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Administrateur(trice) temporaire chargé(e) des Opérations - NOA

 

Grade: NOA  

Date de publication: 17 novembre 2020
Date de clôture (minuit, heure d'Abidjan): 01 décembre 2020

No. du poste: RB/ABIDJAN/NO/2020/13
 

Job ID: 4972 
Département: BR-Afrique 
Unité: BR-Afrique 
Lieu d'affectation: Abidjan   
Type de contrat: Durée déterminée 


 

Le processus de recrutement des fonctionnaires nationaux est soumis aux critères spécifiques de recrutement local et d'éligibilité.

 

Peuvent participer:

  • Les candidats/tes internes du BIT, en accord avec les paragraphes 31 et 32 de l'annexe I du Statut du personnel.
  • Candidats/tes externes

 

*Conditions d'emploi pour les candidats externes: Conformément à la pratique en vigueur au BIT, le/la candidat/e extérieur/e sera normalement recruté/e au premier échelon de ce grade.

Structure organisationnelle

 

Ce poste est à pourvoir au sein des Services administratif et financier régionaux du Bureau régional de l'OIT pour l'Afrique à Abidjan, Côte d'Ivoire.

Mission principale

 

En tant que membre de l’équipe, le(la) titulaire fournit des services professionnels aux fins de l’administration et de la prestation d’un ensemble de services opérationnels pour le bureau dans plusieurs des domaines suivants: finances, ressources humaines, achats, gestion des locaux et des actifs, sécurité, communications, gestion de l’information et technologies de l’information. Ces services sont fournis dans un souci d’efficience, d’efficacité et de service à la clientèle et nécessitent l’utilisation du progiciel de gestion intégré (PGI) de l’Organisation. Le travail est régi par les règles, dispositions réglementaires, politiques, procédures et directives établies.

 

Le(la) titulaire travaillera sous la supervision de la Cheffe des Services administratif et financier régionaux de l'OIT pour l'Afrique. Les activités et les actions quotidiennes nécessitent une supervision minimale. Des instructions et des orientations détaillées sont données en cas de missions particulières ou pour le traitement de questions inhabituelles ou complexes.

Relations de travail

 

Les contacts internes ont lieu avec le personnel et les responsables concernés dans les bureaux extérieurs, les bureaux de projet et au siège; ils visent à établir et à entretenir des relations de travail efficaces, à échanger des informations sur des questions relatives à la prestation de services, à analyser des informations et à assurer le suivi des autorisations et des questions administratives en instance.

 

Les contacts externes ont lieu principalement avec des banques, des prestataires de services, des institutions et des groupes de travail des Nations Unies, des organisations non gouvernementales (ONG) et d’autres organisations internationales; ils visent à échanger des informations et à obtenir l’assistance requise pour la bonne prestation de services opérationnels.

Fonctions et responsabilités essentielles

 

1. Fournir des services professionnels aux fins de la prestation efficace des services opérationnels du bureau. Administrer les opérations quotidiennes, en pleine conformité avec les normes applicables, dans plusieurs des domaines suivants: finances, ressources humaines, achats, gestion des locaux et des actifs, sécurité, communications, gestion de l’information et technologies de l’information.
2. Surveiller et guider le travail du personnel dans les domaines opérationnels concernés. Superviser du personnel, selon les besoins. Contrôler et vérifier l’exactitude et la pertinence des transactions administratives traitées par le personnel d’appui. Exercer la fonction de contrôleur des dépenses et approuver les actions dans le progiciel de gestion intégré (PGI).
3. Fournir un appui fonctionnel à l’analyse et au contrôle continus de la situation des ressources du bureau (ressources humaines et financières). Produire les rapports de gestion réguliers requis pour appuyer la prise de décisions éclairées.
4. Apporter son assistance à l’exécution des opérations financières et des services de comptabilité se rapportant aux responsabilités liées aux comptes des recettes et des dépenses, à l’approbation de paiements, aux autorisations de paiement extérieur, aux autorisations financières du bureau, au rapprochement des comptes, à la facturation, à la clôture mensuelle des comptes, aux prévisions et à la clôture des comptes de fin d’exercice. Fournir l’appui nécessaire à l’élaboration des propositions de programme et de budget.
5. Apporter son assistance à l’exécution des opérations et des services en matière de ressources humaines.
6. Assurer la liaison en ce qui concerne des questions administratives courantes avec des banques locales, des compagnies d’assurance, des organismes publics, d’autres institutions des Nations Unies, etc. Participer aux réunions, groupes de travail et initiatives conjointes interinstitutions des Nations Unies sur les activités du régime commun dans les domaines opérationnels concernés. Préparer des notes d’information sur les principaux points ou faits nouveaux et assurer un suivi selon les besoins.
7. Vérifier si les demandes d’achat respectent les normes applicables et les soumettre pour validation. Etablir des documents d’appel d’offres types. Fournir l’appui administratif nécessaire aux processus d'appels d’offres. Etablir des bons de commande pour approbation, dans la limite des pouvoirs délégués.
8. Se tenir informé(e) de l’évolution des normes applicables, des bonnes pratiques et des technologies dans les domaines professionnels concernés. Partager ses connaissances et orienter le personnel.

