Asistente Administrativo y Financiero

Introducción

La OIT a través de la cooperación al desarrollo viene ejecutando con diferentes entidades del Estado Colombiano programas de formación profesional en el marco de una ruta de generación de ingresos con enfoque en cierre de brechas de capital humano.  En dicha ruta se enmarca el proyecto denominado SENATEC; que está encaminado a la transformación digital, en donde la OIT, el SENA y MINTIC se articulan para que, a partir de diferentes líneas de ejecución, puedan aportar al cumplimiento de la macro meta nacional de formar y certificar a al menos 300.000 personas, durante los años 2023, 2024, 2025 y 2026.

De igual forma, se deberá realizar una línea de cursos cortos, con una proyección de atención/formación de 234 mil (de la meta de 300 mil) personas a nivel nacional; los contenidos de dichos cursos se orientarán hacia una ruta de certificación internacional y reconocimiento de los gigantes tecnológicos, desde certificaciones y micro certificaciones.  Otra línea corresponderá al diseño, el desarrollo y la implementación de nuevos currículos para que el SENA habilite, desde su metodología, ampliar la oferta para el sector TIC (5 nuevos diseños y virtualización de 5 currículos). Adicionalmente, se formarán más de 1.000 colombianos con vocación formadora, de tal forma que se cualifique y fortalezca sus habilidades para promover un modelo de pertinencia de la formación de aprendices.

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SENATEC está dirigido a colombianos y colombianas, entre ellos, los estudiantes de 10° y 11° grado de instituciones educativas públicas o privadas. SENATEC busca articular en el plante educativo de colegios participantes la educación media con la formación de carácter técnico. De igual forma, busca vincular a colombianos y colombianas para que fortalezcan sus competencias y habilidades digitales, y también colombianos con vocación formadora, de igual forma se requiere la formulación y diseño curricular de nuevas ofertas formativas desde la demanda del sector TIC.  Es así como se generan mejores oportunidades para su incursión en el mercado laboral colombiano en condiciones de trabajo decente.

En ese marco de acciones, el programa promueve la apropiación y el fortalecimiento de las capacidades de la organizaciones y personas para dejar capacidades territoriales, permitiendo la articulación entre la formación y las demandas del sector productivo / empleador, con calidad de los servicios que posibilite que tanto la población participante de la formación como los empleadores puedan ver cumplidas sus expectativas, generando mayores oportunidades para el crecimiento social así como la reactivación y recuperación económica en el territorio.

El/La titular del puesto trabajará bajo la supervisión del Oficial Nacional de proyecto vinculado a SENATEC de formación profesional basado en Bogotá, para el desarrollo de las siguientes funciones y responsabilidades.

Descripción de las tareas

1. Brindar apoyo administrativo a las actividades emprendidas por los colaboradores externos el proyecto y preparar informes periódicos y datos administrativos sobre el estado de las actividades asignadas, para contribuir a la preparación de informes técnicos y de avance. Además, verificar los términos de referencia de proyectos con los planes de trabajo y marcar objetivos.
2. Asumir la responsabilidad de todas las tareas administrativas, incluyendo el apoyo logístico al personal del proyecto, coordinaciones de viajes, visas, reservas de hotel, etc. y de proveer coordinación logística para conferencias, seminarios, talleres de trabajo y reuniones.
3. Preparar y procesar transacciones en el Sistema de Gestión de la organización, incluyendo Contratos, Solicitudes de Viaje, Órdenes de Compra, Solicitudes de Compra y Autorizaciones de Pago Externo.  
4. Apoyar en el mantenimiento de los sistemas de transacción financiera del proyecto, de acuerdo con las normas y regulaciones financieras de la OIT.

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5.Preparar material informativo de carácter administrativo con fines de presentación de informes y reuniones con los donantes, manteniéndose al tanto de los requerimientos del informe de avance y su cronograma.

6.Entregar información a los colaboradores externos del proyecto sobre los procedimientos administrativos y financieros de la OIT.

7.Informar sobre dificultades potenciales que pueden surgir de la capacidad de gestión administrativa y de la competencia de los colaboradores externos del proyecto para abordar el problema oportunamente.

8.Mantener y actualizar las bases de datos y los sistemas de archivo del del programa de formación profesional y preparar información de carácter general.

9.Mantener los sistemas de seguimiento, monitoreo y/o de presentación de informes con respecto a las asignaciones y los gastos.

10.Desempeñar otras funciones asignadas por el Oficial Nacional del Proyecto.

Educación

MÍNIMO

• Educación secundaria completa

DESEABLE

• Contar con un diploma de educación superior relacionado con los temas administrativos, ciencias políticas o gerencia de proyectos, será considerado como una ventaja.

Experiencia

MÍNIMO:

• Cinco años de trabajo administrativo de responsabilidad progresiva.

        DESEABLES:

• Experiencia demostrada de apoyo a la ejecución de proyectos de cooperación técnica y/o trabajo efectivo con entidades de gobierno a cargo de formulación de políticas y con socios para el desarrollo.
• Formación técnica en administración, contabilidad, finanzas, ingenierías, ciencias políticas, relaciones internacionales y/o relacionadas.
• Conocimiento en normas y procedimientos de gestión administrativa y financiera para proyectos de cooperación
• Conocimiento de procedimientos para la preparación de documentos y formularios administrativos y para la creación y mantenimiento de sistemas de archivo.

Idiomas e informática

MÍNIMO:

• Excelente conocimiento del idioma español.
• Uso de software de procesamiento de textos, hojas de cálculo y navegadores de internet, de preferencia en el entorno Microsoft 365

Competencias

Básicas

Los candidatos interesados en el puesto deben considerar que las nueve competencias fundamentales de la OIT, listadas a continuación, podrán ser evaluadas durante el proceso de selección: Integridad y transparencia, Sensibilidad a la diversidad, Orientación al aprendizaje y al intercambio de conocimientos, Orientación al cliente, Comunicación, Orientación al cambio, Responsabilidad respecto del desempeño, Orientación a la calidad y Colaboración. 

Técnicas y generales

• Habilidad para preparar informes preliminares y para redactar correspondencia.
• Habilidad para organizar su propio trabajo y para trabajar independientemente, así como también para trabajar en equipo. 
• Habilidad para priorizar los trabajos asignados, organizar su propio cronograma, realizar el trabajo de rutina independientemente, trabajar bajo presión, cumplir los plazos y adaptarse a las demandas cambiantes y a tareas múltiples.  
• Debe demostrar un comportamiento responsable y tener habilidad para tratar a las personas con tacto y diplomacia, tratar temas confidenciales con discreción y debe mostrar altos niveles de conducta ética. 
• Buenas habilidades analíticas, para razonar y emitir juicios ponderados.
• Habilidad para mantener los registros financieros y para preparar informes contables y declaraciones administrativas.
• Habilidad para para filtrar las solicitudes por urgencia y prioridad, evaluar correspondencia y consultas para darles el mejor curso de acción y responder de una manera apropiada.
• Habilidad para aclarar información, obtener servicios de otras unidades de trabajo dentro y fuera de la oficina para completar las tareas. 
• Habilidad para comunicarse efectivamente en forma oral y escrita. 
• Precisión y habilidad para poner atención en los detalles, buscar y recuperar información de las bases de datos y recopilar informes.