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Finance and Administrative Assistant - G5(DC)

 

Grade: G5  

No. du poste: DC/DAR/GS/2022/01
Date de publication: 12 mai 2022
Date de clôture (minuit, heure locale Bujumbura, Burundi): 14 juin 2022

 

Job ID: 8271 
Départment: BR-Afrique 
Unité: BP-Dar es Salaam 
Lieu d'affectation: Bujumbura   
Type de contrat: Durée déterminée 

Durée du contract: 1 an (12 mois) renouvelable 


 

Selon l’Article 4.2 (e) du Statut du personnel, le pourvoi des postes vacants dans les projets de coopération technique n’est pas régi dans le cadre de l’Annexe I du Statut du personnel et se fait par choix direct du Directeur général.

 

Dans le but de s'assurer que la sélection directe pour pourvoir le poste vacant est fondée sur le meilleur processus décisionnel possible, le BIT invite les candidats intéressés à soumettre leur candidature en ligne avant la date indiquée ci-dessus.

 

Peuvent soumettre leur candidature:

  • Les candidats/tes internes, en accord avec les paragraphes 31 et 32 de l'Annexe I du statut du Personnel.
  • Les candidats/tes externes*

*Le processus de recrutement des services généraux (GS) est soumis aux critères spécifiques de recrutement local. Le BIT ne peut proposer le contrat uniquement aux personnes qui sont burundaises.

 

Le BIT attache une grande importance à la diversité parmi son personnel et accueille favorablement les candidatures de femmes qualifiées. Nous encourageons aussi celles de personnes handicapées. Si vous ne pouvez pas remplir notre formulaire de candidature en ligne en raison d'un handicap, veuillez envoyer un courriel à ilojobs@ilo.org.

 

Les nominations avec des contrats de coopération technique ne confèrent pas le droit à une carrière au BIT ni à un renouvellement automatique de contrat ou une conversion pour un engagement d’une autre nature au sein de l'Organisation. Un an de contrat à durée déterminée sera accordé. Par ailleurs, les prolongations de contrats de coopération technique sont conditionnées notamment aux éléments suivants: la disponibilité des fonds, la continuité du besoin des fonctions exercées et des services et une conduite satisfaisants.

 

*Conditions d'emploi pour les candidats externes: Conformément à la pratique en vigueur au BIT, le/la candidat/e extérieur/e sera normalement recruté/e au premier échelon de ce grade. Le salaire d'entrée pour ce grade est : 2,5311,000 (Franc burundais) par an.

 

Introduction

Le Bureau de pays de l'OIT pour la République-Unie de Tanzanie, le Burundi, le Kenya, le Rwanda et l’Ouganda et le Rwanda, représente l’OIT Burundi.

Malgré des progrès significatifs réalisés dans l’extension de la protection sociale dans de nombreuses régions du monde, le droit humain à la sécurité sociale n’est toujours pas une réalité pour la majorité de la population. Seulement 17,4% de la population africaine est couverte par au moins une prestation de protection sociale en espèces, laissant plus de 80% - en grande majorité les travailleurs et travailleuses de l’économie informelle et leurs familles – sans aucune protection. En termes de couverture santé, plus de 75 % de la population est exclue du droit à la protection de la santé.

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Pour répondre et contribuer à cette situation, l’Organisation internationale du Travail (OIT) a mis en place un programme multi-donateurs pour appuyer la mise en œuvre de la seconde phase du Programme-phare de l'OIT sur la mise en place de socles de protection sociale pour tous. Ce programme, lancé fin 2021, appuie actuellement la République Démocratique du Congo (RDC), le Rwanda et le Burundi - la Région des Grands Lacs – ainsi qu’une composante Asie. Le programme a pour objectif le renforcement de la protection sociale universelle. Les trois composantes nationales dans la région des Grands Lacs (RDC, Burundi et Rwanda) sont complétées par une composante régionale et globale, qui visera à étendre les effets du projet au-delà des trois pays initiaux, en favorisant des partenariats et des transferts de connaissances et d’expériences globaux et régionaux. 

