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Administrateur(trice) Financier(ère) et Administratif(ve) NOA - DC

 

Grade: NOA  

No. du poste: ABIDJAN/DC/NO/2018/14
Date de publication: 28 Novembre 2018
Date de clôture (minuit, heure locale): 27 Décembre 2018

 

Job ID: 807 
Départment: GOVERNANCE 
Unité: FUNDAMENTALS 
Lieu d'affectation: Abidjan   
Type de contrat: Durée déterminée 

Durée du contract: Un (1) anavec possibilité de renouvellement 


 

Selon l’Article 4.2 (e) du Statut du personnel, le pourvoi des postes vacants dans les projets de coopération technique n’est pas régi dans le cadre de l’Annexe I du Statut du personnel et se fait par choix direct du Directeur général.

 

Afin de pourvoir à ce poste par sélection directe le BIT invite les personnes intéressées à soumettre leur candidature en ligne avant la date limite citée ci-dessus.

 

Peuvent soumettre leur candidature:

  • Les candidats/tes internes, en accord avec les paragraphes 31 et 32 de l'Annexe I du statut du Personnel.
  • Les candidats/tes externes*

*Le processus de recrutement des fonctionnaires nationaux est soumis aux critères spécifiques de recrutement local et d'éligibilité. 

 

Les nominations avec des contrats de coopération technique ne confèrent pas le droit à une carrière au BIT ni à un renouvellement automatique de contrat ou une conversion pour un engagement d’une autre nature au sein de l'Organisation. Par ailleurs, les prolongations de contrats de coopération technique sont conditionnées notamment aux éléments suivants: la disponibilité des fonds, la continuité du besoin des fonctions exercées et des services et une conduite satisfaisants.

 

*Conditions d'emploi pour les candidats externes: Conformément à la pratique en vigueur au BIT, le/la candidat/e extérieur/e sera normalement recruté/e au premier échelon de ce grade. 

Introduction

Informations générales sur le contexte dans lequel le fonctionnaire travaillera

L’Organisation internationale du Travail (OIT) en Afrique a pour principaux objectifs de promouvoir les droits au travail, de favoriser les possibilités d’emploi décent, de renforcer la protection sociale et de renforcer le dialogue sur les questions liées au travail.

Le projet est géré de manière centralisée par le Bureau régional de l'OIT en Afrique (ROAF). Le ROAF assume les responsabilités politiques et de gestion en ce qui concerne la promotion des principes, des politiques et des priorités du travail décent de l’OIT dans la région. Il fournit également des orientations et un appui stratégique à tous les bureaux de pays et aux équipes d’appui technique au travail décent en Afrique. En outre, le ROAF est chargé de promouvoir la collaboration sur les questions de travail décent avec des institutions continentales telles que l'Union africaine, la Banque africaine de développement et la Commission économique des Nations Unies pour l'Afrique. Les principaux objectifs de l'OIT en Afrique sont de promouvoir les droits au travail, d'encourager les possibilités d'emploi décent, de renforcer la protection sociale et de renforcer le dialogue sur les questions liées au travail.

La population africaine augmente rapidement. La pression pour offrir des possibilités de travail décent aux nouveaux arrivants sur le marché du travail sera particulièrement vive en Afrique. Dans la région, l’OIT a donné la priorité à la promotion de l’emploi dans les économies rurales et informelles et a souligné la nécessité de prendre des mesures pour lutter contre le chômage des jeunes. Renforcer la capacité de ses mandants à contribuer plus efficacement à la réalisation d'une croissance équitable et inclusive est une urgence majeure.

Le projet «Accélérer l'action pour l'élimination du travail des enfants dans les chaines d’approvisionnement en Afrique» est un projet de quatre ans qui a pour objectif principal d’accélérer l’élimination du travail des enfants en Afrique, grâce à des actions ciblées dans certaines chaînes d’approvisionnement en Côte d’Ivoire, en Égypte, au Malawi, au Mali, au Nigéria et en Ouganda. Il adoptera une approche multisectorielle et multi nationale, en renforçant les synergies et en développant des solutions novatrices et fondées sur des données factuelles dans des contextes où coexistent plus d'un facteur important du travail des enfants. Les résultats du projet iront au-delà des pays ciblés, bénéficiant ainsi à l'ensemble de la région grâce à la promotion de partenariats et au partage des connaissances.

A cet effet,  l’Organisation internationale du travail (OIT) cherche à recruter un(e) Administrateur (trice) Financier(ère) et Administratif (ve) pour appuyer la mise en œuvre du projet. Il/elle travaillera dans une équipe de projet composée d’experts internationaux et nationaux basée à Abidjan, en Côte d’Ivoire, et travaillant en étroite collaboration avec les 5 autres pays mettant en œuvre le projet.

Fonctions et responsabilités essentielles

Sous la Responsabilité et la supervision directe du Chef du projet, l’Administrateur (trice) financier(e) et administratif (ve) exécutera les tâches suivantes :

