compétences

En plus des compétences essentielles du BIT, ce poste requiert:

Connaissance approfondie des fonctions avancées des logiciels de production de documents (par exemple, Word, Excel, PowerPoint, Adobe Acrobat DC). Connaissance des logiciels de suivi et d’exécution des tâches assignées (logiciels de suivi des tâches). Aptitude à travailler en équipe. Connaissances élémentaires en matière d’encadrement. Tact dans les relations avec les équipes et les clients. Connaissance des règles de l’Organisation en ce qui concerne la présentation et le style des documents. Aptitude à rester calme tout en travaillant sous pression pour respecter les délais. Aptitude à travailler de longues heures lors des conférences et des réunions officielles. Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement non discriminatoire et sensible aux considérations de genre.


 

Processus de recrutement

 

Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne. Pour se faire, veuillez vous rendre sur le site e-Recruitment du BIT à l'adresse suivante : https://jobs.ilo.org/. Le système fournit les instructions nécessaires afin de faciliter la procédure de demande en ligne.

 

L'évaluation (qui peut inclure une ou plusieurs épreuves écrites et d'un entretien préalable basé sur les compétences) et les entretiens auront lieu, en principe, entre 1 à 3 mois suivant la date de clôture. Les candidat(e)s sont prié(e)s d'assurer leur disponibilité en cas de pré-sélection.

 

Alerte à la fraude

 

Le BIT ne facture aucun frais à aucun moment du processus de recrutement, que ce soit au moment de postuler, pour l'entretien, la procédure de recrutement proprement dite ou la formation. Les messages émanant d'addresses email différentes de celles du BIT - ilo@.org - ne doivent en aucun cas être considérées. En outre, le BIT n'a pas besoin et ne demande pas de connaître les informations relatives au compte bancaire du postulant.