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22. Assistant(e) principal(e) aux programmes - G6

 

Grade: G6  

No. du poste: DC/Dakar/G5/2020/05
Date de publication: 15 octobre 2020
Date de clôture (minuit, l'heure de Dakar): 03 novembre 2020

 

Job ID: 4463 
Département: BR-Afrique 
Unité: ETD/BP-Dakar 
Lieu d'affectation: Dakar   
Type de contrat: Durée déterminée 


 

Le BIT lance un appel à manifestation d'intérêt pour la position ci-dessus. Il s’agit d’une affectation de nature purement temporaire qui ne mène pas à une carrière au BIT. La durée est de 12 mois renouvelables.

 

Le processus de sélection n'est pas soumis aux règles et procédures définies à l'annexe I du Statut du personnel du BIT.

 

Peuvent participer:

  • Les candidats/tes internes du BIT, en accord avec les paragraphes 31 et 32 de l'annexe I du Statut du personnel. Le Bureau facilitera la réaffectation temporaire d'un(e) candidat(e) interne sélectionné(e) à ce poste.
  • Les candidats/tes externes. Un(e) candidat(e) externe sélectionné(e) recevra un contrat de type 4.2 (e).

 

Les candidats/tes ayant plus de cinq années de services continu au sein de l'organisation sont encouragé(e)s à postuler. Une attention particulière leur sera apportée au moment de la revue des candidatures et de l'évaluation.

 

Le BIT attache une grande importance à la diversité parmi son personnel. Les candidatures de femmes et d'hommes qualifiés, et aussi celles de personnes handicapées sont encouragées. Si vous vous trouvez dans l'incapacité de compléter le formulaire en ligne du fait d'un handicap, veuillez envoyer un courriel à ilojobs@ilo.org.

 

Les candidatures émanant de personnes qualifiées originaires d'Etats Membres non représentés ou sous-représentés ou d'Etats Membres amenés à le devenir prochainement d'après les prévisions relatives aux effectifs retiendront particulièrement l'attention. On trouvera la liste des pays concernés ici: http://ilo.plateau.com/icontent/CUSTOM/ilo/HRD_PMDOCS/Non_Under_States_FR.pdf

NB : « Le BIT attache une grande importance aux valeurs éthiques, à la diversité parmi son personnel et vise à assurer un équilibre entre les sexes en son sein ».

Structure organisationnelle

Ce poste est à pourvoir au sein de l’unité de travail de la programmation de l'Equipe technique d'Appui au Travail décent pour l'Afrique occidentale et Bureau de Pays (EAT/BP Dakar) pour le Cap-Vert, la Gambie, la Guinée, la Guinée Bissau et le Sénégal.  Le mandat de l’EAT/BP-Dakar est celui que lui confère l’Organisation internationale du Travail (OIT) qui est de promouvoir la justice sociale et notamment de faire respecter les droits de l'homme dans le monde du travail des pays membres sous sa juridiction.

Afin de promouvoir la justice sociale, l'OIT fixe des normes internationales sous forme de conventions et des recommandations internationales du travail, lesquelles définissent les normes minimales à respecter en matière de liberté syndicale, de droit d'organisation et de négociation collective, d'abolition du travail forcé, d'égalité de chances et de traitement, etc. Elle fournit, par ailleurs, une assistance technique dans différents secteurs : formation et réadaptation professionnelles, politique de l'emploi, promotion de l'emploi et de l'entreprise, micro finance, administration du travail, droit du travail et relations professionnelles, conditions de travail, formation à la gestion, coopératives, sécurité sociale, statistiques du travail, sécurité et santé au travail.

Description longue

Enfin, l'OIT encourage la création d'organisations indépendantes d'employeurs et de travailleurs et facilite leur essor par des activités de formation et de conseil. Au sein du système des Nations Unies, l'OIT est unique en son genre de par sa structure tripartite : employeurs et travailleurs participent aux travaux de ses organes directeurs sur un pied d'égalité avec les gouvernements.

Ce poste est à pourvoir au sein de l’unité de travail de la programmation l’EAT/BP-Dakar dont les principales missions, sous la conduite du Directeur, concourent à apporter un appui de haut niveau dans le domaine de la programmation, de la mise en œuvre et du suivi des activités techniques du Bureau.

