Introducción

En todo el mundo, millones de trabajadores perciben salarios o ingresos laborales muy bajos. Según una estimación reciente de la OIT, el 13 por ciento de todas las personas empleadas en el mundo era moderadamente pobre y el 8 por ciento se encontraba en situación de pobreza extrema. Esto significa que para muchos trabajadores tener un empleo no es suficiente para mantenerlos a ellos y a sus familias al margen de la pobreza, lo que apunta a cuestiones de calidad del empleo y, en particular, a la insuficiencia de los ingresos. En el sector agrícola, la pobreza de los trabajadores es una realidad generalizada. A este respecto, investigaciones previas de la OIT han demostrado que muchos millones de trabajadores agrícolas perciben salarios e ingresos que los sitúan en el peldaño inferior de la escala de pobreza rural, e incluso por debajo del nivel mínimo de subsistencia. En este contexto, en los últimos años ha aumentado la demanda de asistencia técnica de la OIT por parte de los mandantes y los Estados Miembros para garantizar que los procesos de fijación de salarios, incluso en la agricultura, den lugar a la determinación de salarios adecuados.

Por esta razón, el Proyecto de Cooperación Técnica (CT) “Fijación de salarios adecuados: un enfoque en la agricultura” (GLO/23/30/DEU) implementado por la Organización Internacional del Trabajo (OIT) y financiado por Alemania, tiene como objetivo ayudar a los mandantes de la OIT en tres países piloto (Colombia, Costa de Marfil, y Etiopia) apoyar los mecanismos de fijación de salarios/ingresos, permitir el crecimiento de los salarios e ingresos, así como fortalecer las iniciativas de salarios vitales, centradas en el diálogo social, así como ha sido considerado en las conclusiones adoptadas por el Consejo de Administración de la OIT en su 350ª reunión, donde se proporciona un entendimiento tripartito del concepto de salario vital, define los principios que debe seguir la estimación de los salarios vitales y establece cómo la operacionalización de los salarios vitales debe tener en cuenta los principios clave de la OIT en materia de fijación de salarios.

Para poder desarrollar las acciones y objetivos previstos en el Proyecto se requiere la contratación de una persona que ejerza la función de asistente de proyectos como parte del equipo será responsable de apoyar la operación financiera y administrativa.

Líneas Jerárquicas

El/La asistente de proyectos será supervisada directamente por la Coordinadora Nacional del Proyecto en Colombia “Fijación de salarios adecuados: un enfoque en la agricultura” (GLO/23/30/DEU)”, de la Oficina de la OIT para Países Andinos, quien dará orientación técnica y ejercerá responsabilidades de supervisión. La dependencia administrativa del puesto está sujeta a la Dirección de la Oficina de la OIT para Países Andinos.

Descripción de las tareas

1.Ayudar en las tareas de planificación y preparación del programa de trabajo de la Oficina y/o las iniciativas de proyectos. Hacer seguimiento de la situación de las propuestas de programas y/o proyectos, y de la recepción de documentación para su revisión y aprobación, verificando que la información sea conforme a las reglas, reglamentos, políticas, procedimientos y directrices aplicables, así como de la situación de los resultados y logros previstos del programa y/o proyecto e informar al supervisor(a) en caso de discrepancias. 

2.Desempeñar funciones de preparador(a) en el Sistema Administrativo de la Oficina: Viajes Oficiales:
-    Preparar y liquidar autorizaciones de viaje (TT) siguiendo los procedimientos y normas establecidas por la OIT en su Reglamento Financiero, Estatuto de Personal, Documentos de Gobernanza Interna (IGDS) y controles internos establecidos por la Oficina.
-    Preparar Órdenes de compra (PO), hacerles seguimiento y enviarlas a la agencia de viajes, coordinar la emisión de los tiquetes aéreos requeridos y, en caso de modificación, realizar los cambios necesarios en IRIS.
Órdenes de Compra (PO):
-    Asegurar que los proveedores de bienes y servicios, contrapartes y colaboradores externos completen el formulario “Supplier Form” y registrar los datos para generar el número de proveedor en el sistema.
-    Asegurarse de que los términos de referencia (TORs) correspondientes hayan sido revisados y aprobados y que los fondos están reservados.
-    Preparar en el sistema las Órdenes de Compra (PO) de bienes y servicios, contratos de colaboración externa, contratos de servicios, acuerdos de implementación y de subvención u otros, siguiendo los procedimientos y normas establecidas en el Reglamento Financiero, Documentos de Gobernanza Interna (IGDS) y controles internos establecidos por la Oficina.
-    Asegurarse de que las POs han sido finalizadas oportunamente, en atención a las normas establecidas.