La couverture de protection sociale au Burundi reste limitée et les données sur le taux de couverture incomplètes. Le système de protection sociale est constitué:

  • d’un régime contributif administré par l'Institut National de la Sécurité Sociale (INSS) - pour les salariés/travailleurs du secteur formel qui couvre les branches vieillesse, invalidité et accident de travail;
  • des mutuelles de santé qui couvrent les travailleurs des secteurs public et privé pour qui une assurance santé est obligatoire; 
  • des mutuelles de santé et la carte nationale d’assistance maladie qui permettent une adhésion volontaire des travailleurs de l’économie informelle; et
  • le programme Meankabandi de transfer de fonds aux ménages les plus pauvres, appuyé par la Banque Mondiale avec une couverture nationale dans sa deuxième phase après une première phase couvrant quatre provinces.

Les priorités nationales en matière de protection sociale ont été fixées dans le Cadre Stratégique de Lutte contre la Pauvreté (CSLP) et la Politique Nationale de Protection Sociale (PNPS) (2011). La PNPS souligne l'importance de réduire la pauvreté généralisée et la vulnérabilité. La Commission nationale de protection sociale, un organe de coordination interministériel, a été créée en avril 2013. La SEP/CNPS a élaboré une stratégie nationale de protection sociale qui définit les priorités du gouvernement, à savoir:

  • accroître l'accès aux services sociaux de base tels que la santé, l'eau et l'assainissement, et l'éducation.
  • assurer la sécurité alimentaire et des revenus de base tant pour ceux qui peuvent sortir durablement de l'extrême pauvreté que pour ceux qui resteront vulnérables toute leur vie.
  • renforcer la gestion des risques naturels et sociaux : le rôle de la protection sociale est de renforcer la résilience des groupes vulnérables.

La PNPS ainsi que la stratégie de protection sociale sont actuellement en cours de révision.  La protection sociale a aussi été identifiée comme priorité dans le Plan de Développement National 2018 – 2027 du Burundi ainsi que dans le Programme Pays de l’OIT pour le Travail Décent 2020-2030.

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Ainsi, le programme permettra d’appuyer le Burundi en :

  1. participant au processus de révision de la PNPS et de la stratégie correspondante;
  2. renforçant le plaidoyer pour la protection sociale comme élément clé pour la réalisation du Plan National de Développement; et
  3. renforçant les capacités des acteurs nationaux pour mettre en œuvre efficacement les régimes de protection sociale et plaidant en faveur de leur financement durable.

Au niveau régional le programme prévoit le développement et le partage de connaissances en matière de financement de la protection sociale et un renforcement des capacités pour bâtir des systèmes de collecte et compilation de statistiques nationales sur la protection sociale. 

Le programme, d’une durée de 24 mois, sera mis en œuvre de manière conjointe et en constante coordination entre le Bureau de pays de l’OIT en RDC (pour la composante RDC et la composante régionale), le Bureau de pays de l’OIT à Dar es Salaam (pour les composantes Rwanda et Burundi), et par le Département de la protection sociale de l’OIT (SOCPRO) à Genève avec le soutient des équipes d'appui techniques au travail décent de Pretoria et Yaoundé.

Supervision
Sous la responsabilité générale du Directeur du Bureau de l’OIT pour la République-Unie de Tanzanie, le Burundi, le Kenya, le Rwanda et l’Ouganda, l’assistant/e administratif/ve et financier/e sera sous la supervision directe du/de la Conseiller/e technique en protection sociale du projet basé(e) au Rwanda. Il/elle travaillera aussi en étroite collaboration avec l’équipe de gestion du Bureau de Pays - Dar es Salaam.

Fonctions et responsabilités essentielles

  • Fournir un appui administratif à l’occasion des activités organisées dans le cadre du projet qui consiste en l’évaluation et la gestion des registres et des dossiers administratifs, l'interprétation, le maintien des documents officiels, des fichiers et bases de données, la rédaction de rapports d’évaluation dans le cadre du suivi du projet d’assistance technique du BIT ; fournir au supérieur hiérarchique du projet des informations sur les procédures administratives ;
  • Coordonner les activités administratives du projet en collaboration avec les sections administratives du bureau, et tenir informés les membres du personnel, les experts et/ou consultants, sur les procédures administratives ;
  • Participer à des réunions internes afin de prendre des notes et de fournir des informations sur des questions administratives ;
  • Fournir un appui administratif ou de secrétariat pour les réunions, séminaires et/ou colloques ;
  • Rédiger des projets de correspondance, mémorandums et rapports administratifs sur la base de directives orales ou écrites, de correspondance antérieures ou d’autres sources d’information disponibles conformément aux procédures standards du bureau ;   
  • Effectuer les tâches financières :
  • Tenir à jour les dossiers financiers liés au projet en vue de concilier les dépenses, les soldes, les paiements ; élaborer les rapports financiers des séminaires et ateliers ;
  • Préparer les achats sur la base des spécifications et les estimations des coûts des activités prévues en conformité avec les procédures du BIT ;
  • Préparer et vérifier les pièces justificatives, assurer le suivi des paiements des dépenses du projet et préparer l’analyse du budget et des prévisions selon les besoins ;
  • Conseiller et assister le personnel du projet, les experts et consultants sur les questions financières ; procéder à l’analyse et à l’amélioration des rapports financiers périodiques et finaux des agences d’exécution du projet ;
  • Prendre les dispositions de voyage, effectuer les réservations d’hôtels et établir les autorisations de voyage ;
  • Exécuter toutes autres tâches assignées par la hiérarchie.