Mission principale

En tant que membre de l’équipe, le(la) titulaire fournit un appui de haut niveau dans le domaine de la programmation et est chargé(e) d’assurer des services spécialisés d’appui administratif et d’appui à la programmation liés à la mise en œuvre du programme de travail du bureau, de les mener à bonne fin et/ou d'en surveiller l'exécution. Dans un souci d’efficience, d’efficacité et de service à la clientèle, le(la) titulaire exécute un ensemble d’actions administratives se rapportant à la conception, à la planification, à la gestion, au suivi et à l’évaluation des activités. Le travail nécessite l’utilisation du progiciel de gestion intégré (PGI) de l’Organisation. Le(la) titulaire applique les principes de la gestion axée sur les résultats (GAR) et veille à l’application correcte des règles, dispositions réglementaires, politiques, procédures et directives établies. Il(elle) fait des évaluations et apporte des contributions en matière de conception et d’amélioration des processus d’exécution dans le domaine de la programmation.

 

Le(la) titulaire travaille sous la supervision de l'Administrateur principal des programmes du Bureau de Dakar. Cette supervision est centrée sur la prestation de services et consiste à vérifier que les résultats convenus sont atteints et que le travail est coordonné et intégré avec les services connexes. Les missions sont généralement accomplies moyennant une supervision minimale, le(la) titulaire disposant d’un degré élevé d’autonomie, en particulier en ce qui concerne les questions relatives à l'exécution des activités opérationnelles. Le travail est passé en revue afin de vérifier la faisabilité des recommandations et l’exactitude des résultats finaux. Les tâches consistant à traiter des questions de programmation complexes et délicates, notamment celles liées à d’autres activités connexes de l’unité de travail, sont également passées en revue.

Relations de travail

Les contacts internes ont lieu avec le personnel et les responsables concernés dans les bureaux extérieurs, les bureaux de projet et au siège; ils visent à fournir appui et orientations dans les domaines de la programmation et de l’administration aux fins de la résolution de questions complexes dans le respect des normes applicables. Le(la) titulaire travaille régulièrement en liaison avec l’unité chargée de la programmation au niveau régional et reçoit des orientations de cette dernière.

 

Les contacts externes ont lieu principalement avec des homologues des administrations publiques, des organisations d’employeurs et de travailleurs, des institutions des Nations Unies et d’autres organisations internationales ainsi qu'avec des donateurs; ils visent à coordonner des activités conjointes. Le(la) titulaire partage des informations, collabore à l’intégration des processus ou des activités, anticipe des situations complexes en matière d’appui administratif et d’appui à la programmation, et contribue à les résoudre.

Fonctions et responsabilités essentielles

1. Fournir un appui spécialisé à la programmation pour l’élaboration du programme de travail du bureau et la formulation d’initiatives, en veillant à ce que les propositions d’activités comportent les renseignements nécessaires. Rechercher des informations sur des sujets précis se rapportant aux résultats de programme par pays pertinents. Effectuer des analyses préliminaires des informations, notamment en recensant les questions prioritaires et les éventuels besoins d’assistance technique, en vue le cas échéant de faire figurer ces données dans les fiches et les rapports par pays.

2. Compiler, analyser et diffuser des données et d’autres éléments d’information nécessaires à l’élaboration des programmes et budgets, et à l'examen des besoins de ressources humaines et financières. Coordonner la présentation de propositions de programme et de prévisions budgétaires, et proposer des ajustements selon les besoins.

3. Faire fonction de point focal pour les questions administratives concernant des programmes ou des projets. Préparer des demandes, établir des mandats types en fonction des objectifs des programmes ou des projets, obtenir les autorisations nécessaires, traiter les actions administratives et en assurer le suivi, et résoudre les problèmes de mise en œuvre des programmes ou projets. Travailler en liaison avec des partenaires extérieurs et assister à des réunions pour fournir et recueillir des informations.

4. Examiner des rapports et des propositions ainsi que des données sur les dépenses communiqués par les partenaires d’exécution pour s’assurer que les transactions financières effectuées, les engagements pris et les autorisations obtenues sont conformes au Règlement financier et aux Règles de gestion financière. Etablir des rapports sur l’exécution du budget en comparant les budgets approuvés aux dépenses effectives et en signalant les éventuelles disparités constatées.

5. Tenir à jour et actualiser des bases de données.

6. Répondre à des questions administratives complexes sur les programmes et budgets ou les transmettre à la personne la mieux à même d’y répondre. Rédiger la correspondance et des communications concernant tous les aspects de l’administration de programmes ou de projets.