3.Preparar y procesar transacciones en IRIS, cuando corresponda, incluyendo Contratos, Solicitudes de Viaje, Órdenes de Compra, Solicitudes de Compra y Autorizaciones de Pago Externo.  A partir de la información registrada en el sistema, informar al/a la supervisor/a de insuficiencias y discrepancias en la ejecución y la situación de las asignaciones. Dar seguimiento de las fechas de vencimiento/entrega de productos de todos los contratos y acuerdos relacionados con las acciones realizadas en el marco de los proyectos, a fin de garantizar su vigencia y solicitar las renovaciones que sean necesarias a tiempo. 

4.Proveer de apoyo administrativo y logístico para organizar eventos como conferencias, seminarios, talleres de trabajo, u otro tipo de reuniones, coordinar viajes, obtener visas, reservar alojamiento, entre otros temas asociados.  Tomar notas y/o actas en las reuniones.  

5.Desarrollar, mantener y actualizar bases de datos y los sistemas de información internos, hacer búsquedas básicas, consolidar información y preparar resúmenes estadísticos, cuadros, u otros sobre la situación del programa y/o proyecto.

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6.Redactar correspondencia sobre asuntos administrativos de acuerdo con los procedimientos estándar de la oficina y realizar el seguimiento necesario. Colaborar con la preparación y actualización de informes periódicos.  A solicitud de su supervisor, preparar encuestas, presentaciones u otros utilizando el software proporcionado por la oficina u otras aplicaciones gratuitas de internet.

7.Monitorear el uso de los fondos en las actividades del proyecto, solicitar la conciliación de gastos, saldos, declaraciones de pago y otros datos relacionados con el uso del presupuesto, preparar estimados de presupuesto y proyecciones de gastos e informar sobre la necesidad de revisar y/o ajustar el presupuesto del programa y/o proyecto en caso sea necesario.  Preparar material informativo sobre el uso de los fondos con relación a las actividades realizadas para apoyar la presentación de informes para los donantes.

8.Desempeñar otras tareas afines y/o funciones asignadas por el Coordinador Nacional del Proyecto y/o director de País. 

9.Mantener una perspectiva de la situación financiera del proyecto para asegurar que se brinde apoyo oportuno en áreas generales y particulares. Preparar y modificar códigos presupuestales y datos de presupuesto tanto en propuestas, revisión y reajuste de presupuesto.

Educación

• Educación secundaria completa.

Experiencia

Mínimo:

Cinco años de trabajo administrativo y/o financiero de responsabilidad progresiva.

Ventaja / Valorable / Deseable :

• Experiencia laboral en una agencia del Sistema de Naciones Unidas, una organización no gubernamental, o de la cooperación internacional.
• Experiencia laboral en áreas de contabilidad y/o finanzas y administración.
• Conocimiento del programa y presupuesto y un entendimiento de una amplia gama de políticas y procedimientos administrativos y financieros.
• Conocimiento de procedimientos internos para la preparación de documentos y formularios administrativos y para la creación y mantenimiento de sistemas de archivo.  

Idiomas e informática

• Excelente conocimiento del español.
• Nivel intermedio de inglés (oral, escritura y lectura)
• Uso de software de procesamiento de textos, hojas de cálculo y navegadores de internet, de preferencia en el entorno Microsoft 365
• Uso de aplicaciones desarrolladas en software ERP (Enterprise resource planning) como Oracle o SAP.
• Uso de herramientas colaborativas y para organización de reuniones virtuales.

Competencias

Básicas

Los candidatos interesados en el puesto deben considerar que las nueve competencias fundamentales de la OIT, listadas a continuación, podrán ser evaluadas durante el proceso de selección: Integridad y transparencia, Sensibilidad a la diversidad, Orientación al aprendizaje y al intercambio de conocimientos, Orientación al cliente, Comunicación, Orientación al cambio, Responsabilidad respecto del desempeño, Orientación a la calidad y Colaboración.  

Técnicas y generales

• Habilidad para preparar informes preliminares y para redactar correspondencia.
• Habilidad para usar software básico de computación (Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Adobe Reader) y otros paquetes de software requeridos por la Oficina. 
• Habilidad para organizar su propio trabajo y para trabajar independientemente, así como también para trabajar en equipo. 
• Habilidad para priorizar los trabajos asignados, organizar su propio cronograma, realizar el trabajo de rutina independientemente, trabajar bajo presión, cumplir los plazos y adaptarse a las demandas cambiantes y a tareas múltiples.  
• Debe demostrar un comportamiento responsable y tener habilidad para tratar a las personas con tacto y diplomacia, tratar temas confidenciales con discreción y debe mostrar altos niveles de conducta ética. 

sección optativa

• Habilidad para mantener los registros financieros y para preparar informes contables y declaraciones administrativas.
• Habilidad para para filtrar las solicitudes por urgencia y prioridad, evaluar correspondencia y consultas para darles el mejor curso de acción y responder de una manera apropiada.
• Habilidad para comunicarse efectivamente en forma oral y escrita.