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21. Asistente de programas - G5

 

Grado: G5  

Fecha de publicación: 12 de noviembre 2020
Fecha de cierre (medianoche hora local): 27 de noviembre 2020

Número de la vacanteBUENOS AIRES/RB/G5/2020/093 

 

Job ID: 4966 

Departamento: OR–América Latina y el Caribe 

Unidad: OP-Buenos Aires 

Lugar de destino: Buenos Aires  

Tipo de contrato: Corta duración  


 

El proceso de reclutamiento para los puestos GS está sujeto a las normas de contratación local y el artículo 4.3 del Estatuto del Personal de la OIT. La OIT sólo puede ofrecer un contrato a las personas residencia y permiso de trabajo en Argentina.

 

Pueden participar:

  • Los candidatos internos de la OIT, con arreglo a lo dispuesto en los párrafos 31 y 32 del anexo I del Estatuto del Personal.
  • Candidatos externos.

 

*Condiciones de empleo para los candidatos externos: Conforme a la práctica vigente en la OIT, el candidato externo será normalmente contratado en el primer escalón de dicho grado. 

Marco orgánico

 En el marco de su programa de trabajo para 2020-2021, la Oficina de País de la OIT para la Argentina aborda los siguientes temas: políticas de empleo y formación profesional, transición justa hacia una economía verde, economía del cuidado, transición de la economía informal a la economía formal, no discriminación, seguridad y salud en el trabajo, acoso y violencia en el mundo laboral, formas inaceptables de trabajo (en particular, trabajo infantil y trabajo forzoso), inspección del trabajo, fortalecimiento de las organizaciones de empleadores y de trabajadores y promoción del diálogo social. Dicho Programa se inscribe en los marcos de programación globales acordados por el Consejo de Administración de la OIT y la Agenda 2030 para el Desarrollo Sostenible, así como en el Marco Estratégico de Cooperación del Sistema de Naciones Unidas para el Desarrollo Sostenible de Argentina (MECNUD) 2021-2025.

  • El puesto está adscrito a la Unidad de Programación y Cooperación Técnica en la Oficina de País de la OIT para la Argentina (OP-Argentina). Esta Unidad asesora al Director y asiste a la Dirección y al personal de la OIT en Argentina en la planificación, desarrollo, ejecución y monitoreo del programa de trabajo; la asignación y gestión de recursos; la presentación de informes sobre la implementación del programa; y el control y evaluación de las actividades de programas y proyectos. Asimismo, participa de las instancias del Sistema de Naciones Unidas en el país para el diseño, monitoreo y evaluación MECNUD 2021-2025. Estas funciones se desarrollan en un marco de gestión basada en los resultados y con una actitud proactiva a la eficacia, la eficiencia y el cambio organizativo, asegurando la plena coordinación con los especialistas técnicos locales, regionales y de la Sede; los coordinadores de proyectos; y las Unidades de Comunicación e Información y de Administración, Finanzas y Recursos Humanos.

Objetivo principal

Como miembro del equipo, el/la titular del puesto proporcionará diversos servicios especializados de apoyo en los ámbitos de la programación y la administración para la coordinación de actividades de aplicación de programas y/o proyectos, inclusive mediante la utilización del sistema de planificación de los recursos institucionales. El/la titular del puesto trabajará de forma plenamente operacional y de manera eficiente, eficaz y orientada al cliente. Aplicará los principios de la gestión basada en los resultados y se asegurará de la correcta aplicación de las reglas, reglamentos, políticas, procedimientos y directrices establecidos.

 

El/la titular del puesto trabajará bajo la supervisión de la Funcionaria Principal de Programas. Esta supervisión se centrará en la ejecución puntual de los procesos y en la calidad de los resultados. El/la titular trabajará con un relativo nivel de autonomía. El trabajo se examinará para comprobar que las reglas, reglamentos, políticas, procedimientos y directrices se aplican correctamente.

Relaciones de trabajo

A nivel interno, el/la titular estará en contacto con el personal y los responsables concernidos de las oficinas exteriores, de los lugares donde se realizan proyectos y de la sede para proporcionar apoyo y compartir información sobre cuestiones relacionadas con la prestación de servicios y el estado de avance de las actividades planificadas. El/la titular del puesto mantendrá contactos regulares con la unidad regional de programación y recibirá orientaciones de ella.

 

A nivel externo, el/la titular estará en contacto principalmente con sus homólogos en el gobierno, organizaciones de trabajadores y de empleadores, organismos de las Naciones Unidas, otras organizaciones internacionales y donantes para obtener aclaraciones y solicitar o proporcionar información sobre las actividades conjuntas planificadas.