7. Se tenir informé(e) de l'évolution des politiques, procédures, directives et processus ayant trait aux programmes, et orienter et former le personnel en vue de renforcer les connaissances. Surveiller et guider le travail du personnel chargé de l’appui à la programmation et d’autres membres du personnel d’appui, selon les besoins.

8. Évaluer les méthodes et les processus de travail et proposer des améliorations. Évaluer l’incidence des changements et recommander les mesures de suivi nécessaires. Travailler en liaison étroite avec d’autres secteurs administratifs pour veiller à l’efficacité et au bon déroulement des activités aux stades de la conception et de la prestation des services, et recommander des améliorations à apporter aux processus interdépendants.

section facultative (si nécessaire)

9. Fournir l’appui administratif nécessaire à l’organisation de séminaires, d’ateliers, de réunions et d’autres activités. Participer à des missions pour apporter un appui à la programmation et un appui administratif, selon les besoins.
10. S’acquitter des autres tâches pertinentes demandées.

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Exigences minimales
Formation

Le(la) titulaire doit avoir achevé ses études secondaires. Formation dans le domaine de l'administration de programmes et/ou de projets.

Expérience

Au moins six ans d’expérience de l’appui administratif, principalement de l’appui aux programmes et aux budgets et de l’administration de projets. Expérience de l’utilisation d’un progiciel de gestion intégré (PGI), en particulier des modules se rapportant à la gestion et au suivi des programmes.

Langues

Excellente maîtrise d’une langue officielle (anglais, français, espagnol) de l’Organisation. Connaissance pratique d’une autre langue officielle de l’Organisation ou d’une langue nationale officielle du lieu d’affectation.

Connaissances et compétences

(techniques et comportementales)

 

Bonne connaissance de l’administration de programmes et/ou de projets.
Bonne connaissance de la gestion axée sur les résultats (GAR).
Connaissance et compréhension de fond des programmes et activités de l’OIT.
Connaissance des méthodes et techniques d’évaluation de la qualité et de l’efficacité d’exécution des processus.
Bonne connaissance des logiciels PC (notamment logiciels de traitement de texte, tableurs et logiciels de présentation) comme Microsoft Office.

 

Outre les compétences essentielles définies par le BIT [intégrité et transparence, sensibilité à la diversité, orientation vers l’apprentissage et le partage de connaissances, souci du client, aptitude à la communication, orientation vers le changement, assume la responsabilité des résultats, souci de la qualité, collaboration], ce poste requiert les compétences suivantes:


Aptitude à interpréter et à respecter les règles, dispositions réglementaires, politiques et procédures applicables.
Aptitude à s’adapter rapidement à de nouveaux logiciels et systèmes informatiques.
Aptitude à rédiger.
Capacités d’analyse et souci du détail.
Aptitude à coordonner le travail du personnel d’appui.
Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement non discriminatoire et sensible aux considérations de genre.

 


 

Processus de recrutement

 

Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne. Pour se faire, veuillez vous rendre sur le site de recrutement du BIT, ILO Jobs. Le système fournit les instructions nécessaires afin de faciliter la procédure de demande en ligne.

 

L'évaluation (qui peut inclure une ou plusieurs épreuves écrites et d'un entretien préalable basé sur les compétences) et les entretiens auront lieu, en principe, pendant les 2 à 4 semaines suivant la date de clôture. Les candidat(e)s sont prié(e)s d'assurer leur disponibilité en cas de pré-sélection.

 

En fonction de la localisation et de la disponibilité des candidats, des assesseurs et des membres des jurys d'entretien, le BIT se réserve le droit d'utiliser des technologies de communication comme Skype, la vidéo ou la téléconférence, l'email, etc afin de procéder à l'évaluation des candidats au cours des différentes étapes du processus de recrutement, y compris le centre d'évaluation, les tests techniques ou les entretiens.

 

Alerte à la fraude

 

Le BIT ne facture aucun frais à aucun moment du processus de recrutement, que ce soit au moment de postuler, pour l'entretien, la procédure de recrutement proprement dite ou la formation. Les messages émanant d'addresses email différentes de celles du BIT - ilo@.org - ne doivent en aucun cas être considérées. En outre, le BIT n'a pas besoin et ne demande pas de connaître les informations relatives au compte bancaire du postulant.