Qualifications requises

Formation

Le/la titulaire du poste doit avoir achevé ses études secondaires suivies d’une formation en gestion, comptabilité et/ou finance, ou une autre formation jugée équivalente. 

Expérience

Au moins cinq ans d'expérience dans les domaines de la gestion financière et administrative ; avoir de bonnes références en matière d’organisation des ateliers, de communication et des relations publiques.

Langues

Excellente maîtrise du français. La  connaissance de l’anglais serait un atout.

Compétences

  • Aptitude à traiter les opérations administratives et financières, à tenir les documents financiers et administratifs, et à élaborer les rapports y afférents ;
  • Bonne maîtrise de l’outil informatique. Connaissance des logiciels de bureautique standard, du courrier électronique et du système de gestion de l’information automatisé requis par l’unité de travail, notamment WORD, EXCEL, PowerPoint ainsi que des logiciels courants de comptabilité ;
  • Aptitude à tenir des documents financiers et à préparer des rapports et des états d’écritures comptables ;
  • Aptitude à rechercher et à extraire des informations à partir de bases de donnée et aptitude à répertorier des rapports ;
  • Aptitude à répondre aux requêtes formulées par les responsables des organismes publics, les ministères, les mandants de l’OIT et les partenaires au développement. Aptitude à répondre de façon appropriée aux demandes de renseignements formulées en personne ou par téléphone ;
  • Aptitude à travailler avec le personnel des autres projets et des autres unités de travail ;
  • Aptitude à travailler avec des données et des documents confidentiels ;
  • Connaissance des pratiques de la gestion des projets et aptitude à maîtriser rapidement les procédures propres à l’OIT en matière administrative et financière ;
  • Aptitude à organiser son propre travail ; 
  • Aptitude à évaluer la correspondance et les demandes de renseignement en vue de déterminer la démarche à suivre ;
  • Aptitude à s'intégrer au sein d'une équipe et à travailler sous pression ;
  • Aptitude à travailler efficacement avec ses collègues ;
  • Aptitude à obtenir des services d’autres unités de travail, à l’intérieur et à l’extérieur du bureau, afin d’accomplir les tâches ;
  • Sens des responsabilités et disponibilité ;
  • Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement non discriminatoire et sensible aux considérations de genre.

 

Processus de recrutement

 

Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne. Pour se faire, veuillez vous rendre sur le site e-Recruitment du BIT à l'adresse suivante : https://jobs.ilo.org/. Le système fournit les instructions nécessaires afin de faciliter la procédure de demande en ligne.

 

Alerte à la fraude

 

Le BIT ne facture aucun frais à aucun moment du processus de recrutement, que ce soit au moment de postuler, pour l'entretien, la procédure de recrutement proprement dite ou la formation. Les messages émanant d'addresses email différentes de celles du BIT - ilo@.org - ne doivent en aucun cas être considérées. En outre, le BIT n'a pas besoin et ne demande pas de connaître les informations relatives au compte bancaire du postulant.

 

 

Les candidats qui auront été jugés aptes à être nommés mais qui n'ont pas été sélectionnés pour ce poste peuvent également se voir proposer d'être affectés à un autre poste temporaire au même grade ou à un grade inférieur, à condition qu'ils possèdent les qualifications minimales pour ce poste.

 

 

Le BIT valorise la diversité au sein de son personnel et accueille favorablement les candidatures de femmes qualifiées. Nous encourageons également les candidats ayant un handicap.