Funciones y responsabilidades fundamentales

  1. Ayudar en las tareas de planificación y preparación del programa de trabajo de la Oficina y/o las iniciativas de proyectos. Hacer un seguimiento de la situación de las propuestas de programas y/o proyectos y de la recepción de documentación para su revisión y aprobación, verificando que la información es conforme a las reglas, reglamentos, políticas, procedimientos y directrices aplicables. Hacer un seguimiento de la situación de los resultados y logros previstos de los programas y/o proyectos e informar al supervisor/a en caso de discrepancias.
  2. Compilar, resumir y presentar información y datos varios al supervisor/a sobre cuestiones de interés para el programa de trabajo de la Oficina, en particular sobre presupuestos, niveles de dotación de personal y estructuras de programas y/o proyectos, así como sobre otros temas o cuestiones conexos.
  3. Introducir datos completos y procesar acciones administrativas sobre la ejecución de programas y/o proyectos en el sistema de planificación de los recursos institucionales. A partir de la información registrada en el sistema, informar al supervisor/a de insuficiencias y discrepancias en la ejecución y la situación de las asignaciones. Distribuir los documentos de los proyectos a todas las partes interesadas una vez aprobados por el/la supervisor/a.
  4. Hacer un seguimiento de las cuestiones administrativas, incluida la presentación puntual de los mandatos (TOR) para los colaboradores externos, la confirmación de los fondos y otras acciones administrativas necesarias.
  5. Proporcionar apoyo administrativo en la organización de seminarios, talleres, reuniones y otros eventos.  
  6. Mantener y actualizar las bases de datos. Hacer búsquedas básicas de información y preparar y actualizar informes periódicos, información de referencia, notas informativas y resúmenes estadísticos.
  7. Responder a peticiones de información general sobre cuestiones relacionadas con los programas y/o proyectos.
  8. Mantenerse al día de los cambios en las políticas, procedimientos, directrices y procesos relacionados con los programas y compartir la información con las partes interesadas, aportando aclaraciones adicionales, según se necesite.
  9. Mantenerse al día de los acontecimientos en el país que puedan afectar a zonas que necesiten la asistencia y la colaboración de la OIT o a sus proyectos de cooperación para el desarrollo.
  10. Proporcionar apoyo general a la gestión de la oficina, asistiendo a reuniones y redactando correspondencia, entre otras tareas.
  11. Desempeñar otras tareas afines que se le asignen.

sección opcional (solo si necesario)

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Requisitos mínimos

Formación

Estudios secundarios completos.

Nivel de instrucción valorado como una ventaja:

Estudios técnicos o universitarios en un campo relacionado con el trabajo de la organización, de preferencia en el campo de las relaciones internacionales, ciencias políticas, sociales, económicas o afines.

Experiencia

Un mínimo de cinco años de experiencia laboral en tareas de apoyo de oficina, en particular en el apoyo a programas y presupuestos y a la administración de proyectos. Experiencia de trabajo con un sistema de planificación de recursos institucionales.

Idiomas

Excelente dominio de un idioma oficial de la Organización (español, francés o inglés). Conocimiento práctico de otro idioma oficial de la Organización o de un idioma oficial nacional del lugar de destino. Excelente manejo oral y escrito del inglés para realizar presentaciones y redactar informes.

Conocimientos y competencias (técnicas/personales)

Conocimiento de la administración de programas y/o proyectos.
Conocimiento de la gestión basada en los resultados.
Buen conocimiento de programas informáticos (en particular, de procesamiento de textos, hojas de cálculo y creación de presentaciones), por ejemplo, los de Microsoft Office.

 

Además de las competencias fundamentales requeridas por la OIT [integridad y transparencia, sensibilidad a la diversidad, orientación al aprendizaje y al intercambio de conocimientos, orientación al cliente, comunicación, orientación al cambio, asumir la responsabilidad respecto del desempeño, orientación a la calidad, colaboración], para este puesto se exigen las competencias siguientes:

 

Capacidad para interpretar las reglas, reglamentos, políticas y procedimientos aplicables y trabajar en el respeto de los mismos.  
Capacidad para adaptarse con rapidez a los nuevos programas y sistemas informáticos.
Aptitudes analíticas y capacidad para prestar atención a los detalles.  
Capacidad para trabajar en un entorno multicultural con una actitud y un comportamiento sensibles a las cuestiones de género y no discriminatorios. 


 

Proceso de reclutamiento

 

Sírvase tomar nota de que los candidatos deben rellenar un formulario en línea. Para presentar su candidatura, visite el sitio de contratación electrónica de la OIT, ILO Jobs: https://jobs.ilo.org/El sistema le indicará los pasos que deberá seguir para presentar su candidatura en línea.

 

Peligro fraude

 

La OIT no cobra gastos en ninguna de las etapas del proceso de selección: presentación de la candidatura, entrevista, tramitación o formación. No deberían tomarse en consideración los mensajes que no procedan de direcciones de correo electrónico de la OIT- ilo@org. Además, la OIT no exige ni precisa datos bancarios de los candidatos.