section facultative (si nécessaire)

9. Contrôler l’efficience et l’efficacité des méthodes et processus de travail, et recommander des améliorations. Travailler en liaison étroite avec le personnel et les responsables concernés pour veiller à l’efficacité et au bon déroulement des activités aux stades de la conception et de la prestation des services, et recommander les améliorations à apporter aux processus interdépendants.
10. Effectuer des recherches et analyser des données et des informations sur divers sujets liés aux activités opérationnelles. Préparer des rapports analytiques pour contribuer au suivi de programmes/projets et fournir des contributions à des rapports et à d’autres communications.
11. Assister le point focal de pays pour les questions de sécurité dans les activités visant à garantir la sûreté, la sécurité et le bien-être des fonctionnaires ainsi que la sécurité des locaux et des actifs, conformément aux politiques et procédures de sécurité du système des Nations Unies. Exercer la fonction d’assistant(e) local(e) chargé(e) de la sécurité, selon les besoins.
12. S’acquitter des autres tâches pertinentes demandées.

Exigences minimales
Formation

Diplôme universitaire (licence ou équivalent) dans un domaine en rapport avec la nature de l’emploi.

 

 

Expérience

Au moins deux ans d’expérience professionnelle dans un domaine administratif ou opérationnel.

Langues

Excellente maîtrise du français et une bonne connaissance pratique de l'anglais..

Connaissances et compétences

(techniques et comportementales)

 

Bonne connaissance des principes et concepts relatifs aux domaines des opérations (finances, ressources humaines, administration, achats, etc.).
Bonne connaissance des logiciels PC (notamment logiciels de traitement de texte, tableurs et logiciels de présentation) comme Microsoft Office.

Connaissance des méthodes et techniques de conception et d’évaluation de la qualité et de l’efficacité d’exécution des processus.

 

Outre les compétences essentielles définies par le BIT [intégrité et transparence, sensibilité à la diversité, orientation vers l’apprentissage et le partage de connaissances, souci du client, aptitude à la communication, orientation vers le changement, assume la responsabilité des résultats, souci de la qualité, collaboration], ce poste requiert les compétences suivantes:

 

Aptitude à interpréter et à respecter les règles, dispositions réglementaires, politiques et procédures applicables.
Aptitude à s’adapter rapidement à de nouveaux logiciels et systèmes informatiques.
Capacités d’analyse.
Bonne aptitude à rédiger.
Aptitude à entretenir des relations de travail efficaces avec les principales parties prenantes.
Grande discrétion et sens des responsabilités en ce qui concerne le traitement de questions confidentielles.
Qualités relationnelles, tact et diplomatie dans les rapports avec les autres.
Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement non discriminatoire et sensible aux considérations de genre.


 

Substitution d’une formation de niveau universitaire par une expérience professionnelle

 

Une expérience professionnelle équivalente peut être prise en compte au lieu d’un diplôme universitaire, conformément au tableau ci-dessous.

 

Études requises

Équivalence requise pour des candidats qui n’ont pas de diplôme d’études universitaires ou postsecondaires

Équivalence requise pour des candidats qui n’ont pas de diplôme d’études universitaires mais qui ont un diplôme d’études postsecondaires

Diplôme universitaire (licence ou équivalent) dans un domaine en rapport avec la nature de l'emploi

 

Le(la) titulaire doit avoir achevé ses études secondaires

+

Six ans d’expérience professionnelle pertinente (en plus du nombre d’années d’expérience indiqué dans la description d’emploi)

 

Le(la) titulaire doit avoir achevé ses études secondaires

+

Diplôme/certificat d’études postsecondaires

+

Quatre ans d’expérience professionnelle pertinente (en plus du nombre d’années d’expérience indiqué dans la description d’emploi)

 

 

 

Processus de recrutement

 

Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne. Pour se faire, veuillez vous rendre sur le site e-Recruitment du BIT à l'adresse suivante : https://jobs.ilo.org/. Le système fournit les instructions nécessaires afin de faciliter la procédure de demande en ligne.

 

Alerte à la fraude

 

Le BIT ne facture aucun frais à aucun moment du processus de recrutement, que ce soit au moment de postuler, pour l'entretien, la procédure de recrutement proprement dite ou la formation. Les messages émanant d'addresses email différentes de celles du BIT - ilo@.org - ne doivent en aucun cas être considérées. En outre, le BIT n'a pas besoin et ne demande pas de connaître les informations relatives au compte bancaire du postulant.