Tâches administratives

  1. Effectuer le  travail administratif y compris l'interprétation, le maintien des documents officiels et des fichiers ; fournir au supérieur hiérarchique du projet des conseils sur les procédures administratives ;
  2. Participer à l'organisation et la préparation des réunions spéciales et prendre toutes les dispositions administratives importantes pour l'organisation des ateliers et des séminaires et fournir des services administratifs et/ou de secrétariat pour ces réunions, séminaires et ateliers ; élaborer des rapports des réunions et suivre la mise en œuvre des décisions prises lors de ces réunions ;
  3. Préparer la documentation nécessaire pour les contrats des experts et les contrats de de  services ;
  4. Faire les arrangements de voyage, les réservations d'hôtel et prépare les formulaires d'autorisation de voyage et de Security clearance pour le personnel du projet ;
  5. Maintenir et actualiser le répertoire des partenaires du projet ; Maintenir le contact avec les partenaires du projet, les agences des Nations Unies, et fournir le service de protocole  tel que requis ;
  6. Préparer, de sa propre initiative, les correspondances, les rapports et les justifications d’ordre administratifs (qui peuvent être de nature confidentielle), attacher les informations nécessaires, maintenir un système de suivi et  porter à l’attention du superviseur les questions qui nécessitent une attention immédiate et /ou personnelle ;
  7.  contribuer à l’élaboration des rapports périodiques d’avancement du projet.
  8. Assurer un flux régulier de la communication des activités du projet par la collecte, la traduction et l’archivage des documentations, des informations et des correspondances et des articles de presse. Assurer la diffusion du  matériel de communication du projet ;
  9. Assurer la gestion du matériel et équipement du projet ;

section facultatif (si besoin)

10. Analyser, assigner, suivre, recevoir et distribuer le courrier, la correspondance et les documents pour une unité de travail importante et diversifiée, identifier la correspondance complexe ou sensible à traiter par le supérieur hiérarchique ou des tiers ;

11. Répondre aux questions, aussi bien internes qu’externes, écrites et orales, émanant de toutes les classes. Identifier les problèmes et suggérer des solutions, en obtenant des éléments de réponse, soit au moyen de contacts avec les autres unités de l’organisation, ou des organismes extérieurs, ou à partir de registres, de dossiers ou par des collègues, soit en transmettant la question au département compétent ;

12. Examiner les demandes de rendez-vous avec le supérieur hiérarchique et fixer les rendez-vous en fonction de l’urgence et de l’importance des requêtes ;

13. Évaluer le fonctionnement des systèmes de classement, manuels et automatisés, afin d’assurer un accès efficace du personnel aux informations. Tenir des registres de contacts importants et des listes d’adresses actualisées ainsi que des dossiers confidentiels ;

14. Préparer des rapports et d’autres documents (qui peuvent être de nature confidentielle), attacher des informations nécessaires, maintenir un système de suivi et  porter à l’attention du superviseur les questions qui nécessitent une attention immédiate et /ou personnelle ;

15. Effectuer d'autres tâches assignées par le superviseur hiérarchique.

Tâches financières

16. Tenir les dossiers financiers liés au projet en vue de concilier les dépenses, les soldes, les paiements ; Elaborer les rapports financiers des séminaires et ateliers.

17. Préparer les spécifications et les estimations des couts des activités prévues ;

18. Préparer et vérifier les pièces justificatives et assurer le suivi des paiements du projet ;

19. Préparer l’analyse du budget et des prévisions selon les besoins ;

20. Conseiller et assister le personnel du projet, les experts et consultants sur les questions financières ;

21. Travailler en étroite collaboration avec le personnel du projet ainsi que le Bureau de l’OIT à Abidjan.

Qualifications requises

Formation

Le/la titulaire doit être titulaire d'un diplôme universitaire de premier grade dans une branche pertinente. 

Expérience

Une ou deux ans d’expérience dans le domaine de l’administration et/ou de la comptabilité au niveau national, avec une bonne connaissance de la gestion administrative et financière dans la gestion des projets.

Langues

Excellente  maitrise  du français. Une bonne connaissance de l’anglais serait un atout.

Compétences

Aptitudes professionnelles 

  • Capacité avérée d’utiliser les logiciels de  traitement de texte, des feuilles de calculs, power point  et d’autres logiciels requis pour l’accomplissement des taches ;
  • Aptitude à rédiger des rapports et des correspondances ;
  • Bonne faculté d’analyse ;
  • Aisance dans la communication orale et écrite ;
  • Aisance dans les contacts avec la clientèle et aptitude à répondre à leurs questions ;
  • Aptitude à travailler en équipe et sous pression ;
  • Bonne faculté d’organisation, et excellente faculté de gestion du temps   ;
  • Aptitude à travailler avec des données et des documents confidentiels, et traiter les questions confidentielles avec discrétion ;
  • Avoir le sens de responsabilité et posséder un sens inné du détail ;
  • Aptitude à travailler de façon courtoise, avec tact et diplomatie ;
  • Fait preuve d’honnêteté et d’intégrité ;
  • Aptitude à effectuer des recherches sur Internet et dans des bases de données et à en extraire des informations ainsi qu’à compiler des rapports ;
  • Aptitude à évaluer la correspondance et les demandes de renseignement afin de décider de la démarche à suivre ;
  • Aptitude à identifier les problèmes et à trouver des solutions ;
  • Faculté d’encadrement ;
  • Aptitude d’adaptation aux changements.


 

Processus de recrutement

 

Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne. Pour se faire, veuillez vous rendre sur le site ILO People. Le système fournit les instructions nécessaires afin de faciliter la procédure de demande en ligne.

 

Les candidats évalués et considérés comme pouvant être recommandés mais qui n’ont pas été sélectionnés pour cet emploi vacant pourront se voir offrir une affectation sur un autre poste au même grade ou à un grade inférieur dans la mesure où lesdits candidats possèdent les qualifications minimales requises pour cet emploi.

 

Alerte à la fraude

 

Le BIT ne facture aucun frais à aucun moment du processus de recrutement, que ce soit au moment de postuler, pour l'entretien, la procédure de recrutement proprement dite ou la formation. Les messages émanant d'addresses email différentes de celles du BIT - ilo@.org - ne doivent en aucun cas être considérées. En outre, le BIT n'a pas besoin et ne demande pas de connaître les informations relatives au compte bancaire du postulant.